Assistant-e Administratif-tive

TN France; Mayenne; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité dynamique recherche un adjoint administratif pour soutenir ses opérations. Vous serez responsable de la gestion des dossiers administratifs, de l'accueil du public, et de l'organisation logistique des réunions. Ce rôle exige une maîtrise des techniques de secrétariat et une bonne connaissance des procédures administratives. Vous aurez l'opportunité de travailler au sein d'une équipe engagée, où votre contribution sera essentielle pour assurer un service de qualité aux usagers. Si vous êtes organisé, réactif et aimez travailler en équipe, cette position est faite pour vous.

Qualifications

• Diplôme de niveau 5 (Bac +2) requis, BTS, DUT ou équivalent.
• 1 an d'expérience sur un poste similaire appréciée.

Responsabilités

• Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif.
• Gérer les dossiers administratifs et assister le supérieur hiérarchique.
• Accueillir et orienter le public en cas d'absence.

Connaissances

Techniques de secrétariat

Règles de syntaxe, grammaire et orthographe

Procédures administratives

Techniques d'accueil et communication

Connaissance de la fonction publique territoriale

Réglementation en matière de régie

Recherche et traitement d'information

Sens de l'organisation

Formation

Diplôme de niveau 5 (Bac +2)

Description du poste

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

• Adjoint administratif
• Adjoint adm. principal de 2ème classe
• Adjoint adm. principal de 1ère classe

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires. Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Il est possible de recruter une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C permettant un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité. Suivre les dossiers administratifs et gérer les dossiers selon l'organisation et ses compétences. Assister le-la Assistant-e de Direction dans l'organisation du travail en équipe et du service. Être en charge de la logistique des instances de la collectivité sous la supervision de son supérieur hiérarchique. Accueillir, orienter, renseigner le public ponctuellement en cas d'absence de la personne en charge de l'accueil. Représenter l'image de la collectivité et/ou de l'établissement auprès des usagers.

Missions / conditions d'exercice

• Traitement des dossiers et saisie de documents : Prendre des notes, rédiger tous types de courriers, gérer les courriers électroniques, saisir divers documents, gérer une base d'informations, rechercher des informations réglementaires, vérifier leur validité, rédiger comptes rendus et procès-verbaux.
• Accueil physique et téléphonique : Recevoir, orienter, répondre aux appels, rechercher et diffuser des informations, hiérarchiser les demandes, conseiller le public, rédiger des notes synthétiques, surveiller l'accès aux lieux.
• Gestion de l'information, classement et archivage : Enregistrer, vérifier, photocopier, trier, classer, archiver, synthétiser, préparer les dossiers pour les instances, identifier les sources documentaires.
• Planification et suivi : Gérer les agendas, organiser les rendez-vous, suivre les activités du service, organiser logistique des réunions et missions.
• Assistanat du supérieur hiérarchique : Assister lors des instances, gérer les dossiers du foncier, gérer le RGPD en informant, conseillant, tenant des registres et sensibilisant.

Profils recherchés

- Diplôme de niveau 5 (Bac +2) : BTS, DUT, DEUG ou équivalent
- Spécialité : fonctionnement d'une collectivité
- Expérience : 1 an sur un poste similaire appréciée
- Permis B exigé

Compétences

• Maîtrise des techniques de secrétariat
• Maîtrise des règles de syntaxe, grammaire et orthographe
• Connaissance des procédures administratives
• Connaissance des techniques d'accueil et des règles de communication
• Connaissance de base de la fonction publique territoriale
• Connaissance de la réglementation en matière de régie
• Savoir recueillir, traiter, rédiger, hiérarchiser, organiser, rechercher une information
• Sens de l'organisation, qualités rédactionnelles, disponibilité, discrétion, rigueur, confidentialité, réactivité