Assistant de manager (h/f)

Métropole Européenne de Lille (MEL); Lille; Hybride; EUR 26 000 - 34 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Télétravail 1 jour/semaine

Résumé du poste

La Métropole Européenne de Lille (MEL) recherche un assistant de manager pour accompagner le chef de service au sein de l’unité Tourcoing–Armentières, dans le cadre de l’unité Espace Public et Voirie. Vous assurerez l’organisation du temps, le traitement de l’information et le suivi des dossiers.

Le candidat idéal est proactif et polyvalent, maîtrise le pack Office et rédige aisément des comptes rendus. Poste clé avec coordination RH via Chronos et possibilité de télétravail 1 jour/semaine.

Qualifications

• Titulaire d'une catégorie C et/ou expérience réussie sur poste similaire.

Responsabilités

• Organiser la gestion du temps et l’agenda du chef de service.
• Faciliter la communication entre encadrants, unités et partenaires.
• Réaliser l’accueil téléphonique et physique et gérer l’information.
• Traiter, suivre et archiver les courriers et proposer des améliorations.
• Assurer la logistique administrative (fournitures, déplacements, salles).
• Rédiger des courriers et notes selon les dossiers.
• Participer aux réunions, préparer l’ordre du jour et prendre des notes.
• Préparer les dossiers et rédiger les comptes rendus.
• Coordonner un pool d’assistants et le suivi des dossiers.
• Gérer le volet RH via Chronos (accidents, arrêts, congés).

Connaissances

Organisation

Rédaction

Communication

Proactivité

Discrétion

Gestion du temps

Outils

Pack Office

Description du poste

Contexte

Réparties en 4 zones pour couvrir le territoire de la MEL, les unités territoriales œuvrent au quotidien aux côtés des communes et des partenaires institutionnels pour l’aménagement des espaces publics et leur gestion. Elles s'occupent principalement de trois domaines : l’entretien voirie, l’assainissement collectif et la signalisation.

Au sein de l’unité territoriale de Tourcoing – Armentières, de la direction Espace Public et Voirie, nous recherchons notre futur assistant de manager qui accompagnera le chef de service et l’ensemble du service.

Missions

Au sein de l’unité territoriale de Tourcoing - Armentières, de la direction Espace Public et Voirie, nous recherchons un assistant de manager pour apporter un véritable appui en termes d’organisation du temps, de traitement de l’information et de suivi des dossiers.

• Organiser la gestion du temps et l’agenda de votre chef de service (prise de rendez-vous, organisation et planification de réunions complexes…)
• Faciliter la communication entre vos encadrants, les différentes unités fonctionnelles de l'unité territoriale, les directions de la MEL, les mairies et les citoyens.
• Réaliser l’accueil téléphonique et physique en garantissant la gestion de l’information
• Assurer le traitement, le suivi et l’archivage des courriers et proposer vos idées dans le but d’améliorer le processus gestion du courrier
• Garantir la logistique administrative de l’entité (gestion des fournitures de bureau, coordination des déplacements, réservation des salles de réunion)
• Réaliser en fonction des dossiers suivis, la rédaction de certains courriers spécifiques, documents ou notes
• Participer aux réunions de service, préparer l’ordre du jour, prendre des notes, établir le compte-rendu
• Participer à la préparation des dossiers et rédiger les comptes rendus
• Assurer la coordination d’un pool d’assistants de manager et/ou la coordination et le suivi des dossiers
• Gérer la partie RH en qualité de référent temps de travail via logiciel Chronos (accident de travail, arrêt maladie, congés,…)

Profil

Vous êtes titulaire de catégorie C et/ou vous disposez d’une expérience réussie sur un poste similaire en recherche d’un nouveau défi professionnel enrichissant.

Vous apportez un véritable appui contribuant à la gestion efficace des tâches administratives et à la coordination des dossiers de l’unité territoriale.

Vous êtes une personne proactive, polyvalente et vous n’avez pas à ajouter encore un texte extra.

Vous faites preuve d’aisance dans la rédaction de comptes rendus de réunion, de courriers…

Vos compétences informatiques ne sont plus à démontrer, en effet, vous maitrisez les logiciels du pack office et présentez une curiosité sur des logiciel métiers.

La confidentialité et la discrétion font partie intégrante de vos valeurs professionnelles.

Enfin, si vous possédez une appétence ou curiosité pour la thématique Voirie, c’est un plus !

Classification RIFSEEP : 2.1

Poste basé au sein de l’unité territoriale de Tourcoing - Armentières, 57 rue du Dronckaert à RONCQ

Poste ouvert au télétravail (1 jour par semaine)

Modalités d'exercice

La Métropole Européenne de Lille lutte contre toutes les formes de discrimination, vise à diversifier ses candidatures et reconnaît tous les talents.

Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Ce poste est à pourvoir le plus rapidement possible.