Assistant(e) administratif Direction juridique-institutionnel & Direction opérationnelle H/F

Cci Paris Idf; Lorient; Hybrid; EUR 33,000 - 39,000; Full time

Job summary

La Chambre de Commerce et d’Industrie du Morbihan recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour assurer la gestion administrative des directions juridique-institutionnel et opérationnelle. Vous gérez les dossiers, préparez les documents et assurez l’interface avec les partenaires internes et externes.

Ce poste, en forfait jour sur 18 mois, exige autonomie, discrétion et rigueur, avec une expérience en assistanat de direction et une sensibilité au domaine juridique.

Qualifications

• Bac +2 à Bac +3 en assistanat de direction ou équivalent.
• Expérience en assistance de direction, management ou service.
• Sensibilité au domaine juridique appréciée.
• Expérience dans un environnement institutionnel/public serait un atout.

Responsibilities

• Gérer les dossiers du service juridique: marchés publics, assurances, sinistres, contentieux, conventions, RGPD, sociétés et associations.
• Gérer registres et documents: règlement intérieur, délégations de signature, suivi des membres CCI, représentations, compliance, déclarations d’intérêt, déclarations HATVP, élections consulaires.
• Rédiger ou relire, saisir et mettre en forme notes, courriers, présentations, comptes rendus, tableaux de suivi.
• Assurer les échanges et formalités avec services internes, entreprises, assureurs, professionnels juridiques et partenaires.
• Organiser réunions et instances (AG, délégations, groupes de travail) et assurer le secrétariat du service.
• Assurer la gestion administrative et organisationnelle de la direction opérationnelle et l’interface entre les directions.
• Gérer l’agenda, les déplacements et les imprévus de la Directrice Opérationnelle.
• Centraliser et diffuser les informations relatives au fonctionnement des services et suivre les dépenses.
• Préparer les documents administratifs (courriers, notes, comptes rendus, tableaux de bord).
• Organiser logistique des réunions, événements et déplacements professionnels.
• Suivre les dossiers, courriers et factures, et classer/archiver dans le respect des procédures.

Skills

Gestion administrative

Rigueur organisationnelle

Bonne rédaction

Discrétion professionnelle

Aisance relationnelle

Education

Bac +2 à Bac +3 en assistanat de direction

Tools

Suite Office

Job description

Assistant(e) administratif Direction juridique-institutionnel & Direction opérationnelle H/F

Description du poste

Convention collective/emploi conventionnel

Domaine d'activité

Intitulé du poste

Assistant(e) administratif Direction juridique-institutionnel & Direction opérationnelle H/F

Assurer la gestion administrative de la Direction Juridique-Institutionnel :

• Gérer la tenue, le suivi et la mise à jour des dossiers du service juridique: marchés publics, assurances, sinistres, contentieux, conventions, relais RGPD, sociétés et associations.
• Gérer la tenue, le suivi et la mise à jour des registres et documents institutionnels: règlement intérieur et ses annexes, délégations de signature, suivi des membres CCI, représentations extérieures, compliance, déclarations d’intérêt, déclarations HATVP, élections consulaires.
• Assurer la rédaction ou relecture, saisie et mise en forme de documents tels que notes, courriers, présentations, comptes-rendus, tableaux de suivi.
• Assurer les échanges, transmissions et formalités avec les services internes, les entreprises, les assureurs, les professionnels juridiques, les partenaires…
• Gérer l’organisation de réunions et contribuer à certaines instances comme les assemblées générales annuelles de la CCI.
• Assurer le secrétariat du service Juridique-Institutionnel

Assurer la gestion administrative et organisationnelle de la Direction Opérationnelle

• Gérer l'agenda de la Directrice Opérationnelle : planification des rendez-vous, arbitrage des priorités, organisation des déplacements et gestion des imprévus.
• Organiser et coordonner les réunions et instances de travail (entretiens, réunions de délégation, collégiales, groupes de travail, etc.) : préparation des ordres du jour, constitution des dossiers, convocations, relances et suivi des actions.
• Assurer un rôle d'interface entre la Direction Opérationnelle et les interlocuteurs internes et externes, en garantissant la bonne circulation des informations.
• Centraliser, traiter et diffuser les informations relatives au fonctionnement des services (demandes, signalements, réclamations, dysfonctionnements et propositions d'amélioration).
• Rédiger et mettre en forme les documents administratifs nécessaires à l'activité de la Direction Opérationnelle : courriers, notes, comptes rendus, présentations, tableaux de bord et supports de suivi.
• Assurer l'organisation logistique des réunions, événements et déplacements professionnels : réservation de salles, transports, hébergements, restauration et préparation des supports nécessaires.
• Assurer le suivi administratif des dossiers de la Direction Opérationnelle : gestion des courriers et courriels, suivi de certaines dépenses et factures, mise à jour des outils de pilotage, classement et archivage des documents, dans le respect des procédures internes et des règles de confidentialité

Assurer la gestion administrative du dispositif de prêts CCI Croissance et du suivi de l’évènement Oscars du Morbihan

Profil recherché

Bac +2 à Bac +3 en assistanat de direction, gestion administrative, gestion PME/PMI ou équivalent.

Expérience significative sur un poste d'assistant(e) de direction, assistant(e) de manager ou assistant(e) de service.
Une expérience dans un environnement institutionnel, associatif, consulaire ou public constituerait un atout.
Une sensibilité ou une première expérience dans le domaine juridique est appréciée.

Compétences techniques

Maîtrise des techniques d'assistanat et de gestion administrative.
Excellentes capacités d'organisation et de gestion des priorités.
Très bonnes qualités rédactionnelles et maîtrise des outils bureautiques.
Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément dans le respect des délais.
Connaissance de l'environnement institutionnel et intérêt pour le domaine juridique

Savoir être – Savoir-faire

Rigueur et sens de l'organisation.
Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
Autonomie et capacité d'initiative.
Aisance relationnelle et sens du service.
Réactivité et capacité à rendre compte.

Type de contrat

Forfait jour

Durée du contrat (en mois)

18 mois

Temps de travail

Date de prise de fonction souhaitée

Informations supplémentaires

Catégorie socio professionnelle

Agent de maîtrise

Déplacement

Télétravail

Fourchette de salaire brut annuel minimum et maximum (K€)

selon profil

• titres restaurant
• mutuelle d'entreprises
• Télétravail

Localisation du poste

Lieu de travail

Critères candidat

Niveau d'études

Expérience requise

Informations générales

Entité de rattachement de l'offre

La Chambre de Commerce et d'Industrie du Morbihan mobilise toutes ses énergies afin d'accélérer la performance économique des entreprises issues des secteurs du commerce, de l'industrie ou des services.

Forts de la confiance que nous accordent nos 41 000 entreprises ressortissantes, de notre expertise globale et sectorielle, de notre maîtrise d'équipements structurants et de notre organisation, nous intervenons comme partenaire privilégié des entreprises, mais aussi des autres institutions du département.

Nos atouts :

• L'esprit entrepreneurial d'élus impliqués œuvrant pour l'intérêt général
• Des collaborateurs aptes à anticiper et à répondre aux besoins des entrepreneurs : formation, veille sectorielle, projets de zones d'activités ou d'infrastructures, initiatives de regroupements de commerces ou d'industries, accompagnements ciblés...
• Des interventions déterminantes lors des étapes clés de la vie des entreprises : création, croissance, conjonctures difficiles, transmission...

Ces contributions bénéficient in fine à tous les morbihannais et à leur environnement, en rendant le tissu économique plus attractif et plus performant.