Assistant(e) administrati(ve) en alternance

Ce poste correspond à un premier niveau d’encadrement et a pour rôle de coordonner le travail entre les bénéficiaires, les intervenants et le responsable d’agence.

L'assistant administratif est chargé, au quotidien, de s’assurer que les moyens de production sont en adéquation avec les besoins du service.

A ce titre, il est garant de la bonne planification des salariés, de l’optimisation des ressources et de l’information immédiate des clients et salariés.

Il veille au traitement de tout événement pouvant modifier le bon déroulement des prestations ainsi qu’à la qualité de service rendu.

Il gère les relations avec les prescripteurs.

Responsabilités :

Le poste nécessite d’assumer les responsabilités suivantes sans que cette liste soit exhaustive :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique Client
• Assurer la promotion des services proposés et le conseil client
• Assurer le suivi qualité et la satisfaction client : Evaluer les besoins, mise en place des prestations, visite de contrôle
• Assurer la tenue des dossiers dans le respect des process
• Assurer la gestion des plannings et la transmission des informations aux salariés
• Rédiger les correspondances commerciales, les devis, contrats, avenants, factures, courriers
• Tenir à jour les données clients dans XIMI
• Assistance au responsable d'agence dans la prospection commerciale auprès des particuliers et des professionnels
• Effectuer un suivi précis des tâches en cours et de leurs échéances / gestion des priorités
• Assurer une communication transverse avec la responsable RH et la Direction
• Suivi de la télégestion
• Diffusion d'offres de poste
• L'utilisation des logiciels de planification et notamment Ximi serait un plus.
• Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint), messagerie Outlook, maîtrise de la langue française écrite