Assistant(e) Administratif(ive) d'Exploitation (94) H/F

Fauché; Villiers-sur-Marne; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de services BTP recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ive) d'Exploitation à Villiers-sur-Marne. Vous serez en charge de l'assistance sur les activités administratives, du reporting d'activité et de la gestion de la facturation. Vous devez avoir au moins 2 ans d'expérience dans un poste similaire et un diplôme de niveau Bac+2. La maîtrise d'Excel et de Word est essentielle.

Qualifications

• Expérience d'au moins 2 ans dans un poste équivalent.
• Idéalement travaillé dans un groupe multi-site.

Responsabilités

• Assistance administrative pour le suivi des affaires.
• Création de contrats et gestion de la base de données.
• Reporting d'activité et contrôle des rapports.
• Gestion de la facturation et suivi des impayés.

Connaissances

Polyvalence

Proactivité

Gestion de l'urgence

Maîtrise d'Excel

Maîtrise de Word

Formation

Bac+2 de type BTS en assistanat de direction

Description du poste

Informations générales

Intitulé du poste

Assistant(e) Administratif(ive) d'Exploitation (94) H / F

Type de contrat

CDI

Description du poste

Depuis 60 ans, Fauché conçoit et réalise des installations électriques et automatisées pour les entreprises et les collectivités publiques. Concepteur et intégrateur de solutions en génie électrique, Fauché répond aux enjeux énergétiques des sites industriels, tertiaires et des infrastructures de transport et de communication, quelle que soit la complexité des projets adressés.

Doté de moyens humains, techniques et logistiques performants, le groupe et ses agences se situent sur l'ensemble de la France.

Notre agence Ile-de-France, recherche un(e) :

Assistant(e) Administratif(ive) d'Exploitation BTP H / F

Poste en CDI basé à Villiers-sur-Marne.

Rattaché(e) à la Directrice d'agence, vous aurez la charge de l'assistance sur toutes les activités de suivi administratif des affaires en cours. Vous assisterez le directeur d'agence et les Chargés d'Affaires dans la gestion courante de l'agence et serez le point central pour tous les collaborateurs.

Plus particulièrement, vos missions seront les suivantes :

Assistance technique de l'exploitation

• Créer les nouveaux contrats dans l'outil de gestion et de suivi, veiller et mettre à jour la base de données
• Générer des bons préventifs et les affecter aux technicien.ne.s concerné.e.s (activité maintenance)
• Planifier les interventions, en assurer le suivi et la replanification le cas échéant
• Assister les chargé.e.s d'affaires dans l'exploitation et le suivi des contrats
• Rédiger des devis à la demande des opérationnels

Reporting d'activité

• Contrôler, corriger le cas échéant, les rapports et bons d'intervention des technicien.ne.s, et en assurer la synthèse
• Compiler les rapports des technicien.ne.s, formaliser des synthèses et assurer le reporting périodique
• Assurer le suivi des indicateurs QSE sur son périmètre d'intervention et traiter les réclamations clients
• Effectuer le suivi des indicateurs en relation
• Accompagner la rédaction des rapports périodiques pour les clients

Gestion comptable

• Établir et transmettre la facturation dans le respect des process clients sur son périmètre de responsabilités
• S'assurer de l'adéquation des données entre l'outil de gestion CESAM et l'outil d'exploitation TWIMM
• Garantir la fiabilité de la prise de commande jusqu'à la facturation, conformément aux exigences contractuelles
• Réaliser la relance des impayés afin de réduire les actions en recouvrement, collaborer avec le service recouvrement

Assurer l'interface avec le pôle administratif de l'agence et les services supports pour les besoins de l'exploitation.

Titulaire d'un diplôme de niveau bac+2 de type BTS en assistanat de direction, vous avez une expérience d'au moins 2 ans dans un poste équivalent, dans une entreprise du BTP ou de services.

Vous avez idéalement travaillé dans un groupe multi-site.

Votre polyvalence et votre capacité d'adaptation vous permettent de montrer de la réactivité et de l'opérationnalité sur de nombreux thèmes (mise en forme de données, création graphique, rédactionnel...)

Proactivité, anticipation, planification, disponibilité, gestion de l'urgence et des priorités.

Vous maîtrisez les outils bureautiques Excel, Word.