Assistant(e) administratif(ve)

JR France; Hauts-de-France; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise régionale cherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) pour gérer des programmes de formation dans les Hauts-de-France. Les missions incluent le suivi administratif, la gestion des facturations et l'appui logistique. Ce poste requiert une expérience administrative et une formation Bac+2/+3 en gestion.

Qualifications

• Formation Bac+2/+3 en gestion administrative ou domaine connexe.
• Expérience significative dans le domaine administratif.
• Maitrise des outils bureautiques requise.

Responsabilités

• Assurer la gestion administrative des actions de formation.
• Suivre l'assiduité des stagiaires et gérer les documents.
• Participer à l'organisation des sessions de formation.

Connaissances

Autonomie

Rigueur

Sens de l’organisation

Formation

Bac+2/+3 en gestion administrative

Outils

Word

Excel

Outlook

Description du poste

Assistant(e) administratif(ve), oise (60)

oise (60), France

CDD 12 mois

Dans le cadre de la mise en œuvre du dispositif régional « Se Former pour un Emploi en Région » et de la gestion de programmes de formation à destination des entrepreneurs (CPF, dispositifs CCI…), déployés sur l'ensemble des territoires des Hauts-de-France, nous recrutons un(e) assistant(e) administratif(ve) à dominante formation.

Affecté(e) au sein du Pôle Création/reprise/suivi de la jeune entreprise et sous la responsabilité du manager du service, vous travaillez en étroite collaboration avec les équipes, notamment de conseillers, et assurez le suivi administratif complet des actions de formation. Vous contribuez au bon déroulement opérationnel de ces dispositifs, tout en garantissant le respect des procédures imposées par les financeurs.

Dans ce cadre, vos missions principales sont les suivantes :

Suivi administratif et financier

• Assurer la gestion administrative des actions de formation : inscriptions, convocations, conventions, dossiers de rémunération, attestations, évaluations, etc.
• Suivre l'assiduité des stagiaires, les périodes en entreprise le cas échéant, et archiver les documents
• Facturer les actions de formation auprès des financeurs, préparer les éléments de facturation, gérer les justificatifs de dépenses et réaliser les bilans de formation
• Saisir et mettre à jour les données dans les outils de gestion (SFER, Kairos, EDOF…)

Appui logistique et coordination (en lien avec les équipes)

• Participer à l'organisation matérielle des sessions : réservation de salles, préparation des supports
• Assurer un appui ponctuel à l'accueil des formateurs et à certaines réunions (en cas d'absence ou de pic de charge)
• Être en appui administratif des conseillers création/reprise, qui assurent la relation directe avec les publics

Suivi transversal et relationnel

• Maintenir un lien régulier avec les interlocuteurs internes (équipes territoriales) et externes (financeurs, partenaires, prestataires)
• Suivre les tableaux de bord de pilotage administratif des actions
• Gérer les relances et garantir les délais de traitement
• Formation Bac+2/+3 à dominante gestion administrative ou spécialité liée à la formation professionnelle
• Expérience significative dans le domaine administratif, idéalement acquise dans le secteur de la formation
• Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
• Autonomie, rigueur et sens de l’organisation