Assistant de la direction du cabinet F/H

TN France; Paris; Hybride; EUR 30 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise dynamique recherche un Assistant de la direction pour soutenir les opérations administratives essentielles. Ce rôle clé implique la gestion des agendas, l'organisation de réunions, et la rédaction de documents importants. Le candidat idéal doit posséder une maîtrise des techniques de secrétariat, des compétences organisationnelles exceptionnelles et une capacité à travailler en réseau avec divers départements. Rejoindre cette équipe, c'est faire partie d'une structure qui valorise la discrétion, la réactivité et l'initiative, tout en offrant un environnement de travail flexible et collaboratif.

Qualifications

• Expérience significative en assistanat de direction appréciée.
• Maîtrise des techniques de secrétariat et des outils bureautiques.

Responsabilités

• Gérer les agendas et organiser des réunions pour la direction.
• Rédiger et corriger des documents et courriers de la direction.

Connaissances

Techniques de secrétariat

Orthographe et grammaire

Logiciels bureautiques

Outils de visioconférence

Organisation et anticipation

Discrétion et confidentialité

Réactivité et prise d’initiative

Sens relationnel

Souplesse horaire

Adaptabilité

Formation

Diplôme en secrétariat ou administration

Outils

Logiciels bureautiques

Applications informatiques métier

Outils de visioconférence

Description du poste

Assistant de la direction du cabinet F/H, Paris

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) : Rédacteur

Ouvert aux contractuels : Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires. Un contractuel peut être recruté pour les besoins des services ou en raison de la nature des fonctions, lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail : Temps complet

Télétravail : Oui

Management : Non

Expérience souhaitée : Confirmé

Descriptif de l'emploi

La direction du cabinet joue un rôle central de coordination et de soutien à l’ensemble de l'organisation dans ses relations avec les administrateurs et les partenaires institutionnels. Elle garantit le bon fonctionnement de la gouvernance d’Île-de-France Mobilités, pilote l’organisation du Conseil d’administration et le traitement du courrier. Elle veille à la qualité et à la cohérence des informations diffusées dans les rapports du conseil d’administration, dans les courriers signés par la direction générale et la présidence, ainsi que dans les notes transmises aux administrateurs.

Missions / conditions d'exercice

Le ou la titulaire du poste aura la charge de :

1. Gérer des agendas et listes de contacts du directeur et de son adjoint ;
2. Organiser des réunions, réserver et préparer des salles, accueillir et assister les participants ;
3. Gérer les besoins logistiques et matériels de la direction ;
4. Rédiger, mettre en forme et corriger certains courriers ou documents de la direction ;
5. Préparer et envoyer des courriels à l’attention des administrateurs (convocations, communiqués de presse…) ;
6. Préparer l’agenda des instances, réserver et préparer les salles des séances ;
7. Recenser la participation des administrateurs aux séances du Conseil et des commissions ;
8. Tenir le planning des astreintes (envoi de documents, suivi des indemnisations…) ;
9. Mettre à jour des espaces de travail collaboratifs et gérer la boîte mail de la direction, le classement et l’archivage ;
10. Assurer la coordination et les intérims avec l’assistante du pôle relations institutionnelles ;
11. Travailler en réseau avec l’ensemble des assistantes de direction de l’établissement et représenter la direction au sein du réseau.

Profils recherchés

• Maîtrise des techniques de secrétariat ;
• Parfaite maîtrise de l’orthographe et de la grammaire ;
• Maîtrise des logiciels bureautiques et applications informatiques métier ;
• Maîtrise des outils de visioconférence ;
• Forte capacité d’organisation et d’anticipation ;
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité ;
• Réactivité et prise d’initiative développées ;
• Sens relationnel développé ;
• Souplesse horaire ;
• Adaptabilité à l’évolution des missions.

Une expérience significative au niveau assistanat de direction sera appréciée.