Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(ère)

L'Ascenseur; Paris; Sur place; EUR 7 000 - 10 000; Temps partiel

Résumé du poste

L'Ascenseur propose un stage au sein de l’association MADERA, à Paris, axé sur la gestion administrative, comptable et logistique des activités. Vous accompagnerez l’équipe dans le suivi financier des projets et dans l’organisation des actions auprès des bénéficiaires.

Durée 2 à 6 mois, début à partir de septembre, lieu Paris Bastille ou Paris Nation. Formation Bac+2 à Bac+4 en gestion/comptabilité, Excel indispensable, autonomie et sens de l’organisation attendus.

Qualifications

• Formation Bac+2 à Bac+4 en gestion, comptabilité, administration ou équivalent.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel indispensable).
• Intérêt pour le secteur associatif.
• Sens de l’organisation, rigueur et autonomie.

Responsabilités

• Traiter les factures fournisseurs et prestataires.
• Assurer le traitement et le suivi des notes de frais.
• Réaliser le suivi des dépenses et participer aux rapprochements bancaires.
• Suivre les encaissements et les conventions de financement.
• Scanner, nommer, classer et archiver les documents administratifs (factures, contrats, conventions, justificatifs, courriers).
• Répertorier les pièces comptables selon les codes comptables et préparer les documents pour les bilans et reportings.
• Effectuer les relances internes pour la collecte des contrats, factures et justificatifs.
• Élaborer des synthèses régulières des dépenses et contribuer au suivi budgétaire.
• Participer à la préparation de la comptabilité en lien avec le cabinet d’expertise comptable.

Connaissances

Gestion administrative

Autonomie

Organisation

Esprit d’équipe

Rigueur

Formation

Bac+2 à Bac+4 en gestion/comptabilité

Outils

Excel

Word

Description du poste

Présentation Du Stage

Au sein de l’association MADERA, vous accompagnez l’équipe dans la gestion administrative, comptable et logistique des activités de l’association. Vous participez au suivi financier des projets ainsi qu’à l’organisation des actions menées auprès des bénéficiaires.

Missions

• Traiter les factures fournisseurs et prestataires.
• Assurer le traitement et le suivi des notes de frais.
• Réaliser le suivi des dépenses et participer aux rapprochements bancaires.
• Suivre les encaissements et les conventions de financement.
• Scanner, nommer, classer et archiver les documents administratifs (factures, contrats, conventions, justificatifs, courriers).
• Répertorier les pièces comptables selon les codes comptables et préparer les documents pour les bilans et reportings.
• Effectuer les relances internes pour la collecte des contrats, factures et justificatifs.
• Élaborer des synthèses régulières des dépenses et contribuer au suivi budgétaire.
• Participer à la préparation de la comptabilité en lien avec le cabinet d’expertise comptable (contrôle des pièces, préparation des exports Fulll, transmission des documents et suivi des demandes).

Présentation Du Stage

Au sein de l’association MADERA, vous accompagnez l’équipe dans la gestion administrative, comptable et logistique des activités de l’association. Vous participez au suivi financier des projets ainsi qu’à l’organisation des actions menées auprès des bénéficiaires.

Missions

Gestion administrative et comptable

• Traiter les factures fournisseurs et prestataires.
• Assurer le traitement et le suivi des notes de frais.
• Réaliser le suivi des dépenses et participer aux rapprochements bancaires.
• Suivre les encaissements et les conventions de financement.
• Scanner, nommer, classer et archiver les documents administratifs (factures, contrats, conventions, justificatifs, courriers).
• Répertorier les pièces comptables selon les codes comptables et préparer les documents pour les bilans et reportings.
• Effectuer les relances internes pour la collecte des contrats, factures et justificatifs.
• Élaborer des synthèses régulières des dépenses et contribuer au suivi budgétaire.
• Participer à la préparation de la comptabilité en lien avec le cabinet d’expertise comptable (contrôle des pièces, préparation des exports Fulll, transmission des documents et suivi des demandes).

Gestion administrative des activités

• Assurer le suivi des justificatifs de transport.
• Gérer les feuilles d’émargement et les dossiers administratifs des participants.
• Participer au suivi administratif des différents programmes et conventions.

Appui logistique

• Organiser les déplacements (réservation de billets de train, location de véhicules).
• Participer à la réservation de salles et à la logistique des réunions, séjours et événements.
• Apporter un soutien ponctuel à l’organisation des sorties, séjours d’immersion et autres événements de l’association.

Appui transversal

• Participer à toute mission administrative ou financière nécessaire au bon fonctionnement de l’association.

Compétences Développées

Compétences techniques

• Comptabilité courante et suivi budgétaire.
• Gestion administrative.
• Classement et archivage documentaire.
• Utilisation d’outils bureautiques (Excel, Word, outils collaboratifs).
• Élaboration de tableaux de suivi et de reporting.
• Organisation logistique.

Compétences comportementales

• Sens de l’organisation et rigueur.
• Autonomie et gestion des priorités.
• Esprit d’équipe.
• Sens des responsabilités.
• Aisance relationnelle.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Adaptabilité et polyvalence.

Profil Recherché

• Formation Bac+2 à Bac+4 en gestion, comptabilité, administration ou équivalent.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel indispensable).
• Intérêt pour le secteur associatif.
• Sens de l’organisation, rigueur et autonomie.

Conditions Du Stage

• Durée : 2 à 6 mois.
• Début souhaité : à partir de septembre.
• Lieu : MADERA – Paris Bastille à l’Ascenseur (29 Boulevard Bourdon, 75004, Paris) ou Paris Nation (CICP, 21 Ter Rue Voltaire, 75011, Paris)
• Gratification :
• Stage de moins de 2 mois (ex. Mission Locale) : non rémunéré, conformément à la réglementation.
• Stage de 2 à 6 mois : gratification minimale légale.

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