Assistant Direction Entreprises

LCL; Paris; Sur place; EUR 35 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une banque française à Paris recherche un(e) assistant(e) pour assurer la coordination interne et le bon fonctionnement de la Direction Entreprises. Le candidat idéal doit avoir un niveau Bac + 3 en gestion administrative et 3 à 5 ans d'expérience dans un poste similaire. Compétences requises incluent la discrétion, l'autonomie et les excellentes compétences relationnelles. Un savoir-faire sur le Pack Office est indispensable.

Qualifications

• Expérience sur un poste similaire souhaitée de 3 à 5 ans.

Responsabilités

• Assurer la coordination interne de la Direction.
• Être le point de contact pour toute question logistique ou administrative.
• Gérer les agendas et les déplacements.
• Contribuer à la communication interne et organiser divers comités.

Connaissances

Discrétion et respect de la confidentialité

Agilité intellectuelle et opérationnelle

Autonomie dans l'organisation du travail

Rigueur et fiabilité

Excellentes compétences relationnelles

Sens du service et orientation client

Formation

Bac + 3 / L3 en gestion administrative

Outils

Pack Office (Word, Excel, PowerPoint)

Outils collaboratifs (Teams)

Logiciel EASY (Achats de prestation)

Description du poste

Missions

Rattaché(e) au Directeur de la Direction Entreprises Paris Grand Est (DE PGE), vous assurez les activités de coordination interne de la Direction et contribuez activement à son bon fonctionnement ainsi qu'à la fluidité de ses activités internes.

En tant qu'Assistant(e), vos principales missions s'articulent autour des axes suivants :

• Vie de la Direction
• Veiller au bon fonctionnement quotidien de la Direction Entreprises;
• Être le point de contact interne pour toute question logistique, administrative ou organisationnelle;
• Assurer l onboarding des nouveaux collaborateurs (internes / externes) et les premiers pas (remise du livret d accueil (BEIGF & D.E.));
• Centraliser les demandes informatiques, téléphonie, badges (entrée / sortie, habilitations aux outils, organigramme, Trombinoscope, etc.);
• Organiser pour chaque nouvel arrivant un entretien de 30 mn environ avec D.E. / D.D. / D.S.C. dans les jours suivant son arrivée.
• Gestion des agendas de la DE
• Anticiper les éventuels conflits d'agenda, prise de RDV interne / externe,
• Être en lien avec les assistantes COMEX,
• Gérer les déplacements (priorisation des demandes, gestion des sollicitations externes, notes de frais, etc.)
• Support logistique et administratif
• Suivre les commandes d économie, et les demandes d intervention logistique ou immobilière.
• Gérer le processus de commande, de facturation et de règlement des prestations externes via Easy.
• Suivre le budget de fonctionnement, la flotte de véhicules, les délégations / pouvoirs, et les visites médicales.
• Gestion des accès et documentation
• Contrôler et mettre à jour les habilitations informatiques (accès aux outils, répertoires partagés et mise à jour des procédures d habilitation).
• Rédiger et suivre les pouvoirs et délégations des collaborateurs de la Direction Entreprises
• Organisation et animation interne
• Actualiser Organigramme & PTF, Cartes de démarche, Trombinoscope
• Gérer les bonnes pratiques documentaires (archivage et capitalisation de nos missions)
• Être force de proposition sur l animation d'équipe et le bien-être collectif.
• Contribuer à la communication interne et externe
• Organiser divers Comités, Plénières festive et non festive, Codir, etc.

Critères candidat

Niveau d'études minimum

Bac + 3 / L3

Formation / Spécialisation

Gestion administrative

Niveau d'expérience minimum

3 - 5 ans

Expérience

Expérience sur un poste similaire souhaitée

Compétences recherchées

• Discrétion et respect de la confidentialité
• Agilité intellectuelle et opérationnelle
• Autonomie dans l'organisation du travail
• Rigueur et fiabilité
• Excellentes compétences relationnelles
• Sens du service et orientation client

Outils informatiques

• Connaissances Pack Office (Word, Excel, PowerPoint)
• Utilisation d outils collaboratifs (Teams)
• Maîtrise du logiciel EASY (Achats de prestation) serait un plus
• Habitudes d utiliser des outils de gestion des demandes internes (type recrutement, facturation, etc.)