Assistant du chef de service Administration Ressources - MDS de Nemours F/H (Nouvelle fenêtre)

TN France; Nemours; Sur place; EUR 24 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

Une opportunité passionnante pour un assistant au sein d'une administration dynamique, où vous jouerez un rôle clé dans l'organisation et le suivi des activités. Vous serez responsable de la gestion des plannings, de l'accueil des usagers et de la production de documents essentiels. Ce poste vous permettra de mettre en avant vos compétences en informatique et en communication tout en contribuant à un environnement de travail collaboratif. Si vous êtes polyvalent, rigoureux et avez un sens aigu du service public, cette position est faite pour vous.

Prestations

Titres restaurant

25 CA et 24 RTT

Parking gratuit

Prestations sociales et COS

Qualifications

• Compétences en gestion de dossiers et communication.
• Capacité à travailler en équipe et à gérer des situations difficiles.

Responsabilités

• Assister le chef de service dans ses missions quotidiennes.
• Gérer le courrier, plannings et accueil des usagers.
• Produire et analyser des données statistiques.

Connaissances

Maîtrise de l'outil informatique

Gestion des situations d'accueil difficiles

Organisation et rigueur

Connaissance des services médico-sociaux

Utilisation des logiciels métiers

Description du poste

Assistant du chef de service Administration Ressources - MDS de Nemours F/H (Nouvelle fenêtre), Nemours

Département de Seine et Marne

Qui sommes-nous ?

La Direction Générale adjointe de la Solidarité (DGAS) traite de toutes les questions allant de la protection maternelle et infantile, protection de l’enfance, aide aux personnes âgées et handicapées, en passant par l’emploi et la santé. A travers ces missions, elle œuvre au quotidien pour faire du Département un territoire de solidarité et de lutte contre les inégalités.

Vos missions

Sous la hiérarchie du Chef de l'Administration Ressources, l'assistante soutient ce dernier dans ses missions en matière d'organisation, de suivi de dossiers, de gestion, d'information, de communication, de classement et d'accueil. Vous serez en charge de :

1. Assister le chef de service dans l'ensemble de ses missions au quotidien.
2. Gérer le courrier, les plannings, les frais de déplacement, les fournitures, les badges d'accès et les imprimés.
3. Rédiger et mettre en forme les courriers et comptes rendus de réunion.
4. Assurer l'accueil physique et téléphonique du service, voire celui de la MDS en cas de besoin (renfort).
5. Produire et analyser des données statistiques.
6. Organiser et suivre les réunions.
7. Coordonner le secrétariat du service, accompagner les stagiaires et agents saisonniers.
8. Remplacer les autres secrétaires en cas d'absence.
9. Gérer toutes les demandes d'aides financières sur les fonds départementaux.
10. Être régisseur principal.
11. Gérer la Commission d'aides financières en rotation.
12. Savoir utiliser les logiciels métiers.
13. Représenter le chef de service lors de certaines réunions (informatives).
14. Venir en appui logistique aux agents de la MDS.
15. Préparer l'arrivée des nouveaux agents (habilitation/matériel).
16. Gérer le budget et les commandes en lien avec le Csar.
17. Elaborer des processus selon les besoins.
18. Gérer la messagerie électronique, les courriers, les parapheurs et les documents.
19. Diffuser des informations importantes relatives au fonctionnement de la MDS.
20. Gérer et suivre les plans de formation.

Votre profil

Vous possédez les compétences et qualités suivantes :

• Maîtrise de l'outil informatique.
• Connaissance des services et prestations de la MDS et des partenaires du secteur médico-social.
• Accueil, information et orientation des usagers.
• Savoir gérer des situations d'accueil difficiles.
• Maîtrise et présentation des écrits selon la charte graphique.
• Savoir gérer les agendas, dossiers, communications téléphoniques, transmissions, et en assurer le suivi.
• Aptitude à l'utilisation des logiciels métiers.
• Rigueur et organisation.

Vous faites preuve de polyvalence, de réactivité, de transversalité, avec un sens du service public, de l'accueil et de l'écoute. Vous avez une appétence pour le travail en équipe, la capacité à prendre du recul face à des situations sociales difficiles sans porter de jugement, et vous savez vous adapter en toute circonstance tout en étant discret(e) sur les informations recueillies.

Conditions d'éligibilité

Emploi permanent.

Nos avantages

• Titres restaurant
• 25 CA et 24 RTT (sur la base de 39h hebdomadaires)
• Parking gratuit
• Prestations sociales et COS

Nos engagements

Le Département est ouvert à la diversité et facilite l’accueil et l’intégration des travailleurs handicapés.