Assistant de gestion services gÃnÃraux H / F

ASSYSTEM; Lyon; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

ASSYSTEM recherche un(e) Assistant(e) de gestion / services généraux à Lyon, pour renforcer son équipe. Ce rôle implique de gérer les tâches administratives relatives aux achats et à la gestion immobilière, en assurant un soutien opérationnel essentiel. Le candidat idéal possède un Bac+2 dans un domaine pertinent, avec une expérience réussie et d'excellentes compétences organisationnelles et relationnelles. Rejoindre ASSYSTEM, c'est contribuer au succès d'une organisation dynamique.

Qualifications

• Première expérience réussie sur un poste similaire ou dans l'assistanat de direction.
• Maîtrise des outils bureautiques et logiciels de gestion.
• Capacité à gérer les priorités dans un environnement dynamique.

Responsabilités

• Suivre la gestion administrative des contrats et des achats.
• Gérer les relations avec les prestataires et les fournisseurs.
• Utiliser l'outil de gestion immobilière pour le suivi des actions et contrats.

Connaissances

Rigueur

Organisation

Communication

Relations interpersonnelles

Formation

Bac+2 en achats, gestion ou administration

Outils

Excel

Logiciel de gestion des achats

ERP

Description du poste

Le département DMW (Direction Mobility & Workspace) pour l'ensemble du Groupe Assystem gère les achats indirects, la partie immobilière et l'exploitation des locaux, ainsi que la flotte de plus de 700 véhicules pour 5 entités différentes, et les déplacements des salariés en France et à l'étranger.

Afin de renforcer notre équipe, nous recherchons un(e) Assistant(e) de gestion / services généraux sous la responsabilité du Contrôleur de gestion DMW. Il ou elle gère et assiste le département dans les tâches administratives liées aux achats hors production, à l'intervention de prestataires externes, et au suivi des données immobilières. Il / elle interviendra également sur les problématiques de gestion (suivi commande, facturation, etc.).

C'est un véritable soutien opérationnel.

La personne sera rattachée à la Business Unit DMW, faisant partie de la direction financière, et intégrera une équipe de 14 personnes.

Missions de suivi administratif :

• Suivre la gestion administrative des contrats
• Suivre et saisir les données relatives aux baux et contrats dans notre outil de gestion immobilière
• Rédiger des courriers pour la résiliation des baux et des différents contrats
• Suivre et gérer le parc copieurs
• Suivre les abonnements de parkings
• Suivre les consommations EDF

Suivi des achats :

• Saisir les commandes d'achats sur l'outil de gestion interne
• Valider les réceptions en prévision des paiements de factures
• Être en relation avec la comptabilité
• Gérer les relations avec les prestataires et les fournisseurs
• Participer à l'élaboration des budgets

Participation aux activités immobilières :

• Utiliser l'outil de gestion immobilière (Camileia) pour le suivi des actions et des contrats
• Enregistrer sur Camileia les contrats, devis, etc.
• Être le garant des données enregistrées dans l'outil de gestion immobilière

En rejoignant notre équipe, vous serez au cœur de l'action, jouant un rôle essentiel dans le succès de notre organisation. Vous contribuerez à une gestion efficace et harmonieuse à chaque étape du cycle de vie des projets.

Vous aurez l'opportunité de développer vos compétences dans un environnement stimulant et dynamique. Vous serez accompagné(e) par une équipe bienveillante, prête à partager son expertise et à vous aider à atteindre vos objectifs professionnels.

Vous serez en contact régulier avec les opérationnels et diverses parties prenantes internes et externes, ce qui vous permettra de développer d'excellentes compétences relationnelles et de communication.

De formation Bac+2 en achats, gestion ou administration des entreprises, vous justifiez d'une première expérience réussie sur un poste similaire ou dans l'assistanat de direction.

Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre organisation et votre capacité à gérer les priorités. À l'aise avec les outils bureautiques (notamment Excel), vous maîtrisez un ou plusieurs logiciels de gestion des achats ou ERP.

Votre sens du service, votre aisance relationnelle et votre capacité à communiquer efficacement avec les fournisseurs et les équipes internes sont essentiels pour réussir ce poste.

Compétences et qualités requises :

• Connaissance du pack Office
• Capacité à travailler en équipe
• Capacités rédactionnelles
• Notion forte de service client
• Rigueur, conscience professionnelle et organisation

Informations complémentaires :

Nous nous engageons au respect de l'égalité de traitement entre les candidats et valorisons toutes les formes de diversité. Chez Assystem, seules les compétences comptent! Si vous souhaitez porter à la connaissance d'Assystem une situation ou des besoins spécifiques, n'hésitez pas, vous serez accompagné(e)!

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