Assistant-e administratif-ive du service Enfance et Vie Scolaire

TN France; Pfulgriesheim; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une ville dynamique et en plein développement recherche un-e Assistant-e administratif-ive pour son service Enfance et Vie Scolaire. Dans ce rôle, vous fournirez un soutien administratif essentiel tout en participant à la gestion budgétaire et à la coordination avec les familles et les écoles. Vous serez au cœur des opérations, assurant la fluidité des processus administratifs et la satisfaction des besoins des familles. Si vous êtes organisé-e, avez de solides compétences relationnelles et souhaitez contribuer à un environnement éducatif stimulant, cette opportunité est faite pour vous.

Qualifications

• Expérience en gestion administrative et budgétaire.
• Compétences en communication et relations interpersonnelles.

Responsabilités

• Assistance administrative pour le service enfance et vie scolaire.
• Suivi budgétaire et gestion des dossiers d'inscription.

Connaissances

Gestion budgétaire

Compétences relationnelles

Capacités rédactionnelles

Maîtrise des logiciels bureautiques

Organisation et gestion du temps

Formation

Diplôme en gestion administrative

Outils

Logiciel Civil net Enfance

Logiciel Ciril

Description du poste

Assistant-e administratif-ive du service Enfance et Vie Scolaire, Isere

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives. Grade(s) recherché(s): Adjoint administratif.

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives. Grade(s) recherché(s): Adjoint administratif.
Métier(s): Ouvert aux contractuels. Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limite de la durée d'absence de l'agent remplacé. Temps de travail: Temps complet. Experience souhaitée: Confirmé. Rémunération indicative: Rémunération statutaire.

Descriptif de l'emploi

La Ville de Seyssinet-Pariset (12 500 habitants - Isère), en plein développement et située au pied du massif du Vercors, recrute un-e Assistant-e administratif-ive du service Enfance et Vie Scolaire en contrat à durée déterminée à temps complet, en remplacement d’un congé maternité.

Sous la responsabilité du responsable du service enfance et vie scolaire, l’assistant-e administratif-ive fournit un appui administratif et participe à la préparation des décisions de l’autorité territoriale dans le domaine de l’enfance et de la vie scolaire. Il/elle assure le suivi de l’exécution budgétaire du service et des marchés publics concernés.

Missions principales

1. Assistance administrative et budgétaire du service
2. Relations avec les agents administratifs et d’accueil, les familles, les directeurs d'école, les responsables des sites périscolaires

Conditions d'exercice

Coordonner la relation aux familles concernant les activités scolaires, périscolaires, extrascolaires et le fonctionnement du service enfance et vie scolaire :

• Suivi de la gestion des dossiers lors des périodes d'inscription scolaire et périscolaire (accueil du matin, restauration, accueil de l'après-midi, accueil de loisirs du mercredi et des vacances, transport) et en cours d'année si besoin.
• Rédaction et diffusion d’informations aux familles, relatives à l’organisation des activités du service Enfance (validation ou modification des imprimés d'inscription ou affiches).
• Diffusion des ordres du jour et comptes rendus de réunions.
• Rédaction et diffusion de documents (courriers, rapports, convocations...)
• Paramétrage du logiciel Civil net Enfance concernant les accueils périscolaires et extrascolaires.
• Etablissement de la facturation mensuelle (concerne les familles dont les enfants fréquentent le périscolaire ou l’extrascolaire) et de son suivi (édition des certificats administratifs).
• Gestion et suivi du portail famille, avec l’ensemble de l’équipe administrative du service.
• Suivi des dossiers d’inscriptions spécifiques et conduite d’entretiens avec la famille si nécessaire (inscriptions anticipées, scolarité à domicile, dossier de demande de dérogation à la carte scolaire).

Assurer le suivi administratif et budgétaire du service enfance et vie scolaire :

• En collaboration avec le responsable de service, aide à la rédaction des marchés publics et suivi de leur exécution.
• Aide au suivi et gestion des dossiers avec les différents partenaires : demandes de subvention CAF, SMAG…
• Suivi du dossier « aide à l’adhésion. »
• Rédaction et diffusion de documents (courriers, rapports, convocations...)
• Traitement du courrier du service par l’intermédiaire de la plateforme GED.
• Référente du classement et de l’archivage (papier et numérique) des documents et informations au sein du service enfance et vie scolaire.

Échanger avec les directeurs d’école et les services de l’éducation nationale :

• Création des bons de commande.
• Contrôle et validation des factures.
• Suivi du budget de chaque école en lien avec les directeurs d’école.
• Suivi des effectifs de chaque école.
• Suivi des demandes particulières des directions d’écoles (suivi des demandes d’interventions techniques, création et mise à jour des badges écoles, périscolaire et extrascolaire).
• En lien avec les directeurs d’écoles et le responsable de service enfance-vie-scolaire, communication des informations concernant la mise en place de dispositifs exceptionnels (SMA, fermetures d’écoles, grèves, etc.).

Profils recherchés

Savoirs, connaissances requises :

• Maitrise des logiciels de bureautique et métiers.
• Organisation, priorisation et gestion du temps.
• Connaissance de l’organisation du service et des partenaires.
• Gestion budgétaire et comptable.
• Expertise sur le logiciel métier Ciril (volet enfance et finances).

Savoir-faire, expériences pratiques requises :

• Reformuler les demandes.
• Capacités rédactionnelles.
• Gérer les situations de stress et les conflits.
• Compétences relationnelles et de communication.

Savoir-être, aptitudes professionnelles requises :

• Qualités relationnelles, bonne présentation.
• Être à l’écoute.
• Capacités d’organisation et de rigueur.
• Goût du travail en équipe.
• Capacités d’adaptation.
• Analyse et gestion des demandes d’information.
• Discrétion, sens de la confidentialité.
• Esprit d’initiative.