Assistant de gestion services généraux H/F

L'Usine Nouvelle; Lyon; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise internationale recherche un(e) Assistant(e) de gestion pour rejoindre son équipe à Lyon. Le rôle implique la gestion des tâches administratives liées aux achats et à l'immobilier, ainsi que le soutien opérationnel au sein de la direction. Le candidat idéal doit avoir un Bac+2 en gestion, une première expérience réussie et excellente maîtrise des outils bureautiques, en particulier Excel. Ce poste offre une chance de participer à une mission essentielle dans la transition énergétique.

Prestations

Développement des compétences

Environnement dynamique

Qualifications

• De formation Bac+2 avec expérience préalable dans un rôle similaire.
• Compétences en outils bureautiques et logiciels de gestion des achats.
• Sens du service et aisance relationnelle.

Responsabilités

• Gérer les tâches administratives liées aux achats et aux contrats.
• Assurer le suivi des données immobilières et des commandes.
• Travailler avec divers prestataires et équipes internes.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Communication

Formation

Bac+2 en achats, gestion ou administration

Outils

Excel

Camileia

Description du poste

Le département DMW – Direction Mobility & Workspace gère pour l’ensemble du Groupe Assystem, les achats indirects, la partie immobilière et l’exploitation des locaux, l’ensemble de la flotte de plus de 700 véhicules pour 5 entités différentes, ainsi que les déplacements des salariés en France et à l’étranger.

Afin de renforcer notre équipe, nous recherchons un(e) Assistant(e) de gestion / services généraux sous la responsabilité du Contrôleur de gestion DMW. Il ou elle gère et assiste le département dans les tâches administratives liées aux achats hors production, à l’intervention de prestataires externes, au suivi des données immobilières. Il/elle interviendra également sur les problématiques de gestion (suivi commande, facturation, etc.).

C’est un véritable soutien opérationnel.

La personne sera rattachée à la Business Unit DMW faisant partie de la direction financière, et intégrera une équipe de 14 personnes.

Missions de Suivi Administratif

• Suivre la gestion administrative des contrats
• Suivre et saisir les données relatives aux baux et contrats dans notre outil de gestion immobilière
• Rédiger des courriers pour la résiliation des baux et des différents contrats
• Suivre et gérer le parc copieurs
• Suivre les abonnements de parkings
• Suivre les consommations EDF

Suivi des achats

• Saisir les commandes d’achats sur l’outil de gestion interne
• Valider les réceptions en prévision des paiements de factures
• Participer à la facturation interne
• Être en relation avec la comptabilité
• Gérer les relations avec les prestataires et les fournisseurs
• Participer à l’élaboration des budgets

Participation aux activités immobilières

• Utiliser l’outil de gestion immobilière (Camileia) pour le suivi des actions, suivi des contrats
• Enregistrer sur Camileia des contrats, devis, etc.
• Être le garant des données enregistrées dans l’outil de gestion immobilière

Ce que nous offrons

• Intégrer notre équipe vous placera au cœur de l’action, jouant un rôle clé dans le succès de notre organisation. Vous contribuerez à une gestion efficace et harmonieuse à chaque étape du cycle de vie des projets.
• Vous aurez l’opportunité de développer vos compétences dans un environnement stimulant et dynamique, avec le soutien d’une équipe bienveillante prête à partager son expertise.
• Vous serez en contact régulier avec les opérationnels et diverses parties prenantes internes et externes, ce qui vous permettra de développer d’excellentes compétences relationnelles et de communication.

De formation Bac+2 en achats, gestion, ou administration des entreprises, vous justifiez d’une première expérience réussie sur un poste similaire ou dans l’assistanat de direction.

Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre organisation et votre capacité à gérer les priorités. À l’aise avec les outils bureautiques (notamment Excel), vous maîtrisez un ou plusieurs logiciels de gestion des achats ou ERP.

Votre sens du service, votre aisance relationnelle et votre capacité à communiquer efficacement avec les fournisseurs et les équipes internes sont essentiels pour réussir à ce poste.

Compétences et qualités requises

• Connaissance pack Office
• Capacité à travailler en équipe
• Capacités rédactionnelles
• Notion forte de service client
• Rigoureux(se), consciencieux(se) et organisé(e)

Assystem est une entreprise internationale indépendante avec une mission principale : accélérer la transition énergétique partout dans le monde. Nous sommes engagés en faveur du développement de l’énergie nucléaire, convaincus de son rôle clé dans la lutte contre le changement climatique.

Présents dans 12 pays en Europe, en Asie-Pacifique, en Afrique et au Moyen-Orient, nos 8 000 employés œuvrent quotidiennement pour accélérer la transition énergétique, en développant les énergies nucléaire et renouvelables, les réseaux électriques, l’hydrogène et les transports bas-carbone.

Nous concevons et supervisons de grands projets d’ingénierie et de management de projet, tout en accélérant la transformation digitale de nos clients et en élaborant de nouvelles solutions pour construire plus rapidement et améliorer la performance des infrastructures complexes.

Forte de 58 années d’expérience, Assystem est un partenaire incontournable des grands groupes industriels mondiaux et se classe parmi les trois premières ingénieries nucléaires mondiales.

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