Assistant de la directrice administrative - F/H

TN France; Marseille; Hybride; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une opportunité passionnante s'offre à vous au sein d'une institution universitaire dynamique à Marseille. En tant qu'assistant(e) de la directrice administrative, vous jouerez un rôle clé dans la gestion des activités administratives et juridiques. Vous serez responsable de l'organisation des réunions, de la gestion des dossiers et de la communication avec divers interlocuteurs. Avec un environnement de travail flexible et des avantages attractifs, cette position est idéale pour ceux qui souhaitent contribuer à un cadre collaboratif tout en développant leurs compétences professionnelles. Rejoignez une équipe engagée et faites la différence dans le secteur de l'éducation.

Prestations

Télétravail jusqu'à 2 jours par semaine

50 jours de congés la première année

Primes mensuelles et annuelles

Prise en charge à 75% des transports en commun

Accès à des prestations loisirs, sport, culture

Qualifications

• Connaissances des structures universitaires et des ressources humaines.
• Maîtrise des outils bureautiques et des réseaux professionnels.

Responsabilités

• Organiser l'activité administrative et gérer les dossiers juridiques.
• Assister à l'organisation des opérations électorales et gérer les conventions.

Connaissances

Communication

Gestion des priorités

Rédaction de documents

Formation

Diplôme en ressources humaines ou domaine connexe

Outils

Outils bureautiques

Logiciel FIDES

Logiciel de gestion du temps CHRONOS

Description du poste

Assistant de la directrice administrative - F/H, Marseille

Aix-Marseille Université

Marseille, France

Au sein de la Direction Administrative de l'UFR des Sciences Médicales et Paramédicales, composée de 14 agents, les missions principales consistent à soutenir la direction dans la gestion des dossiers liés au pilotage, aux aspects juridiques/institutionnels, ainsi qu'à la gestion courante.

Les responsabilités incluent :

1. Organiser l'activité par la formalisation, la mise à jour et la diffusion de supports nécessaires au pilotage : bases de données, documents divers (courriers, rapports, etc.)
2. Participer à la cartographie des activités et risques, notamment dans les domaines de la formation, maintenance-logistique, RH, finances, juridique, achats et communication
3. Gérer certains dossiers en mode projet

Volet juridique/institutionnel :

• Organiser les réunions des chefs de service et des conseils de faculté, anticiper, réaliser et suivre certains dossiers, notamment ceux des conseils et commissions de la Faculté : recensement, présentation, relance, ordre du jour, convocations, rédaction et diffusion des comptes rendus, délibérations et extraits
• Assister à l'organisation des opérations électorales et gérer les dossiers juridiques et recours
• Suivre la gestion des conventions, anticiper les renouvellements en lien avec les référents et interlocuteurs, en utilisant la base de données, le circuit de signature via le logiciel FIDES, et assurer leur diffusion
• Appliquer la réglementation en vigueur dans son domaine d'activité

Autres missions :

• Organiser et préparer les réunions et l'agenda de la directrice
• Participer à la logistique du service
• Assurer l'accueil physique et téléphonique, orienter les interlocuteurs internes et externes
• Gérer la réception, la diffusion et la traçabilité des courriers
• Classer et archiver les documents
• Gérer les campagnes de primes et indemnités (CIA/PIA)
• Mettre à jour le logiciel de gestion du temps CHRONOS et diffuser les informations (congés, compte épargne temps, etc.)

Position hiérarchique : Sous l'autorité de la Directrice Administrative

Savoirs :

• Connaissances générales des structures universitaires et en ressources humaines
• Maîtrise des outils bureautiques, ENT et réseaux professionnels

Savoir-faire :

• Techniques de communication
• Gestion des priorités
• Rédaction et élaboration de documents

Savoir-être :

• Savoir rendre compte
• Travail en équipe
• Respect de la confidentialité

Processus de recrutement :

Après réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés, puis un entretien avec les responsables. En cas de succès, un parcours d'accueil, d'intégration et de formations sera mis en place pour favoriser votre développement professionnel.

Environnement de travail :

• Flexibilité du travail avec possibilité de télétravail jusqu'à 2 jours par semaine après 6 mois d'ancienneté
• Équilibre vie professionnelle et personnelle avec jusqu'à 50 jours de congés la première année, puis 58 jours
• Primes mensuelles et annuelles dès 12 mois d'ancienneté, application du RIFSEEP pour les titulaires
• Accompagnement personnalisé pour les personnes en situation de handicap
• Prise en charge à 75% des transports en commun ou forfait mobilité durable
• Possibilité de stationnement ou de forfait mobilité pour les trajets domicile-travail
• Accès à diverses prestations : loisirs, sport, culture, social