Assistant(e) Administratif(e) - H / F

ENSIO; Flins-sur-Seine; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise dynamique recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour gérer l'accueil, le suivi des courriers et l'assistance administrative. Dans cette fonction, vous serez le lien entre les différents collaborateurs, en assurant un service de qualité et en participant à l'atteinte des objectifs de l'entreprise. Vous devrez faire preuve de rigueur, d'organisation et d'une excellente communication. Si vous êtes proactif(ve) et aimez travailler dans un environnement varié, cette opportunité est faite pour vous. Rejoignez une équipe engagée et contribuez au succès de l'entreprise.

Qualifications

• 3 ans d'expérience dans l'administration d'entreprise.
• Maîtrise des logiciels de bureautique et capacités rédactionnelles.

Responsabilités

• Gérer l'accueil téléphonique et les courriers de l'entreprise.
• Assister les conducteurs de travaux et le PDG dans les démarches administratives.
• Suivre la flotte de véhicules et gérer les documents administratifs.

Connaissances

Communication

Rigueur

Organisation

Proactivité

Capacité d'adaptation

Confidentialité

Formation

Diplôme de niveau BAC

Expérience professionnelle équivalente

Outils

Logiciels bureautiques

Description du poste

ASSISTANCE A LA GESTION ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE

• Réaliser l’accueil téléphonique de l’entreprise et la redirection des appels vers les bons interlocuteurs
• Accueillir les visiteurs
• Réceptionner les courriers / colis de l’entreprise et les transmettre aux collaborateurs concernés
• Gérer et suivre les courriers administratifs / documents adressés à l’entreprise
• Déposer au bureau de poste les courriers à envoyer
• Assister les conducteur(rice)s de travaux, le(a) Responsable QSE et le PDG avec les demandes d’achats
• Réaliser les démarches administratives auprès des fournisseurs (ouverture de compte, suivi de la facturation, etc.)
• Réunir et suivre la documentation administrative relative aux fournisseurs et sous-traitants
• Passer et assurer le suivi des commandes / contrats aux fournisseurs, prestataires
• Traiter les bons de livraison et les factures des fournisseurs, prestataires
• Gérer et suivre la flotte de véhicules et d’engins de l’entreprise (enregistrement, documentation, assurance, réparations, sinistres, etc.)
• Assurer le suivi des contraventions reçues
• Mettre à disposition du personnel les trames vierges de documents, les documents d’information, convocations aux formations, etc.
• Participer à l’accueil des nouveaux salariés et apprentis / stagiaires et à la tenue du dossier du personnel (alimente le dossier RH, fournit et crée les documents nécessaires, etc.)
• Réceptionner et vérifier les notes de frais.

AUTRES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

• Participer à l’atteinte des objectifs qualité, sécurité, santé et environnement de l’entreprise
• Appliquer et faire appliquer les dispositions du système de management QSSE de l’entreprise
• Consulter le(a) Responsable QSE, en cas de besoin d’introduction de tout nouveau formulaire / modèle de document, mode opératoire ou procédure dans le système

Profil recherché

Dans le cadre de votre fonction d'assistant(e) administratif(ve), vous êtes sous la responsabilité de l’Assistant(e) de direction. Vous êtes en interface avec l’ensemble des salariés de l’entreprise.

Savoir Faire : Utilisation des modes de communication (téléphonie, messagerie, agenda électronique). Analyse et gestion des demandes d’information. Maîtrise des logiciels bureautiques. Capacités rédactionnelles en français / portugais.

Savoir être : Rigueur, organisation. Capacité d'adaptation pour faire face à des situations et des publics variés. Sens du contact et de la communication. Proactivité, discrétion et sens de la confidentialité.

Qualification : Diplôme de niveau BAC ou formation / expérience professionnelle équivalente (expérience de 3 ans dans l’administration d’entreprise).

La maîtrise des logiciels de bureautique est nécessaire.