Assistant(e) Administratif(ve) Ateliers

Lesage Paris; Paris; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

Lesage Paris recherche un/une Assistant(e) Administratif(ve) Ateliers pour assurer le fonctionnement administratif, logistique et opérationnel des Ateliers Dessin et Broderie. Vous garantissez la fiabilité des données de présence, de temps et de budget, et assurez les fournitures et la gestion des échantillons.

Interface clé entre l’atelier, les équipes Coordination, Prix, RH, les agences d’intérim et les prestataires externes, vous organiserez le recours à des intérimaires, l’onboarding et le

Qualifications

• Bac+2/3 en assistanat de gestion, administration, coordination de production ou équivalent.
• Première expérience dans une fonction d’assistanat opérationnel, idéalement en atelier ou production.
• Très bonne maîtrise d’Excel et des outils de suivi des temps, plannings et budgets.
• Rigueur et sens de l’organisation, capacité à gérer plusieurs sujets simultanément dans les délais.
• Bon relationnel et sens du service, pour collaborer avec les ateliers, les services support et les partenaires externes.

Responsibilities

• Organiser le recours aux intérimaires et freelances selon les besoins de production : recueil des besoins, booking, suivi des confirmations et planning.
• Onboarding des nouveaux renforts : accueil, transmission des informations pratiques, préparation des accès et documents nécessaires.
• Maintenir une relation régulière avec les agences d’intérim et suivre la qualité des profils proposés.
• Suivre les présences, absences, retards et congés des équipes de l’atelier, en accompagnement des Premières d’Atelier.
• Vérifier la fiabilité des saisies de temps réalisées par les brodeuses et transmettre les fiches de temps pour le suivi et le calcul des prix.
• Suivre les budgets liés aux intérimaires et freelances : consommation, prévisionnel, écarts et alertes.
• Produire les reportings à destination de la direction des opérations et des équipes concernées.
• Participer au suivi budgétaire des échantillons et veiller à la fiabilité des fichiers de suivi.
• Organiser l’archivage des dessins et échantillons et assurer leur traçabilité.
• Référencer les projets dans Dynamics et Access et préparer les éléments pour les revues d’échantillons.

Skills

Excel

Gestion du temps

Planification

Organisation

Service client

Education

Bac+2/3 en assistanat de gestion, administration, coordination de production ou équivalent

Tools

Dynamics

Access

Job description

L’Assistant(e) Administratif(ve) Ateliers assure le bon fonctionnement administratif, logistique et opérationnel des Ateliers Dessin et Broderie. Il/Elle accompagne nos trois Ateliers au quotidien en garantissant la fiabilité des données de présence, de temps et de budget, ainsi que la disponibilité des fournitures et la bonne gestion des échantillons.

Il/Elle est une interface clé entre l’atelier, les équipes Coordination, Prix, RH, les agences d’intérim et les prestataires externes.

Responsabilités :

• Organiser le recours aux intérimaires et freelances selon les besoins de production : recueil des besoins, booking, suivi des confirmations et planning.
• Assurer l’onboarding des nouveaux renforts : accueil, transmission des informations pratiques, préparation des accès / badges et documents nécessaires.
• Maintenir une relation régulière avec les agences d’intérim et suivre la qualité des profils proposés.
• Suivre les présences, absences, retards et congés des équipes de l’atelier, en accompagnement des Premières d’Atelier.
• Vérifier la fiabilité et la complétude des saisies de temps réalisées par les brodeuses.
• Éditer, contrôler et transmettre les fiches de temps nécessaires au suivi de production et au calcul des prix.

2 - Suivi budgétaire et reporting

• Assurer le suivi des budgets liés aux intérimaires et freelances : consommation, prévisionnel, écarts et alertes.
• Produire les reportings réguliers à destination de la direction des opérations et des équipes concernées.
• Participer au suivi budgétaire des échantillons, en lien avec les équipes Coordination et Prix.
• Veiller à la mise à jour et à la fiabilité des fichiers de suivi.

3 - Gestion des échantillons

• Organiser l’archivage physique et/ou digital des dessins et échantillons réalisés.
• Garantir l’identification, la traçabilité et la bonne conservation des pièces et éléments associés.
• Assurer le suivi des échantillons en cours, livrés ou archivés, en coordination avec les équipes concernées.
• Référencer les projets (échantillons et modèles) dans les différents outils (Dynamics, Access…)
• Participer à la préparation des éléments nécessaires aux revues d’échantillons et aux demandes internes.

4 - Gestion des fournitures et support logistique aux Ateliers

• Suivre les stocks de fournitures quotidiennes nécessaires au bon fonctionnement des ateliers : fils, aiguilles, crochets, ciseaux, calques, consommables et petit matériel.
• Anticiper les besoins de renouvellement et déclencher les demandes d’approvisionnement selon les procédures établies.
• Réaliser les inventaires réguliers et alerter en cas de risque de rupture ou de surstock.
• Programmer et superviser les éventuelles réparations ou renouvellement de métiers à broder avec les partenaires externes
• Participer à l’amélioration continue des outils, des processus administratifs et de l’organisation quotidienne de l’atelier.

Profil recherché

Formation Bac +2/3 en assistanat de gestion, administration, coordination de production ou équivalent.

Première expérience dans une fonction d’assistanat opérationnel, idéalement au sein d’un atelier, d’un environnement de production ou de l’artisanat d’art.

Très bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel, et aisance avec les outils de suivi des temps, plannings et budgets.

Rigueur, sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs sujets simultanément dans le respect des priorités et des délais.

Bon relationnel et sens du service, permettant de collaborer efficacement avec les ateliers, les fonctions support et les partenaires externes.

Réactivité, autonomie, discrétion et sens aigu de la confidentialité.