Assistant·e Administratif·ve

COMMUNAUTE DU PACIFIQUE; Nouméa; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une organisation internationale dynamique recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve) pour soutenir son Programme de durabilité environnementale et changement climatique. Dans ce rôle clé, vous serez responsable de la gestion administrative, financière et logistique, garantissant le bon déroulement des activités. Vous collaborerez avec des partenaires régionaux et internationaux, tout en veillant à respecter les politiques de l'organisation. Si vous êtes organisé(e), bilingue et passionné(e) par le développement durable, cette opportunité est faite pour vous. Rejoignez une équipe engagée à faire une différence dans la région du Pacifique.

Qualifications

• Au moins 3 ans d'expérience dans un poste similaire.
• Bonne maîtrise de l'environnement informatique Microsoft.

Responsabilités

• Faciliter la gestion administrative et financière du Programme CCES.
• Organiser des événements, conférences et missions pour l'équipe CCES.
• Contrôler et suivre le budget, les achats et les contrats.

Connaissances

Gestion administrative

Gestion financière

Compétences en communication

Gestion de projet

Compétences interpersonnelles

Maîtrise de Microsoft Office

Bilinguisme (Français/Anglais)

Formation

Brevet de technicien supérieur ou équivalent

Description du poste

Descriptif de fonctions

La Communauté du Pacifique (CPS), principale organisation scientifique et technique du Pacifique, appuie le développement de la région depuis 1947. Organisation internationale d’aide au développement, la CPS fait figure de maison commune pour les 27 États et Territoires membres qui en assurent la gouvernance. Œuvrant pour le développement durable au bénéfice des peuples océaniens, l’Organisation intervient dans plus de 25 secteurs d’activité. La CPS est renommée pour ses connaissances et sa capacité d’innovation dans des domaines tels que les sciences halieutiques, la veille sanitaire, les géosciences et la conservation des ressources phytogénétiques pour l’alimentation et l’agriculture.

Le Programme durabilité environnementale et changement climatique (DECC) a été créé afin de permettre à la CPS de renforcer et de simplifier ses activités en lien avec le changement climatique en rassemblant les travaux déjà effectués par l’Organisation dans un cadre stratégique et technique cohérent. En outre, ce Programme pilote les activités de la CPS en matière de changement climatique et de durabilité environnementale, collabore avec les partenaires régionaux et internationaux de l’Organisation et fait la promotion de l’intégration de ces questions à l’ensemble des actions de développement menées par les divisions de l’Organisation.

Fonctions –L’Assistant·e Administratif·ve facilite la bonne gestion du Programme CCES en coordonnant les volets administratif, financier, comptable et logistique. Il·Elle fournit un appui et des services administratifs au programme, en veillant à ce que toutes les politiques et directives de la CPS relatives aux achats, aux voyages et à la gestion financière soient respectées. Il·Elle occupe les fonctions suivantes : appui administratif et comptable, soutien à l’organisation d’événements, missions et voyages et supervision des achats et des contrats pour la division CCES.

Les principales responsabilités du poste sont les suivantes:

Appui administratif au programme DECC

• Gestion des communications quotidiennes de la division; point d’entrée téléphonique et email général pour le projet
• Gestion et classement des dossiers papier et informatique, élaboration des plans de classement (papier et informatique), tenue à jour des dossiers
• Gestion du planning de réunions et missions du directeur
• Appui au directeur du programme CCES dans les tâches de maintien des relations avec les partenaires, pays d’intervention et cellules internes de la CPS, ainsi que les tâches de gestion de projet, de programmation ou d’initiatives en termes de compilation d’expériences, consolidation de documents, etc.
• Organisation logistique et secrétariat des réunions d’équipe (rédaction de compte-rendu)
• Appui aux démarches de suivi DECC-CPS (budgets annuels, résultats annuels, plan d’achat, suivi des décaissements, etc.)

Soutien à l’organisation d’évènements, conférences, ateliers, missions et voyages

• Appui à l’organisation et suivi des missions de l’équipe CCES, y compris les propositions d’agenda et de fonds de dossier : contrôle du respect des politiques de la CPS, établissement des documents de voyage, per diem, remboursements, modifications après le début du déplacement, et contrôle des documents post-mission (rapport de mission, pièces justificatives etc.)
• Soutien au directeur pour l’organisation de ses voyages et suivi des frais de mission
• Recueil de l’ensemble des documents justificatifs (cartes d’embarquement, factures d’hôtel et autres documents de voyage, etc) et archivage aux fins d’audit
• Appui à la planification et à l’organisation des évènements (coordination des dispositions logistiques et le soutien administratif: identification des besoins, gestion financière, réservations, invitations, etc.)
• Responsable de la réservation des hôtels, billets d’avion nécessaires pour l’équipe et pour les participants, en conservant les justificatifs
• Préparation des documents (impression, assemblage et distribution) liés aux événements (agenda, informations pratiques etc.)
• Rédaction de compte-rendu d’ateliers et réunions, en français et en anglais et de notes de synthèse des décisions

