Assistant du délégué à la Communication (H/F)

BNF; Paris; Sur place; EUR 26 000 - 31 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution culturelle de premier plan recherche un assistant pour soutenir le directeur de la communication. Ce rôle clé implique la coordination des informations, la gestion des documents, et l'organisation des réunions. Vous serez au cœur des activités de communication, contribuant à la visibilité de l'établissement à travers divers supports. Si vous êtes organisé, discret et doté de solides compétences relationnelles, cette opportunité vous permettra de jouer un rôle essentiel dans la promotion de la culture et des événements. Rejoignez une équipe dynamique et engagez-vous dans un environnement stimulant où votre contribution fera une réelle différence.

Qualifications

• Connaissance de l'anglais appréciée et orthographe irréprochable.
• Pratique des outils informatiques et qualités relationnelles.

Responsabilités

• Coordination et traitement de l'information pour le directeur de la communication.
• Gestion de l'agenda, des déplacements et des réunions.

Connaissances

Qualités relationnelles

Sens de la communication

Organisation

Discrétion

Capacité d'anticipation

Formation

Diplôme en secrétariat ou administration

Outils

Microsoft Word

Microsoft Excel

Microsoft PowerPoint

Lotus Notes

Description du poste

Assistant du délégué à la Communication (H/F)

• Référence du poste : 0050
• Catégorie : B
• Emploi de référence : Secrétaire / assistant administratif
• Spécialité professionnelle : Assistant de direction
• Durée du contrat : 3 ans
• Fondement du contrat : L332-1
• Fourchette de rémunération : entre 26 777 et 30 960 € brut annuel
• À pourvoir à compter du : 06/01/2025

Missions et activités permanentes

L'assistant(e) du directeur de la communication assure :

• La coordination et le traitement de l'information
• La relecture des différents documents édités par la direction pour validation : dossiers et communiqués de presse, dépliants, flyers, etc.
• La gestion de l'agenda et des déplacements du directeur
• La préparation et l'organisation des réunions (rassemblement des informations et des documents pour la constitution des dossiers correspondants)
• La gestion des appels téléphoniques
• La gestion du courrier (frappe et mise en forme et suivi) et des courriels, notamment de la boîte mail générique de la direction à la communication
• Le suivi et la coordination des circuits de validation des documents
• Le classement et le suivi des dossiers du directeur
• L’accueil et l’accompagnement des nouveaux arrivants et des stagiaires
• Il / elle est amené(e) à participer aux réunions avec les responsables de secteurs de la direction et à établir les relevés de décisions et comptes rendus
• Assurer la coordination ainsi que le suivi des décisions

Il / elle assure, en étroite collaboration avec le directeur de la communication :

• Le rôle de correspondant informatique et logistique de proximité de la direction
• La gestion du temps et des activités (GTA) de tous les personnels de la direction
• La gestion de GAIA (Gestion, administration des identités et des attributs)
• La gestion des dépenses et recettes de communication (commandes, suivi de facturation, etc.)
• Le suivi, en général de toutes les actions administratives concernant la direction (juridique, financier, ressources humaines…)

Environnement professionnel

La direction à la Communication a pour mission d’informer les publics et les agents de la Bibliothèque nationale de France sur ses services, l’actualité de ses collections, la programmation de ses événements culturels, et plus généralement la vie de l’établissement. Elle met en place des actions qui visent à accroître la visibilité et à valoriser l’image de la Bibliothèque. Elle joue un rôle de conseil stratégique et pilote le déploiement de la communication de l’établissement, avec pour objectif constant de promouvoir l’action de la BnF auprès de ses divers publics, des professionnels, des partenaires institutionnels et des médias.

Structurée en 5 services - Presse et partenariats médias, Coordination internet et réseaux sociaux, Editorial, Graphisme et identité visuelle, Communication interne -, la direction à la Communication contribue via une grande diversité de supports au rayonnement de la Bibliothèque nationale de France, de ses collections, de ses missions et de ses métiers.

Liaisons hiérarchiques

Directeur de la communication et son adjoint.

Liaisons fonctionnelles

Chef.fes de service de la direction à la communication, Secrétariat et cabinet du Président et du Directeur général de l'établissement, Secrétariat des directions de l'établissement, Ensemble des agents de la direction à la Communication et de l'établissement, Interlocuteurs externes (ministères, etc.)

Activités spécifiques

En complément de ses activités d'assistanat, il / elle peut être amené(e) à épauler l’équipe en charge de la communication événementielle, des partenariats institutionnels et du protocole dans l’organisation des événements (vernissage, cérémonies officielles, etc.).

Compétences requises

Savoirs :
Connaissance de l'anglais appréciée
Orthographe irréprochable
Bonne connaissance de l'établissement et de son fonctionnement

Savoirs faire :
Pratique des outils informatiques (word, excel, powerpoint, lotus notes)

Savoirs être :
Qualités relationnelles, sens de la communication et du travail en équipe
Discrétion
Sens de l'organisation.
Maîtrise des délais, capacité d'anticipation, réactivité.

Spécificités du poste / contraintes / sujétions

Sujétion :
Travail possible en soirée épisodiquement

Rémunération

Pour les agents titulaires : il sera fait application des règles de gestion RIFSEEP applicables au sein de l'établissement en tenant compte du corps d'accueil mentionné sur la fiche de poste.

Pour les agents contractuels : la rémunération sera déterminée en prenant en considération, notamment les précédentes fonctions occupées, la qualification requise pour l'exercice de la fonction, la qualification détenue par le candidat ainsi que son expérience professionnelle sur un poste équivalent à celui à pourvoir.

=> Assistant du délégué à la Communication : Rémunération comprise entre 26 777€ et 30 960 € bruts/an

Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le Ministère de la Culture et ses établissements publics s’engagent à promouvoir l’égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans leurs activités de recrutement. Une cellule d’écoute, d’alerte et de traitement est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l’objet d’une rupture d’égalité de traitement.

Tous les postes du Ministère de la Culture et de ses établissements sont ouverts aux personnes reconnues comme travailleurs handicapés.

Contacts

• Patrick BELAUBRE
  Délégué à la Communication
• Recrutement
  service Recrutement, mobilité, innovation sociale
• Jérôme LE SCANFF
  Adjoint au délégué à la Communication et responsable de la communication externe, chef du service graphisme et identité visuelle
• Laurent BORDENAVE
  Chef de mission RH - Correspondant transverse des ressources humaines