Assistant(e) administratif(ve) du secrétariat général

cdg69; Pays de la Loire; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Temps partiel

Résumé du poste

Une collectivité de Loire-Atlantique recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) pour gérer le secrétariat général. Vous serez responsable de l’organisation des réunions, du suivi du courrier, et de l’accueil au secrétariat. Le poste est à temps partiel, nécessitant un diplôme en secrétariat et une expérience au sein d’un secrétariat de direction. Ce rôle requiert de l'organisation, de la discrétion, et des capacités relationnelles.

Qualifications

• Expérience au sein d’un secrétariat de direction souhaitée.
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat des élus et de la Direction générale.
• Gérer la planification des réunions et la rédaction des comptes rendus.

Connaissances

Organisation

Capacité d'analyse

Confidentialité

Capacité relationnelle

Formation

Diplôme en secrétariat administratif

Outils

Word

Excel

Description du poste

Assistant(e) administratif(ve) du secrétariat général, Loire-Atlantique

Loire-Atlantique, France

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) : Adjoint administratif, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint adm. principal de 1ère classe

Ouvert aux contractuels : Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires. Un contractuel peut être recruté pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsque aucune candidature de fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail : Temps non complet, 17h30 hebdomadaire

Management : Non

Expérience souhaitée : Confirmé

Description de l'emploi

Le Loroux-Bottereau compte environ 8 750 habitants et se situe dans le vignoble nantais, à 20 km de Nantes. La ville privilégie la gouvernance partagée avec les citoyens et le développement durable. Elle est membre de la Communauté de Communes Sèvre et Loire.

Dans le cadre de sa mission principale, l’agent aura pour mission d’assurer le secrétariat des élus et de la Direction générale, l’organisation et le fonctionnement des assemblées délibérantes, la gestion et le suivi du courrier entrant et sortant de la collectivité.

Principales missions / conditions d'exercice

• Sous la direction de la secrétaire générale :
  • Prendre en charge les activités administratives du secrétariat telles que le traitement et la rédaction du courrier, la gestion des agendas des élus et du DGS, l’organisation et la planification des réunions, la rédaction de comptes rendus, d’arrêtés (hors personnel), etc.
  • Assurer le suivi des invitations et représentations (réunions, cérémonies, etc.)
  • Préparer les instances communales (conseils et bureaux municipaux, comités, etc.)
  • Assurer le caractère exécutoire des actes (transmission au contrôle de légalité, publication, affichage, diffusion)
  • Veiller à la régularité des actes administratifs : gestion, mise à jour et archivage des registres des actes (délibérations, décisions, arrêtés)
  • Assurer l’accueil physique et téléphonique du secrétariat général
  • Gérer et suivre le courrier entrant et sortant de la collectivité
  • Assurer la diffusion du courrier arrivé et le suivi des projets de réponse apportés par les services concernés
  • Organiser et suivre les parapheurs entrants/sortants, des courriers soumis à signature et circulation de l’information
• Ponctuelles :
  • Remplacement du poste accueil général de la mairie en cas de force majeure pour continuité de service
  • En cas d’absence au secrétariat technique, rédaction d’arrêtés en lien avec les autorisations de voirie

Profils recherchés

• Diplôme en secrétariat administratif
• Expérience au sein d’un secrétariat de direction
• Connaissances du fonctionnement des collectivités territoriales
• Capacité à organiser son travail, à gérer les priorités et les imprévus
• Capacités d’analyse et de synthèse
• Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, etc.)
• Capacité à respecter les consignes tout en faisant preuve d’initiative
• Sens de la confidentialité, discrétion et devoir de réserve
• Capacités relationnelles, sens de l’écoute, disponibilité et sens du service public