Contrôle et suivi du budget, suivi des achats et des contrats

• Contrôle des budgets liés aux achats et contrats : création des bons de commande, contrôle des procédures (codes, circuits de signatures…)
• Suivi du budget de fonctionnement de la division et du budget de certains projets qui n’ont pas d’assistants administratifs et financiers; vérification des écritures comptables
• Préparation, suivi et mise à jour du plan annuel des besoins en achats et contrats pour les budgets sous sa responsabilité
• Appui à la préparation des programmes prévisionnels de dépenses et du budget annuel du programme, à soumettre aux instances CPS et bailleurs
• Contribution à la rédaction des contrats et amendements en s’appuyant sur les modèles standards et le soutien de l’équipe ‘achats’ de la CPS
• Information de l’équipe et des consultants sur les procédures et leurs évolutions éventuelles
• Contribuer à faciliter les audits, conformément aux exigences des bailleurs, en préparant notamment les documents comptables

Principaux critères de sélection

Qualifications

• Qualification formelle (brevet de technicien supérieur ou équivalent) en gestion administrative et financière ou gestion de projet ou expérience et connaissances équivalentes

Compétences techniques

• Au moins 3 ans d’expérience à un poste similaire, comprenant la réalisation de tâches administratives et la gestion de justificatifs pour des programmes · projets
• Expérience professionnelle effective et attestée de la gestion et de la comptabilité de projets
• Bonne maîtrise de l’environnement informatique Microsoft

Compétences linguistiques

• Excellent niveau de français et d’anglais, à l’écrit comme à l’oral

Compétences interpersonnelles et sensibilité culturelle

• Aptitude à travailler en équipe et de manière autonome dans un environnement pluriculturel

Traitement et conditions d’emploi

Durée du contrat – Ce poste est à pourvoir pour une durée initiale de 3 ans ; le premier contrat pourra être renouvelé en fonction des résultats obtenus et de la continuité du financement.

Traitement – Le poste d’Assistant·e Administratif·ve se situe dans la classe 6 du barème 2025 des traitements de la CPS, ce qui correspond à un traitement mensuel de départ situé entre 289 283 à 361 604 francs CFP. Le montant du traitement proposé à l’entrée en fonction se situe en principe dans la moitié inférieure de cette fourchette, mais il sera tenu compte des qualifications et de l’expérience du·de la candidat·e. L’ascension au sein de la fourchette salariale dépend ensuite de l’évaluation des résultats annuels. Pour l’heure, les agents de la CPS en poste en Nouvelle-Calédonie ne sont pas assujettis à l’impôt sur le revenu.

Langues – Les langues de travail officielles de la CPS sont l’anglais et le français.

Principes applicables en matière de recrutement – Le recrutement du personnel de la CPS se fonde sur le mérite et l’équité. Les candidat·e·s participent à une procédure de sélection équitable, transparente et non discriminatoire. La CPS respecte le principe de l’égalité des chances et défend la diversité de genre et la diversité culturelle, dont le bilinguisme. Elle s’emploie à attirer et à nommer des candidat·e·s respectueux·ses de ces valeurs. Il est dûment tenu compte des principes d’équité de genre et de la volonté de maintenir une forte représentation d’Océaniens et d’Océaniennes parmi les cadres professionnels. Si le comité de sélection estime, après entretien, ne pas pouvoir départager deux candidat·e·s, la préférence est donnée à un·e Océanien·ne. La confidentialité totale des candidatures est garantie conformément aux dispositions de la Politique de protection des renseignements personnels de la CPS.

Seul(e)s les candidat(e)s de nationalité française ou détenant un permis de travail approprié pourront être sélectionné(e)s.

Modalités de candidature

Date limite de dépôt des candidatures: 21 avril 2025, 23h00 (heure de Nouméa)

Référence du poste: CR000409

Les candidatures doivent être déposées en ligne sur le site suivant : http://fr.careers.spc.int/

Les candidatures papier ne seront pas acceptées.

Seuls les dossiers de candidature complets seront pris en considération. Chaque dossier doit contenir:

• un curriculum vitæ à jour, dans lequel figureront les coordonnées de trois références professionnelles;
• une lettre d’accompagnement exposant les compétences, l’expérience et les motivations; et
• les réponses à l’ensemble des questions de présélection.

Votre candidature sera jugée incomplète et ne sera pas prise en compte lors de l’étape de présélection si certains des documents ci-dessus ne sont pas fournis. Il n’est pas nécessaire de joindre aux dossiers de candidature des copies de diplômes ou de lettres de recommandation.

Toutes les pièces du dossier doivent être jointes au format Microsoft Word ou Adobe PDF.

La CPS ne fait pas payer l’examen des dossiers de candidature et ne vous demandera jamais vos coordonnées bancaires ou des informations de nature financière dans le cadre de sa procédure de recrutement.

Questions de présélection (maximum 2000 caractères par question):

1. Quels éléments sont essentiels pour assurer une assistance organisationnelle et logistique efficace ?
2. Quelle expérience avez-vous de la gestion administrative et financière au sein d’une équipe ?
3. Veuillez décrire votre expérience en ce qui concerne l’organisation de réunions, de formations et d’ateliers.