Assistant-e administratif-ve

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires. Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Il est possible de recruter une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car ce grade est un grade d'entrée de catégorie C permettant un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Description de l'emploi

Au sein du service alimentation et restauration, la cuisine centrale produit et livre 11 000 repas par jour pour les restaurants scolaires, foyers de personnes âgées, EAJE et centres de loisirs. La responsable de site coordonne les équipes de production et logistique, ainsi que la cohabitation avec le service de portage à domicile du CCAS. Sous la responsabilité de la responsable du site, vous assurez l'accueil du site, le secrétariat des chefs d’équipes et techniciens, ainsi que la communication interne. Vous travaillez en binôme avec une autre assistante du service.

Missions / conditions d'exercice

1. Secrétariat
2. Accueil physique, téléphonique et numérique (agents, entreprises, services ville, autres)
3. Gestion du courrier arrivé et sortant
4. Orientation et centralisation des demandes de stage
5. Tri, suivi, classement, archivage des documents de gestion du site
6. Aide et accompagnement numérique des agents (Yris, Octime, Outlook…)
7. Transmission des demandes d’intervention et documents pour la maintenance
8. Gestion administrative
9. Mise en forme des comptes rendus de commissions, notes pour les restaurants scolaires
10. Assistance administrative aux techniciens, chefs d’équipes (courriers, etc.)
11. Assistance à la diététicienne pour les documents liés à la cuisine centrale
12. Suivi du logiciel de gestion de production (FUSION), calculs quotidiens, impression des documents réglementaires, interface avec satellites, commande quotidienne de pain
13. Commande des fournitures de bureau
14. Gestion du linge du personnel de production : mise à jour, suivi, relances
15. Gestion financière
16. Saisie et classement des bons de livraison (périodes de vacances ou absences)
17. Facturation mensuelle des clients
18. Communication
19. Animation de la vie du site
20. Organisation des visites de la cuisine centrale avec la diététicienne
21. Participation à la rédaction de la newsletter
22. Mise à jour des affichages et documents réglementaires

Profils recherchés

Vous avez le sens du service public et le goût pour le contact avec différents publics. Vous possédez de bonnes qualités relationnelles, de travail en équipe, ainsi que des qualités de rigueur, d'organisation et de discrétion. La maîtrise des outils informatiques (traitement de texte, tableur, applications spécifiques) et des règles de base en orthographe et grammaire est requise. Vous faites preuve d'autonomie tout en étant adaptable, capable de soutenir vos interlocuteurs, et de supporter le rythme de travail d'une unité de production.