Assistant de Gestion Formation - Freelance

asap.work; France; On-site; EUR 32,000 - 45,000; Full time

Job summary

asap.work, organisme de formation dédié au BTP, recherche un Assistant de Gestion Formation pour structurer et fiabiliser le back-office des sessions.

Vous assurerez l'inscription sur LMS, la génération des documents et le suivi administratif jusqu'à la facturation, en collaboration avec les formateurs et les financeurs.

Qualifications

• 3 ans minimum en organisme de formation, maîtrise des flux admin formation (conventions, émargements, attestations, OPCO).
• Aisance sur LMS et Pennylane (ou outil de facturation), Notion et Excel appréciés.
• Connaissance du secteur BTP.

Responsibilities

• Administration des sessions: inscription, complétude des dossiers et émargements.
• Édition des documents: conventions, convocations, règlements et attestations.
• Relation avec formateurs et OPCO, suivi des paiements et remboursements.
• Gestion des dossiers CPF et formation, rapprochements comptables.
• Qualité et conformité et stockage des preuves.

Skills

Gestion formation back-office

LMS et Pennylane

Notion/Excel

Tools

LMS

Pennylane

Notion

Excel

Job description

Créée en 2021, asap.work est une entreprise française présente au niveau national, et spécialisée dans le recrutement (interim, free, CDI) de profils experts dans les métiers du BTP . Nous sommes près de 180 collaborateurs à réinventer l’expérience candidat dans le secteur du BTP en combinant approche humaine , expertise métier et innovation technologique .

Notre marque de fabrique :

• Proposer à nos intérimaires des avantages exclusifs et un suivi personnalisé pour les accompagner en proximité et améliorer leurs conditions de vie.
• Permettre à nos consultants, grâce à l’automatisation de nombreuses tâches administratives et répétitives (à faible valeur ajoutée), de gagner en efficacité et rester focus sur leur coeur de métier : la relation humaine avec nos candidats.

Nos ambitions pour 2026 sont de devenir l’acteur de référence partout en France dans le recrutement d’experts pour les entreprises du BTP, et d’occuper une place de choix à l’international. En parallèle, nous avons lancer l' Asap.academy qui est notre propre centre de formation et d'habilitation à destination de nos clients et intérimaires.

Si tu veux rejoindre une aventure ambitieuse et en pleine croissance, et avoir un très fort impact humain sur la vie de nos candidats, tu as frappé à la bonne porte !

Le poste : ASAP Academy est un organisme de formation spécialisé dans les formations réglementaires BTP (habilitations électriques NF C 18-510, CACES, AIPR, ADR, PRAP, Port du Harnais, amiante). Certifié Qualiopi, nous accompagnons des entreprises du bâtiment, des travaux publics et des industries connexes dans la mise en conformité de leurs équipes.

Dans le cadre de notre croissance — avec l'ouverture d'un second centre de formation prévue en septembre 2026 et le développement d'une offre multi-sites — nous recrutons un Assistant de Gestion Formation pour structurer et fiabiliser notre back-office formation. Nous rejoindre c'est rejoindre une équipe à taille humaine, en pleine structuration, avec des outils modernes et des process en cours d'automatisation.

Tes missions : Administration des sessions (flux quotidien)

• Inscrire les apprenants sur LMS et assurer la complétude des dossiers d'entrée en formation
• Générer et envoyer les documents obligatoires : conventions de formation, convocations, règlements intérieurs
• Relancer les apprenants pour la collecte des émargements signés et des évaluations à chaud / à froid
• Éditer les attestations de fin de formation et certificats de réalisation dans les délais réglementaires
• Assurer la clôture administrative de chaque session en vérifiant l'exhaustivité du dossier
• Editer et envoyer les factures aux clients
• Monter les dossiers de prise en charge auprès d'OPCO Atlas et autres financeurs (Constructys,etc…)
• Suivre les dossiers de A à Z : dépôt, validation, encaissement, traitement des rejets
• Relancer les impayés et assurer le suivi des remboursements OPCO en lien avec Pennylane
• Gérer les dossiers CPF en lien avec Mon Compte Formation (vérification, rapprochement)
• Traiter les rejets OPCO : identifier la pièce manquante, corriger et soumettre à nouveau sans délai

Gestion OPCO et prises en charge (mission clé)

• Monter les dossiers de prise en charge auprès d'OPCO Atlas et autres financeurs (Constructys,etc…)
• Suivre les dossiers de A à Z : dépôt, validation, encaissement, traitement des rejets
• Relancer les impayés et assurer le suivi des remboursements OPCO en lien avec Pennylane
• Gérer les dossiers CPF en lien avec Mon Compte Formation (vérification, rapprochement)
• Traiter les rejets OPCO : identifier la pièce manquante, corriger et soumettre à nouveau sans délai

Coordination des sous-traitants et formateurs

• Envoyer les demandes de disponibilité aux formateurs indépendants et aux OF partenaires
• Centraliser les retours et planifier les sessions dans le planning LMS
• Collecter et archiver les documents de conformité des sous-traitants : assurances, CV, certifications, contrats (LMS + Drive)
• Coordonner la logistique multi-sites (matériel, salles, accès) pour les deux centres

Facturation et suivi financier

• Éditer les factures clients sur Pennylane et s'assurer de leur envoi dans les délais
• Réceptionner et vérifier les factures formateurs, préparer les éléments de règlement
• Suivre les encaissements et alerter la direction sur les retards de paiement

Qualité et conformité Qualiopi

• Classer rigoureusement chaque preuve dans les dossiers de sessions (émargements, évaluations, supports)
• Veiller à l'exhaustivité des dossiers avant clôture — un dossier incomplet est un risque d'audit
• Contribuer à la mise à jour des documents qualité en lien avec les indicateurs Qualiopi
• Alerter la direction en cas d'écart ou de non-conformité détectée

On te veut dans notre équipe car :

• Tu has 3 ans minimum en organisme de formation et tu maîtrises des flux admin formation (conventions, émargements, attestations, OPCO)
• Tu es à l'aise sur LMS et Pennylane (ou outil de facturation). Connaissance de Notion-Excel appréciée.
• Tu connais le secteur du BTP

DIVERSITÉ & INCLUSION

Chez asap.work , nous nous engageons à promouvoir un environnement où la diversité et l'inclusion sont au cœur de nos valeurs. Notre objectif est d'attirer et de constituer une équipe diverse, équitable et inclusive, où chacun se sent le bienvenu. En tant qu'employeur qui favorise l'égalité des chances, nous veillons à ce que le processus de candidature et notre lieu de travail soient ouverts à tous.

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