Assistant(e) administratif et organisationnel d'exploitation H/F #ADE15439

Adecco Océan Indien; Mamoudzou; On-site; EUR 18,000 - 30,000; Full time

Job summary

Adecco Océan Indien recherche un(e) Assistant(e) d'Exploitation pour assurer la coordination administrative et organisationnelle des activités d'exploitation. Interface entre les services et les clients, il/elle veillera à la bonne circulation des informations et au suivi des dossiers jusqu'à finalisation.

En lien avec la Direction d'Exploitation et les équipes ADV, infographistes et techniciens, vous contribuerez à la planification et au reporting tout en garantissant la qualité du service

Qualifications

• Formation de niveau Bac à Bac+2 en gestion administrative, assistanat de gestion, commerce ou équivalent.
• Une première expérience sur un poste administratif, de coordination ou d'assistanat sera appréciée.
• Bonnes qualités relationnelles et sens du service client.

Responsibilities

• Organiser, prioriser et planifier les tâches des infographistes.
• Assurer le suivi et la coordination des activités de production.
• Établir et mettre à jour les plannings de production de manière hebdomadaire.
• Veiller au respect des délais et des priorités opérationnelles.
• Transmettre les éléments graphiques aux clients.
• Assurer le suivi des demandes de modifications.
• Obtenir et formaliser les validations clients.
• Garantir la bonne communication entre les clients et les équipes internes.
• Assurer la communication commerciale avec les clients.
• Participer à l'accueil physique et téléphonique des clients.
• Apporter un soutien ponctuel aux équipes Administration des Ventes (ADV).
• Contribuer au maintien et à la qualité du standard téléphonique.

Skills

Organisation et gestion des priorités

Sens du service client

Rigueur et autonomie

Education

Bac à Bac+2 en gestion administrative/assistnat de gestion/commerce

Tools

Outlook

Word

Excel

Job description

Présent depuis 1986 en Océan Indien, Adecco vous propose des solutions emploi diversifiées et innovantes (Intérim, CDD CDI, alternance, CDI Intérimaire).

Nous sommes un acteur local engagé contre les discriminations et pour l'inclusion de la diversité ( emploi des jeunes, des seniors des travailleurs en situation de handicap).

Nos consultantes à La Réunion et à Mayotte seront heureuses de vous recevoir en agence pour étudier avec vous vos possibilités d'emploi.

POSTE / MISSIONS

Adecco recherche pour l'un de ses clients un(e) Assistant(e) d'Exploitation qui assurera la coordination administrative et organisationnelle des activités d'exploitation. Véritable interface entre les différents services et les clients, il/elle veillera à la bonne circulation des informations, à la planification des activités et au suivi des dossiers jusqu'à leur finalisation.

Rattachement hiérarchiqueSous la responsabilité de la Direction d'Exploitation et en lien direct avec les équipes ADV, les infographistes et les techniciens.

Organisation et planification

• Organiser, prioriser et planifier les tâches des infographistes.
• Assurer le suivi et la coordination des activités de production.
• Établir et mettre à jour les plannings de production de manière hebdomadaire.
• Veiller au respect des délais et des priorités opérationnelles.Suivi des dossiers clients
• Transmettre les éléments graphiques aux clients.
• Assurer le suivi des demandes de modifications.
• Obtenir et formaliser les validations clients.
• Garantir la bonne communication entre les clients et les équipes internes.Relation client et support administratif
• Assurer la communication commerciale avec les clients.
• Participer à l'accueil physique et téléphonique des clients.
• Apporter un soutien ponctuel aux équipes Administration des Ventes (ADV).
• Contribuer au maintien et à la qualité du standard téléphonique.Reporting et communication interne
• Assurer un reporting régulier de l'activité auprès de la hiérarchie.
• Communiquer efficacement avec les différents services de l'entreprise.
• Remonter les informations nécessaires aux responsables opérationnels.

PROFIL RECHERCHÉ

Compétences techniques

• Maîtrise des outils bureautiques : Outlook, Word et Excel.
• Bonne connaissance des processus administratifs et commerciaux.
• Compréhension du cycle commercial :
• Devis
• Validation client
• Fiche de travail
• Bon de livraison
• FacturationCompétences comportementales
• Sens aigu de l'organisation et de la gestion des priorités.
• Excellentes qualités relationnelles et de communication.
• Bon niveau d'expression orale et écrite.
• Rigueur, autonomie et réactivité.
• Capacité à travailler en équipe et en coordination avec plusieurs interlocuteurs.
• Adaptabilité et facilité d'intégration.
• Dynamisme et motivation.Formation et expérience
• Formation de niveau Bac à Bac+2 en gestion administrative, assistanat de gestion, commerce ou équivalent.
• Une première expérience sur un poste administratif, de coordination ou d'assistanat sera appréciée.Qualités recherchées
• Sens du service client.
• Esprit d'initiative.
• Polyvalence.
• Gestion des priorités et respect des délais.
• Aisance relationnelle.Objectif du poste : garantir la fluidité des échanges entre les différents acteurs de l'exploitation et contribuer à la bonne organisation des opérations tout en assurant un suivi administratif de qualité.

Savoir-faire Demandés

• Analyser les données et leur qualité
• Arbitrer entre plusieurs sources
• Détecter et traiter les anomalies

Savoir-être Demandés

• Adaptabilité
• Ecoute
• Efficace
• Imaginatif
• Observateur