Assistant/e administratif/ve - Bo House

emeraldstay; France; Sur place; EUR 30 000 - 42 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

CDI

Primes annuelles

Matériel professionnel fourni

Vivre à Saint-Tropez

Résumé du poste

Bo House recherche une personne pour assurer l’administration des réservations et le suivi de mandats de location dans un cadre luxury. Vous garantissez la complétude des dossiers, l’enregistrement sur Palm et le respect des échéances. Vous suivez les paiements, mettez à jour Drive et CRM, et contribuez à une expérience client fluide et personnalisée.

Ce poste CDI, basé à Saint‑Tropez ou sur site proches, exige rigueur, autonomie et excellente maîtrise du français et de l’anglais.

Qualifications

• Maîtrise du français et de l’anglais (parlé/écrit).
• Organisation et rigueur dans la gestion administrative.
• Autonomie et travail en équipe.

Responsabilités

• Réceptionner les contrats signés et informer la direction à chaque réception.
• Créer et enregistrer les réservations sur Palm, vérifier l’intégralité des dossiers.
• Gérer les mandats de location: préparation, envoi, suivi des signatures et conformité.
• Effectuer le suivi des paiements, encaisser et relancer les paiements.
• Mettre à jour la Drive et classer les documents (contrats, états des lieux, factures).
• Gérer les fiches clients et propriétaires dans le CRM (Cardex).
• Suivre les disponibilités des villas et les tarifs; organiser les états des lieux et les huissiers.
• Effectuer les relances clients/propriétaires et signaler les dossiers urgents.

Connaissances

Français courant

Anglais courant

Organisation

Rigueur

Minutie

Autonomie

Outils

Palm

Drive

Cardex/CRM

Description du poste

QUI SOMMES‑NOUS ?

Bo House est une marque d’hospitalité spécialisée dans la location de résidences d’exception et la création de séjours entièrement personnalisés, au cœur de destinations emblématiques, de Saint‑Tropez à Courchevel en passant par Saint‑Barthélémy.

À la croisée de la maison privée, de l’hôtellerie cinq étoiles et de la conciergerie sur mesure, Bo House propose bien plus qu’un lieu où séjourner. Chaque propriété est sélectionnée pour son caractère, son emplacement et sa capacité à offrir une expérience véritablement mémorable.

La marque associe l’intimité et la liberté d’une demeure à la qualité de service d’un palace. Chef à domicile, chauffeur privé, expériences personnalisées ou organisation du quotidien : chaque détail peut être anticipé et orchestré avec discrétion.

Bo House défend une vision du luxe discrète et personnelle, fluide et profondément ancrée dans chaque destination. Grâce à son expertise locale, la marque ouvre les portes d’adresses et d’expériences soigneusement choisies, tout en veillant à ce que chaque séjour soit unique.

Bo House appartient au groupe Eterniti. Groupe international d’hospitalité, Eterniti a été fondé à Genève en 2018 par Maxime Friess et Laurent Lacourt. Eterniti propose une troisième voie entre l’hôtellerie traditionnelle et les plateformes de réservation : l’intimité et la liberté d’une résidence privée, associées à la qualité de service, à la fiabilité et au savoir‑faire opérationnel d’un groupe hôtelier. Son portefeuille rassemble aujourd’hui plus de 800 villas, chalets et appartements, répartis dans plus de 25 destinations, pour une valeur immobilière sous gestion supérieure à 2 milliards d’euros. Le groupe s’appuie sur des équipes implantées localement et une infrastructure technologique commune afin d’assurer la location, la conciergerie, la gestion des propriétés et l’ensemble du parcours client.

L’ATMOSPHÈRE AU BUREAU

Si Bo-House est une grande famille grandissant très vite, nous sommes quotidiennement en contact avec les équipes de la conciergerie, de la technique mais aussi de nos partenaires de la vente. Toutes les décisions sont prises en équipe, et chacun à son mot à dire. Et ici, nous traitons les clientes comme des amis avant tout.

DESCRIPTIF DE L’AVENTURE

Administration des réservations

• Réception des contrats signés.
• Mise en copie de la direction à chaque réception de contrat.
• Création et enregistrement des réservations sur Palm.
• Vérification que chaque dossier est complet.

Gestion des mandats de location

• Préparation et envoi des mandats de location.
• Suivi des signatures.
• Vérification de la conformité des mandats.
• Classement des mandats dans le Drive.
• Suivi des renouvellements et des échéances.

Conformité (TRACFIN & KYC)

• Lancement des vérifications TRACFIN pour tous les dossiers (clients et propriétaires).
• Vérification des pièces obligatoires et de la conformité des dossiers.

Paiements & Comptabilité

• Envoi des appels de fonds.
• Relance des paiements.
• Suivi des encaissements.
• Préparation des retours de caution après validation.
• Suivi des taxes de séjour et autres frais.

Gestion documentaire

• Mise à jour et organisation du Drive.
• Classement des contrats, mandats, états des lieux, factures et autres documents.
• Vérification que chaque dossier contient l'ensemble des pièces nécessaires.

CRM

• Création et mise à jour des fiches clients (Cardex).
• Mise à jour des fiches propriétaires.
• Suivi des informations et préférences des clients.

Gestion des propriétés

• Mise à jour des disponibilités des villas.
• Vérification des informations et des tarifs des biens.

États des lieux & Huissiers

• Organisation des rendez‑vous avec les huissiers.
• Suivi des états des lieux d’entrée et de sortie.
• Classement des constats dans les dossiers.

Communication

• Mise à jour du site internet.
• Publication des stories prévues.

Suivi administratif quotidien

• Suivi des dossiers en cours.
• Relances des clients, propriétaires et prestataires.
• Signalement des dossiers urgents ou bloqués.
• Contrôle quotidien des échéances (paiements, signatures, arrivées, départs, huissiers, cautions).

Cette liste constitue une première base de travail et pourra être complétée en fonction des besoins de l'entreprise.

LES AVANTAGES

• Contrat à durée indéterminée
• Primes annuelles déclarées sur fiche de salaire
• Ordinateur et téléphone portable professionnel à disposition
• Vivre à Saint‑Tropez ;)

LA PERSONNE IDÉALE

• Vous avez de l’expérience sur des missions similaires
• Vous maîtrisez parfaitement le français et l’anglais (une 3ème langue est un plus)
• Vous êtes organisé/e, rigoureux/se et minutieux/se
• Vous travaillez aussi bien en autonomie qu’en équipe
• Vous disposez du permis de conduire et d’un véhicule
• Vous connaissez (au moins un peu) Saint‑Tropez ou sa région
• Après et surtout, il y a le feeling…