ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) – CDI TEMPS PLEIN

APEF France; Bayonne; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

APEF France, un leader dans les services à domicile, recrute un agent administratif pour son agence de Bayonne. Vous serez en charge de la gestion des plannings, de l'accueil et du suivi administratif. Ce poste offre l'opportunité de travailler dans un cadre bienveillant, avec des possibilités d'évolution professionnelle.

Qualifications

• Expérience en administration ou gestion, souhaitée.
• Capacité à gérer plusieurs tâches et priorités.
• Enthousiasme et sens du service client.

Responsabilités

• Élaborer et gérer les plannings pour assurer un service optimal.
• Accueillir et orienter les clients, intervenants et visiteurs.
• Saisir et mettre à jour les dossiers clients et salariés dans Ximi.
• Préparer les devis, contrats et suivre la facturation.

Connaissances

Gestion du temps

Communication

Organisation

Outils

logiciel Ximi

Description du poste

Description de l’entreprise :

APEF est une enseigne de services à la personne du groupe Oui Care, n°1 des services à domicile. Avec plus de 150 agences en France, APEF est un acteur engagé pour le bien-être de ses clients et de ses collaborateurs.

L’agence de Bayonne met un point d’honneur à :

• vous offrir une carrière valorisante et épanouissante,

• garantir un cadre de travail bienveillant,

• vous accompagner dans votre évolution professionnelle.

Vos missions principales

En lien avec l'équipe administrative et les intervenants terrain et sous la responsabilité directe de l'adjointe au responsable d'agence, vous contribuez activement au bon fonctionnement administratif de l’agence et à la qualité du service client.

1. Construction et gestion des plannings

Élaborer, optimiser et actualiser les plannings via le logiciel Ximi.

Gérer les absences, les remplacements et les demandes urgentes.

Veiller à la cohérence entre prestations planifiées, réalisées et facturées.

2. Accueil physique et téléphonique

Accueillir les clients, intervenants et visiteurs de manière professionnelle.

Répondre aux appels et orienter efficacement les demandes.

Relayer les informations utiles à l’équipe de terrain.

3. Saisie et suivi administratif dans Ximi

Créer et mettre à jour les dossiers clients et salariés.

Saisir et tracer les événements liés à l’activité (absences, signalements, interventions).

4. Suivi des ventes et contractualisation

Préparer les devis, évaluations, contrats et formulaires.

Suivre les retours, assurer leur bonne réception et classement.

Possibilité de se déplacer ponctuellement chez le client.

5. Participation à la facturation

Vérifier la cohérence des prestations avant facturation.

Préparer les éléments de facturation mensuelle.

Signaler toute anomalie ou incohérence.