Assistant·e administratif·ve en STS - CONSEIL DEPARTEMENTAL DE L'HERAULT

Conseils départementaux; Montpellier; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité territoriale dans la région Occitanie recherche un·e assistant·e administratif·ve pour rejoindre leur équipe à Montpellier. Le/la candidat·e devra assurer un accueil de qualité et gérer divers documents administratifs. Ce poste est ouvert aux titulaires et contractuels et offre une expérience enrichissante dans le secteur public. La connaissance des logiciels de bureautique et une bonne organisation sont essentielles.

Qualifications

• Comprendre les procédures internes du domaine d'intervention.
• Être capable de constituer et suivre des dossiers administratifs.
• Avoir une bonne maîtrise des logiciels de bureautique.

Responsabilités

• Assurer un accueil de qualité par une écoute active.
• Répondre aux besoins des usagers.
• Gérer les rendez-vous et les calendriers.

Connaissances

Capacité d'adaptation

Aptitude à la communication

Sens de l'organisation

Rigueur

Formation

Diplôme de niveau Bac ou équivalent

Outils

Logiciels de bureautique

Description du poste

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• Fonction publique : Fonction publique Territoriale

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• Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
• Expérience souhaitée Non renseigné

Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée

• Catégorie Catégorie C (employé)
• Management Non renseigné
• Télétravail possible Non renseigné

Assistant·e administratif·ve en STS
DGA SD
Pôle action sociale enfance famille
MDS de l'Etang de Thau
STS Mèze-Gigean

Missions :

Assister sur le volet administratif le(s) responsables(s) ou/et les membres d'une structure. Membre de l'équipe du STS, sous l'autorité hiérarchique du Responsable Territorial des Solidarités (RTS), et fonctionnelle du Responsable Territorial PMI :

• Assure un accueil de qualité par une écoute active, informe et oriente les usagers
• Participe à la mise en oeuvre de la politique départementale en matière d'action sociale et médico-sociale
• Contribue à l'élaboration d'un projet de service, à sa mise en oeuvre et à son évaluation collective

Activités

Activités métier :

• Suit ou participe aux projets, aux activités ou aux dossiers portés par la structure
• Réalise et met en forme sur des logiciels spécifiques les courriers et autres documents
• Respecte les engagements de la démarche qualité accueil du public
• Procède à l'accueil physique et téléphonique du public
• Gère les rendez-vous, les calendriers et les déplacements
• Assure la mise à jour, le classement et l'archivage des dossiers
• Assure la gestion du courrier
• Assure la gestion des fournitures de bureau
• Assiste l'activité de l'équipe

Activités poste :

• Procède, à l'accueil, l'information et l'orientation des usagers
• Participe à la mise en oeuvre de la démarche Qualité Accueil
• Réalise une pré-évaluation des demandes des usagers
• Assure la prise de rendez-vous pour les TMS et les TS du STS et du STPMI
• Assure le suivi administratif des dossiers des familles suivies par les équipes des STS et STPMI (saisie dans les logiciels métiers, rédaction et frappe de documents, classement et archivage)
• Assure la gestion administrative des dossiers adultes vulnérables et des mesures d'accompagnement personnalisé MASP
• Assure le suivi des échéances des informations préoccupantes, des entrées dans le dispositif Prévention/Protection de l'Enfance, des contrats d'engagement réciproques, des mesures d'accompagnement personnalisé
• Assure le suivi administratif des consultations de PMI
• Assure la gestion et le suivi administratif des interventions de l'équipe PMI pour les missions en école maternelle, notamment l'utilisation du logiciel Horus.
• Participe aux réunions pluridisciplinaires organisées par le RTS et en assure le compte rendu
• Participe à l'élaboration du rapport d'activités
• Alimente les tableaux de bord d'activités
• Assure le reporting

En l'absence et/ou en relai de l'assistante du RTS :
Assure la gestion du courrier, la prise de RDV du RTS et du RTPMI

Profil recherché

* Respecter la charte graphique
* Procédure(s) interne(s) du domaine d'intervention
* Technique(s) du domaine d'intervention
* Règles de classement et d'archivage des dossiers papier et numériques
* Organisation et fonctionnement du Département
* Utiliser les techniques du domaine d'intervention
* Constituer et suivre des dossiers administratifs
* Utiliser les logiciels de bureautique
* Capacité d'adaptation
* Aptitude à la communication
* Sens de la confidentialité
* Disponibilité
* Sens de l'organisation
* Rigueur
* Qualité : démarche, méthodes, outils
* Offre socio-éducative locale
* Droit(s) et règlement(s) du domaine d'intervention
* Dispositif(s) du domaine d'intervention
* Données du territoire d'intervention
* Logiciel(s) et progiciel(s) du domaine d'intervention
* Analyser les situations à risques et décider de mesures à prendre en urgence
* Appliquer la réglementation
* Tenir des tableaux de bord
* Appliquer les procédures qualité
* Répondre aux besoins des usagers
* Transmettre l'information
* Utiliser le(s) logiciel(s) et progiciel(s) du domaine d'intervention
* Secteur médico-social

Afin que votre candidature soit enregistrée, nous vous invitons à la déposer directement sur notre site herault.fr. Vous pourrez y créer votre espace personnel, déposer votre candidature et consulter nos offres d'emplois publiées régulièrement.

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif

Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Vacant à partir du 01/10/2025

Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie

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