Assistant de Gestion Multisite – Administration & Reporting

Gepsa SA; Corbas; Sur place; EUR 26 000 - 34 000; Plein temps

Résumé du poste

GEPSA est une société d’assistance et de services aux établissements publics, spécialisée en facility management et support administratif. Un poste administratif sur site à Corbas implique la gestion des flux courrier, la tenue des dossiers et le suivi budgétaire simple des ateliers.

Le rôle requiert rigueur, sens de l’organisation et capacité à assurer l’archivage et la traçabilité des documents. Vous participerez à l’élaboration des bilans et à l’amélioration continue des procédures.

Responsabilités

• Gestion du courrier, réception et filtrage des communications téléphoniques.
• Rédiger les comptes rendus de réunion.
• Interface entre le siège et le site.
• Etablir et suivre les commandes dans le respect du budget.
• Mettre à jour les tableaux de suivi des postes et de l’activité ateliers.
• Enregistrer les demandes d’ouverture ou d’ajustement des postes.
• Préparer et classer les documents administratifs liés au fonctionnement des ateliers.
• Vérifier la conformité et la complétude des dossiers.
• Archivage et traçabilité des documents.
• Collecter les relevés d’heures transmis par les ateliers.
• Contrôler la cohérence des données déclarées.
• Saisir et mettre à jour les informations dans les outils internes.
• Identifier les écarts ou anomalies et assurer le suivi.
• Participer à la fiabilisation des données nécessaires au pilotage.
• Mettre à jour les listes de suivi liées à l’occupation et mouvements.
• Préparer les éléments utiles aux synthèses et points de suivi.
• Consolider les postes occupés, heures réalisées et capacité disponible.
• Participer à l’élaboration des bilans mensuels et tableaux de bord.
• Contribuer à l’amélioration des outils de suivi et des méthodes de travail.
• Assurer le suivi administratif des commandes utiles au bon fonctionnement des ateliers.
• Vérifier les bons de commande, pièces justificatives et factures.
• Participer au suivi budgétaire simple des dépenses ateliers.
• Classer et archiver les documents contractuels et administratifs.
• Assurer le suivi des échanges administratifs avec les fournisseurs.
• Mettre à jour les outils partagés et supports de suivi.
• Apporter un appui administratif ponctuel à l’équipe.
• Participer à l’optimisation des procédures administratives.
• Proposer des améliorations pour fluidifier le suivi de l’activité.
• Contribuer à la qualité et à la fiabilité des informations transmises.

Description du poste

GEPSA est une société d’assistance et de services aux établissements publics, spécialisée en facility management et support administratif. Un poste administratif sur site à Corbas implique la gestion des flux courrier, la tenue des dossiers et le suivi budgétaire simple des ateliers.

Le rôle requiert rigueur, sens de l’organisation et capacité à assurer l’archivage et la traçabilité des documents. Vous participerez à l’élaboration des bilans et à l’amélioration continue des procédures.