ASSISTANT DE SOUS-DIRECTION (H/F)

ARS; Lille; Hybride; EUR 22 000 - 27 000; Plein temps

Résumé du poste

Une agence régionale de santé à Lille recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour rejoindre son équipe. Le candidat idéal aura un Bac+2 en secrétariat et au moins 4 ans d'expérience. Les responsabilités incluent la gestion des courriers, l'accueil téléphonique et l'organisation des réunions. Le poste est à temps plein avec des horaires variables et possibilité de télétravail après la formation. Salaire entre 22 et 27 K euros annuels bruts.

Prestations

CSE

Complémentaire santé

Qualifications

• 4 ans d'expérience dans un poste similaire.
• Expérience indispensable dans le domaine de l'assistance administrative.
• Rigueur, précision et réactivité sont obligatoires.

Responsabilités

• Gérer les courriers entrants et en assurer le suivi.
• Organiser l'agenda de la sous-directrice et des responsables.
• Assurer la suppléance des secrétariats en période de congés.

Connaissances

Assurer un accueil téléphonique

Gestion administrative du courrier

Planification des tâches et gestion des priorités

Formation

Bac+2 ou équivalents en Secrétariat

Description du poste

Rattaché(e) à la sous-Directrice Démographie, formation et gestion des ressources humaines du système de santé, l'assistant(e) est particulièrement en charge de :

MISSION 1 : Assistant(e) de la Sous-DirectionSur l'accueil de la sous-direction :- Accueil physique et téléphonique- Orientation des différents interlocuteurs- Gestion des réunions avec les partenaires extérieurs (planification, organisation logistique)- Suivi des échéances de la sous-direction- Mise à jour du suivi des instancesSur la gestion des courriers et parapheurs :- Gestion du courrier entrant dématérialisé (GED) de l'ensemble de la sous-direction en lien avec la sous-directrice et les 3 responsables de services en :o Assurant la répartition de l'ensemble des courriers entrant à chaque agent de la sous-directiono Assurant le suivi des réponses apportéso En apportant son aide à la rédaction de courrier de réponse « standardisé »- Gestion des parapheurs électroniques (GED) de l'ensemble de la sous-direction en lien avec la sous-directrice et les 3 responsables de services en :o Veillant à l'envoi (électronique ou papier) des courriers validés et signésso Veillant à l\'archivage des courriers envoyés- Gestion des courriers recommandésSur le suivi des questions logistiques :- Organisation des déplacements de la sous-directrice et des responsables de service et suivi du remboursement des frais avancés si nécessaire.- Réalisation de bons de commandes de fournitures et consommables en veillant au respect de l'enveloppe budgétaire.- Information de la sous-directrice des plannings des congés de la sous-direction.Sur la gestion des demandes spécifiques à la sous-direction :- Enregistrement des contrats CPAM- Création des FINESS des structures d'exercice coordonné- Suivi des décisions de suspension immédiate prises par le DG ARS- Suivi des inscriptions au FIJAISMISSION 2 : Assistant(e) de la Sous-DirectriceAssiste la sous-directrice et les responsables de service dans l'exercice de leurs fonctions :- Gestion de l\'agenda de la sous-directrice (organisation des réunions, en visioconférence et/ou en présentiel, rendez-vous avec les partenaires extérieurs, entretiens bilatéraux, etc.) en veillant à une fluidité du planning.- Transmission des informations en interne et externe des instructions de la sous-directrice.MISSION 3 : Mission de suppléance / renfortAssure la suppléance du secrétariat DOS Direction, notamment en période de congés, selon l'organisation établie par la Direction entre les assistantes présentes sur le site de LilleAppui aux secrétariats DOS (courriers, accueil partenaires et installations de salles de réunions, etc.) du site de Lille (sous-directions et pôle de proximité du Nord), notamment en période de congés, dans une logique de solidaritéSpécificités liées au poste :-Poste à temps plein-réactivité importante-multiples partenaires extérieurs-Horaires tardifs possibles-Télétravail possible 1 journée par semaine après une période de formationQualité de vie à l\'ARS:-Accompagnement à la prise de poste-Horaires variables (conciliation vie privée/professionnelle)-Aménagement poste de travail adapté possible (dont RQTH)-Prestations comité d\'agence.La fiche de poste complète est consultable sur notre site internet

Type de contrat CDD - 12 Mois
Contrat travail Durée du travail 39H/semaineTravail en journée
Conditions de travail En contact avec du public
Possibilité de télétravail
Santé publique
Salaire

• CSE
• Complémentaire santé
• Rémunération selon expérience, entre 22 et 27 K euros annuels bruts

Déplacements Déplacements: Ponctuels

Profil souhaité

Expérience

• 4 An(s) Cette expérience est indispensable
• Bac+2 ou équivalents Secrétariat assistanat Cette formation est indispensable

Compétences

• Assurer un accueil téléphonique
• Gestion administrative du courrier
• Planification des tâches et gestion des priorités

Savoir-être professionnels

• Avoir l\'esprit d\'équipe
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Faire preuve de réactivité

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d\'activité : Administration publique (tutelle) de la santé, de la formation, de la culture et des services sociaux, autre que sécurité sociale

Employeur

250 à 499 salariés

Les Agences Régionales de Santé (ARS) sont en charge de décliner les orientations nationales définies par le Ministère de la Santé dans la stratégie nationale de santé et ce à l échelon régional, tout en tenant compte des spécificités de celui-ci.Elles veillent ainsi au respect de la réglementation et accompagnent les partenaires et structures de terrain (Etablissements de santé, structure et service médico-sociaux, acteurs de la prévention ) en contact des usagers.

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