ASSISTANT DE SCOLARITE INSTITUT DES METIERS DE LA SANTE - H/F

CENTRE HOSPITALIER UNIVERSITAIRE DE BORDEAUX; Pessac; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Le Centre Hospitalier Universitaire de Bordeaux recherche un(e) gestionnaire administratif(ve) pour le département de scolarité de l'IFAS. Le candidat idéal participera aux activités d'amélioration de la qualité, accueillant les étudiants et gérant la logistique des dossiers administratifs. Ce poste requiert une forte maîtrise des outils bureautiques, un bon sens de l'organisation et un esprit d'initiative.

Qualifications

• Compétences techniques en logiciels de gestion.
• Capacité d'organisation et initiative.
• Travail en équipe et bonnes compétences relationnelles.

Responsabilités

• Accueillir, traiter, et suivre les dossiers des étudiants.
• Gérer les archives et bases de données administratives.
• Organiser les réunions et la logistique des stages.

Connaissances

Maîtrise des logiciels bureautiques

Classement

Archivage

Description du poste

Description entreprise :

Situé dans une ville attractive, proche du bassin d’Arcachon et des Pyrénées, le Centre hospitalier universitaire de Bordeaux est le premier employeur de Nouvelle-Aquitaine et figure parmi les meilleurs CHU de France. Il assure des missions de soin, de recherche, d’enseignement et de prévention pour la population de Bordeaux et ses environs.

Comptant 14 500 agents et plus de 180 métiers, il regroupe ses activités sur trois sites : les groupes hospitaliers Pellegrin, Saint-André à Bordeaux, et Sud à Pessac. Étroitement liés à l’Université de Bordeaux, ils participent à la formation médicale, chirurgicale, pharmaceutique et odontologique, ainsi qu’à la recherche fondamentale en collaboration avec l'INSERM et le CNRS, en utilisant des techniques innovantes.

Le site de Bordeaux, proche de Mérignac, est le plus grand du CHU et dispose d’équipements très étendus. Le Groupe Hospitalier Sud, le plus récent, comprend quatre implantations à Pessac : Haut-Lévêque, Xavier Arnozan, ainsi que deux EHPAD.

L’Institut des Métiers de la Santé (IMS) y assure la formation initiale et continue pour plus de 2000 apprenants, répartis sur deux sites : Pellegrin et Xavier Arnozan. L’Institut de Formation en Soins Infirmiers (IFSI) forme 1000 étudiants, et l’Institut de Formation Aide-Soignante (IFAS) forme 60 élèves, menant à un diplôme d’État.

Description du poste :

Mission(s) générale(s) :

Le poste couvre deux périmètres :

1. Le département de scolarité de l’IFAS :

• Participer aux activités pour améliorer l’efficience et la démarche qualité.
• Organiser la réception, le traitement et la circulation de l’information et des documents liés à la formation et au suivi des dossiers.
• Contribuer à l’organisation logistique (réunions, planification).

Le département des stages de l’IFAS et de l’IFSI :

• Participer aux activités administratives et à la démarche qualité du département des stages.

Principales activités :

Institut de Formation Aides-Soignants (IFAS) :

Administratif :

• Accueil physique et téléphonique, traitement des messages, diffusion de documents, gestion des dossiers et bases de données, suivi des effectifs, gestion des archives.

Gestion :

• Prise en charge financière, suivi budgétaire, préparation et suivi des conventions de stage, gestion des vacations et pièces administratives.

Inscription :

• Mise en ligne des documents, contrôle des dossiers, organisation des épreuves d’entrée, gestion des convocations et des notes.

Diplomation :

• Suivi de la procédure et du calendrier des jurys en lien avec la DREETS.

Instances :

• Préparation des réunions, envoi des convocations, suivi des notifications.

Commandes :

• Demandes informatiques, gestion des stocks et commandes.

Gestion administrative du département des stages :

• Mise à jour des bases de données, gestion des affectations, statistiques, gestion des offres et demandes de stages, contribution à la démarche qualité.

Activités diverses :

• Accueil, information, gestion des courriers et agendas, suivi des interventions de maintenance.

Profil recherché :

Compétences techniques :

• Maîtrise des logiciels bureautiques et spécifiques, classement, archivage, connaissance des référentiels de formation.

Compétences organisationnelles :

• Organisation, initiative, anticipation, réactivité, rigueur.

Compétences relationnelles :

• Travail en équipe, responsabilités, négociation, adaptabilité, écoute, discrétion, disponibilité, créativité.