Assistant du directeur général — H/F

ASM 13; Île-de-France; On-site; EUR 31,000 - 41,000; Full time

Benefits offered by this job

Cuisine d’entreprise / Carte repas 9,5

Titre de transport 50% pris en charge

Mutuelle et avantages CSE

2 jours ASM13 supplémentaires/an

Job summary

ASM 13 recherche un(e) Assistant(e) du Directeur Général en CDI temps plein. Vous assurez le secrétariat du DG, la coordination avec les services et l’organisation des événements internes et des réunions du conseil et du comité médical.

Rémunération selon CCN 51 entre 31k€ et 41k€ brut par an, avec avantages et perspectives d’évolution. Poste situé près du métro Place d’Italie, Île-de-France.

Qualifications

• Gestion du secrétariat du Directeur Général et prise de note.
• Organisation des réunions et conseils d’administration (8/an) et assemblées générales (8/an).
• Suivi des astreintes et relations avec les services
• Gestion et suivi des dossiers administratifs et logistiquement liés au DGA

Responsibilities

• Assurer le Secrétariat du Directeur Général : gestion du courrier, prise de note, appels et rendez-vous, accueil des visiteurs.
• Organisation de différents évènements d’entreprise (CA, AG, Commission Médicale d’Établissement, déjeuners réunions des médecins chefs).
• Réalisation et planification des Ordre du Jour pour les comités mensuels et collégial médical.
• Gestion des astreintes médicales et transmissions des listes d’astreinte semestrielles.
• Suivi des internes et relations avec AP-HP et ARS; suivi des congés payés et des dossiers patients.

Job description

Nous vous proposons d'intégrer l'équipe de la Direction Générale dans le cadre d'un CDI temps plein à pourvoir dès que possible.

Au sein de la Direction Générale, l'Assistant(e) du Directeur Général doit être en mesure d’assurer les tâches confiées sous délégation. Il/Elle doit travailler en liaison et coordination avec les différents services, afin d’organiser au mieux le secrétariat de la direction générale.

Vos missions principales seront :

• Assurer le Secrétariat du Directeur Général :
  • Gestion du courrier, prise de note, gestion des appels et rendez-vous, accueil et orientation des visiteurs, etc.
• Organisation de différents évènements d’entreprise :
  • Réunion du Conseil d’Administration et Assemblée Générale (8/an) :
    • Participation et rédaction du compte-rendu
  • Commission Médicale d’Établissement (8/an) :
    • Organisation, réalisation Ordre du Jour et organisation ponctuelle de vote.
  • Organisation des déjeuners réunions des médecins chefs de service du DPA (1/mois).
  • Organisation d’autres évènements ponctuels
• Réalisation des différents Ordre du Jour et leur planification :
  • Comité de Direction Générale élargi : 1 par mois
  • Comité de Direction Générale restreint : 1 par mois
  • Comité de Direction Adultes : 1 par mois
  • Collège médical : 2 par mois
• Gestion des astreintes :
  • Astreintes médicales : planification et envoi d’une liste d’astreinte établie en fonction des souhaits des participants (30pers), action semestrielle.
  • Gardes et astreintes hebdomadaires : diffusion des listes aux responsables d’unité.
• Suivi Internes, Médecins Assistants et Docteur Junior :
  • Relations avec l’AP-HP et l’ARS.
  • Demande d’agréments.
  • Suivi sur PAPS Ile de France.
  • Suivi des internes :
    • Arrivée : création Windows, Cortexte et formation Cortexte.
    • Suivi congés payés pour transmission à l’AP-HP.
  • Suivi avec le GHU des médecins assistants, ainsi que leur recrutement.
• Rapport d’activité annuel de l’ASM 13 :
  • Suivi de la réalisation du rapport d’activité dans chaque service.
  • Mise en forme du document final.
  • Collaboration avec l’Atelier Thérapeutique pour l’impression finale.
  • Diffusion.
• Autres :
  • Recensement des souhaits de congé durant les période scolaire (médecins DPA, encadrement des différentes directions).
  • Gestion et suivi des demandes d’accès aux dossiers patients, selon la loi 2002.303 du 04 Mars 2002. (40 à 50 dossiers par an).
• En lien avec l’assistant(e) du Secrétariat Général et assistante DGA :
  • Gestion de dossiers en lien avec l’assistant(e) du Secrétariat Général
  • Remplacement des respectifs secrétariats pendant les congés ou absences.

Ce profil de poste n’est pas exhaustif et sera adapté en fonction des évolutions de l’Association.

Autres informations

Rémunération selon CCN 51 entre 31k€ et 41k€ incluant la reprise à 100% de votre ancienneté et l'indemnité SEGUR de 238 € brut /mois + prime décentralisée

Vous avez accès aux séminaires et colloques de notre organisme de formation Psy 13

Vous avez droit à la carte restaurant à 9.50€/repas, pause déjeuner incluse dans votre temps de travail, prise en charge à 50% de votre titre de transport

Vous bénéficiez de la mutuelle, avantages du CSE, 2 jours ASM13 supplémentaires/an

Votre lieu de travail : situé à proximité du métro Place d'Italie (ligne 5.6 et 7) + CC Italie 2