Assistant des élus H/F

Poste n°202

SECRETARIAT DES ELUS

Cadre d’emploi : Adjoint administratif

Catégorie : C

Supérieur hiérarchique : N+1 Cheffe de Cabinet de Madame La Maire

Au cœur de la Métropole de Lyon, Vaulx-en-Velin, 57 000 habitants, est une ville jeune en plein développement urbain, démographique et économique. Engagée dans un projet de renouvellement urbain ambitieux, elle est un territoire d’innovation éducative et culturelle. Placé-e sous la responsabilité de la Cheffe de Cabinet, vous êtes chargé-e du secrétariat de plusieurs élu-e-s.

Les missions principales :

Au sein du secrétariat des élus, les missions suivantes vous seront confiées :

1. Tenue des agendas
   Ensemble des rencontres/réunions auquel l’élu doit se rendre dans le cadre de son mandat : conseils d’école, commissions de sécurité, conférences de la majorité, conseils municipaux, conseils d’administration, etc.
2. Dates des manifestations dont les informations sont précisées dans le journal municipal, calendrier du service des sports, invitations reçues ou autres supports (avec l’accord de l’Elu).
3. Toute autre date à la demande de l’Elu (rencontre habitants, associations, services Villes …).
4. Suivi des demandes de représentation de Madame la Maire.
5. Accueil physique et téléphonique.
6. Réponse téléphonique et transmission des messages aux Elus. Suivi des messages.
7. Renseigner, orienter ou relayer les demandes.
8. Courrier
   Récupération puis diffusion du courrier reçu. Suivi des courriers demandant une réponse de l’Elu ou du Service concerné. Contrôle des courriers soumis à la signature des élus, suivi des parapheurs.
9. Dossiers
   Préparation et suivi de dossiers à la demande de l’élu. Classement des dossiers et autres documents.
10. Déplacements
    Gestion des déplacements (réservation transport, hôtel, etc.) en lien avec le Cabinet.
11. Autres missions
    Participation à la mise sous pli de documents de communication. Suivi de la logistique (organisation de réunion, réservation de salles).

Connaissances et aptitudes requises :

• Maîtrise des outils de bureautique.
• Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités.
• Rigueur et sens de l’organisation.
• Souplesse et réactivité.
• Qualités relationnelles.
• Bonne expression orale.
• Respect des obligations de discrétion et confidentialité.
• Goût pour le travail en équipe.

Profil :

Formation en Secrétariat (Bac pro ou équivalent).

Conditions de travail :

Temps de travail annualisé sur la base de 1607 heures.

Rémunération :

Traitement indiciaire afférent au cadre d’emploi ; NBI (pour les titulaires) ; Régime indemnitaire ; 13ème mois (conditions de la délibération) ; œuvres sociales sous condition ; tickets restaurant.

Ce poste est ouvert aux demandeurs d’emploi en situation de handicap – aux demandeurs d’emploi reconnus bénéficiaires de l’obligation d’emploi de travailleurs handicapés (BOETH).