Assistant(e) Administratif(ve) & Accueil

Vilmorin-Mikado; France; Sur place; EUR 27 000 - 30 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

RTT 37h

13e mois

Prime sur objectifs

Participation et intéressement

Mutuelle familiale

Avantages CSE HelloCSE

Chèque Noël

Résumé du poste

Vilmorin-Mikado, semencier historique, recrute un/une assistant(e) administratif(ve) au sein du Service Administration de La Costière. Vous serez le premier point de contact des collaborateurs, visiteurs et fournisseurs et assurerez l'accueil, le standard et le suivi administratif, y compris la rédaction de courriers et la gestion des dossiers.

Profil: Bac+2 en gestion administrative, 2–3 ans d’expérience, maîtrise Pack Office et ERP, anglais intermédiaire; expérience dans l’industrie ou la

Qualifications

• Formation Bac à Bac+2 en gestion administrative ou domaine équivalent.
• Expérience 2 à 3 ans sur poste similaire.
• Maîtrise avancée du Pack Office et aisance avec ERP.
• Anglais de niveau intermédiaire pour l’accueil et échanges courants.
• Expérience dans un environnement industriel, agricole ou logistique serait un atout.

Responsabilités

• Accueillir physiquement visiteurs, fournisseurs et prestataires et filtrer les appels.
• Gérer le standard téléphonique et orienter les interlocuteurs.
• Réaliser les tâches de secrétariat (courriers, comptes‑rendus, archivage).
• Suivre les dossiers sécurité et formations obligatoires.
• Contrôler les notes de frais et assister les collaborateurs dans leur saisie.
• Mettre à jour bases de données, registres et tableaux de bord.
• Organiser déplacements et réservations (hôtels, taxis, véhicules).
• Participer aux inventaires et au suivi des consommables.

Connaissances

Accueil et relation client

Organisation et rigueur

Polyvalence et autonomie

Anglais intermédiaire

Maîtrise Pack Office

ERP

Formation

Bac+2 en gestion administrative

Outils

Pack Office

ERP

Description du poste

Semencier franco-japonais, Vilmorin-Mikado est spécialisé depuis 1743 dans la création, la production et la commercialisation de semences potagères pour les professionnels. Partenaire responsable de la filière agro-alimentaire, Vilmorin-Mikado s'engage à contribuer à mieux nourrir les populations, partout dans le monde. Sa large gamme, unique et originale, est distribuée sur les 5 continents, dans plus de 100 pays. Avec un effectif de plus de 1 000 collaborateurs, Vilmorin-Mikado enregistre un chiffre d'affaires de 230 millions d'euros en 2022-2023, dont 15% sont intégralement consacrés à la recherche. Leader mondial pour la carotte et la chicorée witloof, Vilmorin-Mikado est un acteur majeur pour la salade, la tomate, le poivron, la courge kabocha, le radis daïkon et le bunching onion (oignon botte). A travers son activité Semences d'arbres, initiée par ses fondateurs il y a près de trois siècles, Vilmorin-Mikado contribue activement au renouvellement durable de la forêt.

Avec pour maison-mère une coopérative agricole française installée dans la plaine de Limagne-Val d’Allier, au coeur de l’Auvergne, Limagrain est un groupe semencier et agroalimentaire fort de plus de 9 600 collaborateurs et présent dans 53 pays. 4e semencier mondial, Limagrain a réalisé un chiffre d’affaires de 2 522 millions d’euros en 2023-2024, auquel s’ajoutent 729 millions d’euros de chiffre d’affaires des activités réalisées conjointement avec ses partenaires stratégiques.

Finalité du poste

Au sein du Service Administration de La Costière et rattaché(e) à la Responsable du Service Administratif, vous êtes le premier point de contact du site pour les collaborateurs, visiteurs, fournisseurs, transporteurs et prestataires. Véritable garant(e) de la qualité d'accueil et du bon fonctionnement administratif du site. Votre poste combine accueil, gestion administrative, support logistique et participation à la vie du site.

Vos Missions

• Assurer l’accueil physique des visiteurs, fournisseurs, prestataires et transporteurs dans le respect des procédures de sécurité.
• Gérer le standard téléphonique, filtrer les appels et orienter les interlocuteurs vers les services concernés, en France et à l’international.
• Réaliser les tâches courantes de secrétariat : rédaction de courriers et comptes-rendus, mise en forme de documents, classement et archivage.
• Assurer le suivi administratif des dossiers liés à la sécurité, aux formations obligatoires et aux procédures internes.
• Contrôler les notes de frais et accompagner les collaborateurs dans leur saisie et leur régularisation.
• Mettre à jour les bases de données, registres, tableaux de bord et outils de suivi.
• Réceptionner, distribuer et suivre le courrier et les colis, ainsi que les envois et affranchissements (nationaux et internationaux)
• Participer au processus achats
• Assurer la mise à jour des données administratives fournisseurs.
• Organiser ponctuellement les déplacements professionnels (hôtels, taxis) et gérer les réservations de véhicules et de clés.
• Organiser les prestations liées aux réunions et événements.
• Coordonner les interventions des fournisseurs de services (blanchisserie, fontaines à eau, courrier, vêtements de travail etc.).
• Participer aux inventaires et au suivi des consommables.
• Contribuer aux projets d’aménagement et d’amélioration du site.
• Participer aux opérations de rangement, de manutention ou aux interventions de terrain.
• Mettre à jour les outils de communication interne et l’affichage dynamique.
• Formation Bac à Bac+2 en gestion administrative, assistanat ou domaine équivalent.
• Expérience de 2 à 3 ans minimum sur un poste similaire.
• Maîtrise avancée du Pack Office et aisance avec les outils informatiques et ERP.
• Anglais de niveau intermédiaire minimum, permettant d’assurer l’accueil et les échanges courants.
• Une expérience dans un environnement industriel, agricole ou logistique serait un atout.

Les qualités qui vous permettront de réussir

• Sens du service, de l’accueil et excellent relationnel.
• Organisation, rigueur et capacité à gérer les priorités dans un environnement multitâche.
• Polyvalence, autonomie et adaptabilité face aux imprévus.
• Esprit d’équipe, discrétion et sens des responsabilités.

Vous serez intégré/e au sein d'une entreprise semencière historique, experte au sein du groupe coopératif Limagrain ou la diversité des postes permet de s’inscrire sur du long terme.

• Contrat 37h avec RTT
• Rémunération à déterminer selon profil entre 27 000€ et 30 000€ bruts annuels incluant un13ème mois versé mensuellement
• Prime sur objectifs
• Prime d’intéressement et de participation
• Bénéficiez d'une mutuelle familiale, des avantages CSE (plateforme HelloCSE, chèque noël)

Processus Recrutement : Entretien Manager + Entretien RH