Assistant.e Administratif.ve F / H

EDHEC Business School; Lille; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

L'EDHEC Business School recherche un.e Assistant.e Concours Langues à Lille pour soutenir l'organisation et la gestion des intervenants pour le concours d'entrée au programme Master. Le candidat idéal aura une formation BAC+2/3 et de l'expérience en organisation et planification, tout en étant autonome et rigoureux. Ce poste en CDD à temps plein se déroulera du 05 mai 2025 au 29 août 2025.

Qualifications

• Expérience en organisation, planification et suivi administratif.
• Expérience relationnelle appréciée.
• Connaissance d’un ERP souhaitée.

Responsabilités

• Gestion administrative des épreuves orales de langues.
• Planification et coordination des intervenants.
• Organisation logistique durant les oraux.

Connaissances

Maîtrise des outils bureautiques

Capacité à collaborer

Sens du service

Formation

BAC+2 / BAC+3 en Assistant Manager

Outils

Excel

Description du poste

L'EDHEC Business School recrute un.e Assistant.e Concours Langues (F / H).

Poste en CDD (du 05/05/2025 au 29/08/2025) à temps plein, situé sur le Campus de Lille (Roubaix).

La mission

Dans le cadre du Concours d’entrée au programme Master EDHEC, notamment pour les épreuves orales de langues, la mission consiste à soutenir la préparation et l’organisation des interventions des examinateurs (70 intervenants / 13 langues) ainsi que la préparation de la rentrée académique 2025-2026.

Les activités principales sont :

Gestion administrative :

• Collecte, mise en page, formatage et impression des sujets des épreuves orales
• Gestion de la ligne téléphonique et de la messagerie Concours Langues
• Suivi de la saisie des notes de langues
• Vérification et classement des fiches d’évaluation

Aide à la planification des interventions des examinateurs :

• Suivi des inscriptions, relances et gestion des disponibilités
• Planification en collaboration avec la Responsable des épreuves de langues
• Confirmation des plannings (mailing + téléphone)
• Composition des jurys
• Gestion des changements et imprévus lors des oraux
• Pointage des examinateurs présents
• Saisie des interventions pour paiement

Aide à l’organisation logistique :

• Accueil et orientation lors des oraux
• Réservation des repas
• Commande et gestion du stock de fournitures
• Gestion de la salle de pause
• Mise en place de la salle de saisie des notes
• Accompagnement à la saisie des notes en fin d’épreuves

Aide à la préparation de la rentrée :

• Réponses aux questions des candidats post concours
• Coordination des inscriptions des candidats admis
• Distribution du test de positionnement et suivi des réponses
• Transmission des informations à la Responsable des Langues

Le profil

Formation et expérience :

BAC+2 / BAC+3 en Assistant Manager, Assistant Formation ou Assistant Planification, avec une première expérience en organisation, planification, suivi administratif et relationnel.

Savoir-faire :

• Maîtrise des outils bureautiques (Excel notamment)
• Capacité à collaborer et s’adapter dans un contexte interculturel
• Connaissance d’un ERP souhaitée

Savoir-être :

• Autonomie, rigueur, souci du détail
• Flexibilité, proactivité, réactivité
• Excellent relationnel et aisance relationnelle
• Sens du service