ASSISTANT DE SCOLARITE INSTITUT DES METIERS DE LA SANTE - H / F

• Participer aux activités du département de la scolarité : recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service, suivre et gérer les processus administratifs
• Contribuer au bon fonctionnement de l’institut

Principales activités

• Activités administratives

Accueillir, informer, renseigner et orienter des publics (étudiants, partenaires, publics extérieurs) (accueil physique, traitement des demandes téléphoniques et par mail)

Gérer le courrier : enregistrer, diffuser, rédiger, classer

Gérer les agendas

Gérer et suivre les demandes d’interventions de maintenance

Recenser les besoins de matériel et consommables

Gérer les commandes en matériels (Cpage, Lyreco)

Suivre les effectifs des promotions

Gérer les bases de données

Gérer et suivre les assiduités mensuelles (PPH, Kairos, OPCA, TRANSITION PRO, Conseil Régional, …)

Collecter les règlements des droits d’inscription et frais de scolarité, établir le bordereau d’enregistrement des paiements et suivi du paiement des droits d’inscription et frais de scolarité

Gérer et suivre les vacations

Contribuer à l’organisation des formations dispensées par l’institut pour le public extérieur (formation tuteur, …)

Contribuer au recueil des données relatives aux enquêtes Santé Ecole, DGOS, … (finalisation des enquêtes par la coordinatrice des assistantes de scolarité)

Contribuer à l’organisation des instances de l’institut : mettre en forme l’ordre du jour, envoyer les convocations et dossiers portés à l’examen de l’instance aux membres et aux étudiants, veiller à l’obtention du quorum

Rédiger le compte-rendu de l’instance : rapporter les échanges et les décisions de l’instance

Editer et expédier les notifications de décisions des instances

• Gestion administrative de la scolarité

Gestion des inscriptions pour la rentrée en conformité avec la règlementation (quotas) :

• Assurer le suivi du dossier administratif de rentrée (vérification conformité, complétude et cohérence dossier papier / dossier numérique)
• Assurer le suivi des inscriptions universitaires
• Editer les certificats de scolarité

Suivi du dossier pédagogique de l’apprenant :

• Contribuer à la constitution du dossier pédagogique

Veiller à la conformité du dossier pédagogique jusqu’à la présentation au diplôme d’état

• Assurer le suivi des avertissements, tracer dans les outils de reporting et éditer le formulaire à intégrer dans le dossier pédagogique

Gestion des évaluations :

• Produire les documents afférents au regard du calendrier des évaluations au cours de l’année universitaire (grilles QCM, reprographie des sujets)
• Saisir les notes avec le formateur pilote d’unité d’enseignement ou de module
• Editer les récapitulatifs de semestres, de passage d’année
• Editer les tableaux de notes en vue de l’instance de validation des résultats

Gestion des stages :

• Gérer les demandes annuelles de stages : saisir les besoins dans le logiciel de scolarité, éditer les courriers de demandes et récapitulatifs pour envoi aux partenaires de stages. Relancer retour des demandes de stages.
• Editer les courriers de mise en stage, les conventions de stage, les documents de stage de l’étudiant (bilan final de stage, feuille de contrôle des heures, attestation de fin de stage, …), classer et diffuser selon mode opératoire de l’institut
• Pointer le retour des conventions, relancer pour les conventions non retournées par les terrains de stage
• Traiter les documents au retour de stage : scanner les bilans de stages
• Gérer les frais et indemnités de stage : analyser les documents, traiter les frais et indemnités de stage dans le logiciel de scolarité

Gestion des mouvements des effectifs de promotion :

• Assurer le suivi des interruptions de formation, des réintégrations, des demandes d’intégration par voie de mutation : collecter les demandes et les documents, organiser les rendez-vous, éditer et expédier les notifications
• Réaliser le suivi des avertissements, traçabilité dans les outils de reporting et dans le dossier pédagogique
• Identifier dans Odessa les candidats à la diplomation au regard des consignes de l’équipe pédagogique, collecter les documents nécessaires à la présentation à la diplomation
• Saisir les résultats dans Odessa et les transmettre à la DREETS
• Assurer la complétude des dossiers pédagogiques en vue de la diplomation
• Editer les documents afférents : Feuille récapitulative diplôme d’Etat, Europass

Gestion des concours et sélection :

• Paramétrer les logiciels et les applications en lien avec le développeur du logiciel scolarité
• Saisir les résultats
• Suivre l’évolution de la liste des admis
• Gérer la planification des épreuves écrites et orales
• Editer les convocations
• Editer les notifications d’admission et ajournement