Assistant direction

Mission

Assurer des fonctions polyvalentes d'assistance de direction et réaliser des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures administratives de l’établissement.

Activités principales

1. Instruire les dossiers en vérifiant la régularité administrative, juridique et financière
2. Gérer les agendas et contrôler les échéances
3. Assurer le pilotage administratif des organes et instances de l’établissement (CA, CSA, CCP, Comités de direction) : calendrier, organisation des réunions, élaboration des comptes rendus et des procès-verbaux de séance
4. Contribuer à l’organisation des élections professionnelles
5. Rédiger des courriers, notes de services, communication ; en assurer la diffusion interne et externe
6. Répondre aux demandes d'informations des interlocuteurs internes et externes
7. Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans
8. Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
9. Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif
10. Préparer et organiser les réunions (convocations, comptes rendus, supports)
11. Organiser et assurer le suivi des déplacements professionnels (réservations, ordre de mission, état de frais)
12. Contribuer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines en appliquant les procédures dédiées
13. Organiser la gestion de l’évènementiel et le soutien logistique de l'activité et manifestations
14. Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion

Compétences principales

1. Maitrise impérative des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie)
2. Nécessité d'une grande polyvalence
3. Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
4. Travailler en équipe
5. Bonne capacité rédactionnelle
6. Mettre en œuvre des procédures et des règles applicables
7. Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
8. Une connaissance de la gestion des ressources humaines et financière des établissements publics de l’enseignement supérieur serait un plus

Aptitudes requises

1. Discrétion et confidentialité
2. Sens de l’organisation et capacité à gérer les priorités
3. Sens relationnel et esprit d’équipe
4. Aptitude à la veille règlementaire
5. Esprit d’analyse et de synthèse
6. Rigueur, fiabilité
7. Réactivité et adaptabilité
8. Savoir rendre compte

Modalités de candidature

1. Poste à pourvoir à compter du 1er juin 2025
2. Poste ouvert aux personnels titulaires de catégorie B
3. Accueil en mutation, détachement, mise à disposition
4. CV et lettre de motivation à adresser à : recrutement@cines.fr avant le 2 mai 2025
5. Plus d’informations : https://www.cines.fr