Assistant de service H/F

Ville de Nantes; Nantes; Sur place; EUR 18 000 - 22 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Carte restaurant

Abonnements transports 75%

Mutuelle santé et prévoyance

COS

Aides à la famille (CESU)

Résumé du poste

Ville de Nantes recherche un Assistant de service pour le BATII - Direction Atelier Exploitation Énergie. Vous assisterez le responsable dans l'organisation, le suivi RH et les dossiers du service énergie.

Vous gérerez l'accueil, la planification, les documents techniques et le lien avec les agents. Poste en CDI/fonctionnaire ouvert aux contractuel·le·s, télétravail possible.

Qualifications

• Maîtrise des techniques d'accueil et de secrétariat.
• Maîtrise des outils bureautiques usuels et rédaction de documents.
• Organisation et anticipation des tâches, sens du relationnel.

Responsabilités

• Gérer l'agenda et la messagerie du responsable et des encadrants.
• Organiser des rdvs, réunions et leur logistique (matériel, salle, déplacement).
• Préparer des dossiers et diffuser divers documents (courriers, notes, CR, présentations).
• Suivre les informations internes et mettre à jour les espaces collaboratifs.
• Accueillir physiquement et téléphoniquement, et effectuer des missions administratives.

Connaissances

Accueil

Secrétariat

Suivi RH

Bureautique

Outils

Excel

Word

PowerPoint

Calc

Writer

Impress

Description du poste

BATII - Direction Atelier Exploitation Énergie Livraison Événementiel

Description du poste

Intitulé du poste

Assistant de service H/F

Nature de l'emploi

Fonctionnaire (ouvert aux contractuel.le.s)

Poste à pourvoir à partir du

Temps de travail

Rejoignez Nantes Métropole et participez activement au développement d'une métropole dynamique et innovante !

Le département du BATII est chargé de la maintenance, de la conservation et du développement du patrimoine municipal et métropolitain. Le
service Énergie est composé de 12 agents répartis autour de 3 secteurs et 1 mission : la gestion des contrats d'énergie et fluides, l'expertise énergétique, les énergies renouvelables et la stratégie.

Description du service et du poste

Rattaché·e au responsable de service, vous apporterez une assistance administrative au responsable dans l'organisation de son activité et plus globalement au service en termes de ressources humaines, d'accueil, de coordination, de planification et de suivi de dossiers.

Vos activités :

- Assister le responsable et les collaborateurs du service :

• Gérer l'agenda et la messagerie du responsable de service et ceux des encadrants et chargés de mission au besoin,
• Organiser des rdvs, réunions et en assurer la logistique (réservation matériel, salle, déplacement, etc),
• Préparer des dossiers, mettre en forme, rédiger et diffuser divers documents (courriers, notes, compte-rendus, présentations, infos flash, etc.),
• Assurer le suivi des informations internes (veille presse, instances…) et mettre à jour les espaces collaboratifs.

- Assurer l'accueil physique, téléphonique et diverses missions administratives, en lien avec le collectif des assistantes de la direction

- Assurer des missions relai du service RH :

• Assurer l'accueil des nouveaux arrivants et le départ des agents (formation aux logiciels RH, matériels, fournitures, clés , badges...),
• Assurer le suivi du temps de travail des agents, des autorisations liées à la conduite de véhicules, etc.,
• Assurer le suivi des formations et habilitations des agents,
• Assurer la transmission de documents vers les agents,
• Assurer l'actualisation des documents de suivi RH.

- Assurer la gestion administrative de dossiers spécifiques du service :

• Suivre et actualiser les tableaux de bord sur les budgets annuels de l'énergie, bilans des consommations, revue de processus QSE,
• Rédiger, relire , mettre en page des notes techniques,
• Suivre les conventions et polices d'abonnement de raccordement au réseau de chaleur urbain (mise en signature, classement, archivage), et les demandes de raccordement photovoltaïque (connexion aux portails et plateformes ENEDIS, EDF OA, remplissage des fiches, vérification des contrats et des dossiers, mise en signature),
• Assister à la coordination du groupement d'achat d'énergie de la collectivité (organisation et logistique des réunions, récolte et synthèse des données énergétiques, suivi des adhésions, mise à jour des bases de données des contacts, communications orales et écrites, lettre d'actualité…).

-Intégrer à ses activités les attentes de la certification qualité, sécurité et environnement :

• Être le référent administratif du processus QSE pour le service et le garant du suivi du formalisme; éditer les statistiques,
• Respecter les directives et procédures en matière d'hygiène-sécurité, environnement et qualité,
• Participer aux actions et alerter en cas d'anomalies.

Profil recherché

Vous maîtrisez les techniques d'accueil, de secrétariat, de suivi RH, ainsi que l'outil informatique et les logiciels bureautiques usuels (Excel, Word, Powerpoint, Calc, Writer, Impress). La connaissance des spécificités liées au domaine du Bâtiment et de l'Energie est nécessaire.

Votre organisation au travail vous permet d'anticiper, de prioriser les tâches et d'être réactif·ve face aux urgences ou aléas du quotidien.

Reconnu·e pour vos qualités relationnelles et votre esprit d'initiative, vous savez faire preuve de rigueur, d'autonomie et de discrétion dans l'exercice de vos fonctions.

Rémunération

Statutaire et régime indemnitaire + Prime certification + Prime service public
Estimation : 1600 € - 2000 € net selon ancienneté.

Au sein de nos collectivités, une attention particulière est portée aux conditions de travail et au bien-être des collaborateur·rice·s.

• Carte restaurant (11.10€/jour travaillé pour un temps complet) avec une participation employeur à 60% par mois
• Participation à 75% aux abonnements de transports + forfait mobilités durables
• Participations employeur (mutuelle santé et contrat prévoyance)
• Prestations du comité des œuvres sociales (COS)
• Aides aux familles (participation aux frais de garde, chèque CESU)

Poste ouvert au télétravail

Contacts et informations complémentaires

Besoin d'informations sur le poste ?

Erwan OLIVO - responsable du service énergie - 06 31 34 17 71

Besoin d'informations sur votre candidature ?

Pour toutes demande d'information, contactez Sonia Bagrin, chargée ressources humaines au Bati au 06 59 39 29 39