Assistant/e administratif/ve - Bo House

EMERALD STAY®; Gassin; Sur place; EUR 28 000 - 36 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Contrat à durée indéterminée

Ordinateur et téléphone pro

Vivre à Saint-Tropez

Résumé du poste

Bo House est une marque d’hospitalité offrant des résidences d’exception et des séjours personnalisés, basée à Saint-Tropez et ses environs. Le poste décrit ci‑dessous implique l’administration des réservations, le suivi des mandats et la gestion documentaire, avec une forte dominante opérationnelle et client.

Vous participerez à la coordination entre conciergerie, technique et services comptables, tout en assurant la conformité et le bon déroulement des dossiers clients et propriétaires dans un

Qualifications

• Expérience en gestion des réservations et CRM.
• Capacité à suivre des dossiers administratifs et financiers.
• Bilingue FR/EN ou maîtrise courante de l’anglais utile.

Responsabilités

• Réceptionner et enregistrer les contrats, suivre les mandats.
• Gérer les paiements, les états des lieux et les documents.
• Effectuer les vérifications et la conformité KYC/ TRACFIN.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Anglais courant

Français natif

Outils

Palm

Drive

CRM

Description du poste

QUI SOMMES-NOUS ?

Bo House est une marque d’hospitalité spécialisée dans la location de résidences d’exception et la création de séjours entièrement personnalisés, au cœur de destinations emblématiques, de Saint-Tropez à Courchevel en passant par Saint-Barthélémy.

À la croisée de la maison privée, de l’hôtellerie cinq étoiles et de la conciergerie sur mesure, Bo House propose bien plus qu’un lieu où séjourner. Chaque propriété est sélectionnée pour son caractère, son emplacement et sa capacité à offrir une expérience véritablement mémorable.

La marque associe l’intimité et la liberté d’une demeure à la qualité de service d’un palace. Chef à domicile, chauffeur privé, expériences personnalisées ou organisation du quotidien : chaque détail peut être anticipé et orchestré avec discrétion.

Bo House défend une vision du luxe discrète et personnelle, fluide et profondément ancrée dans chaque destination. Grâce à son expertise locale, la marque ouvre les portes d’adresses et d’expériences soigneusement choisies, tout en veillant à ce que chaque séjour soit unique.

Bo House appartient au groupe Eterniti. Groupe international d’hospitalité, Eterniti a été fondé à Genève en 2018 par Maxime Friess et Laurent Lacourt. Eterniti propose une troisième voie entre l’hôtellerie traditionnelle et les plateformes de réservation : l’intimité et la liberté d’une résidence privée, associées à la qualité de service, à la fiabilité et au savoir-faire opérationnel d’un groupe hôtelier. Son portefeuille rassemble aujourd’hui plus de 800 villas, chalets et appartements, répartis dans plus de 25 destinations, pour une valeur immobilière sous gestion supérieure à 2 milliards d’euros. Le groupe s’appuie sur des équipes implantées localement et une infrastructure technologique commune afin d’assurer la location, la conciergerie, la gestion des propriétés et l’ensemble du parcours client.

L’ATMOSPHÈRE AU BUREAU

Si Bo-House est une grande famille grandissant très vite, nous sommes quotidiennement en contact avec les équipes de la conciergerie, de la technique mais aussi de nos partenaires de la vente. Toutes les décisions sont prises en équipe, et chacun à son mot à dire. Et ici, nous traitons les client

• es comme des amis avant tout

DESCRIPTIF DE L’AVENTURE

Administration des réservations

• Réception des contrats signés
• Mise en copie de la direction à chaque réception de contrat
• Création et enregistrement des réservations sur Palm
• Vérification que chaque dossier est complet

Gestion des mandats de location

• Préparation et envoi des mandats de location
• Suivi des signatures
• Vérification de la conformité des mandats
• Classement des mandats dans le Drive
• Suivi des renouvellements et des échéances

Conformité (TRACFIN & KYC)

• Lancement des vérifications TRACFIN pour tous les dossiers (clients et propriétaires)
• Vérification des pièces obligatoires et de la conformité des dossiers

Paiements & Comptabilité

• Envoi des appels de fonds
• Relance des paiements
• Suivi des encaissements
• Préparation des retours de caution après validation
• Suivi des taxes de séjour et autres frais

Gestion documentaire

• Mise à jour et organisation du Drive
• Classement des contrats, mandats, états des lieux, factures et autres documents
• Vérification que chaque dossier contient l'ensemble des pièces nécessaires

CRM

• Création et mise à jour des fiches clients (Cardex)
• Mise à jour des fiches propriétaires
• Suivi des informations et préférences des clients

Gestion des propriétés

• Mise à jour des disponibilités des villas
• Vérification des informations et des tarifs des biens

États des lieux & Huissiers

• Organisation des rendez-vous avec les huissiers
• Suivi des états des lieux d'entrée et de sortie
• Classement des constats dans les dossiers

Communication

• Mise à jour du site internet
• Publication des stories prévues

Suivi administratif quotidien

• Suivi des dossiers en cours
• Relances des clients, propriétaires et prestataires
• Signalement des dossiers urgents ou bloqués
• Contrôle quotidien des échéances (paiements, signatures, arrivées, départs, huissiers, cautions)

Cette liste constitue une première base de travail et pourra être complétée en fonction des besoins de l'entreprise.

LES AVANTAGES

• Contrat à durée indéterminée
• Primes annuelles déclarées sur fiche de salaire
• Ordinateur et téléphone portable professionnel à disposition
• Vivre à Saint-Tropez ;)

LA PERSONNE IDÉALE

• Vous avez de l’expérience sur des missions similaires
• Vous maîtrisez parfaitement le français et l’anglais (une 3ème langue est un plus)
• Vous êtes organisé/e, rigoureux/se et minutieux/se
• Vous travaillez aussi bien en autonomie qu’en équipe
• Vous disposez du permis de conduire et d’un véhicule
• Vous connaissez (au moins un peu) Saint-Tropez ou sa région
• Après et surtout, il y a le feeling…