Assistant de gestion de la commande publique (H/F)

La Cove; Carpentras; On-site; EUR 26,000 - 38,000; Full time

Job summary

La CoVe recherche un/une assistant(e) de gestion de la commande publique pour assurer le suivi administratif et financier des marchés publics. En lien avec les acheteurs, vous contribuerez à la bonne tenue des dossiers et à la publication des avis.

Vous rédigerez les courriers de rejet et assurerez la notification des marchés, tout en veillant au respect des procédures et à la traçabilité des actes administratifs dans le cadre local.

Responsibilities

• Assurer le suivi administratif, financier et comptable des procédures de marchés publics.
• En lien avec les acheteurs, assurer la préparation et le suivi des étapes administratives des procédures: publier les avis, réceptionner les offres, vérifier la régularité des dossiers.
• Rédiger et envoyer les courriers de rejet, assurer la notification des marchés publics et le contrôle de légalité.
• Assurer le secrétariat du service: saisie et mise en forme des documents divers, archivage et organisation des réunions.

Job description

Au pied des Dentelles de Montmirail et du Mont Ventoux, rejoignez la CoVeet mettez à profit vos talents au service du public et de projets structurants et enthousiasmants. Nous recrutons une grande pluralité de métiers liés à la préservation et à la valorisation de ce territoire unique et exceptionnel. Dans un contexte où les métiers et les besoins de service ne cessent d'évoluer, l'écoute et l'accompagnement des agents tout au long de leur carrière est un enjeu important pour garantir et offrir aux habitants un service public de qualité. Il s'agit d'impulser et pérenniser une dynamique de compétences en croisant celles acquises, souhaitées et celles nécessaires pour répondre aux objectifs de la collectivité.Le service de la commande publique rattaché à la Direction des ressources et des moyens s'appuie sur une équipe de 6 collaborateurs ; 1 responsable de service, 3 acheteurs, 2 assistants de gestion dont l'un des postes est à pourvoir. L’assistant de gestion de la commande publique assure un rôle essentiel dans le suivi administratif des procédures de marchés publics. En lien étroit avec les acheteurs, il.elle contribue au bon déroulement des procédures, de leur préparation jusqu’à la notification des marchés, ainsi qu’au suivi de certains actes liés à leur exécution.Il.elle veille à la complétude et à la bonne tenue des dossiers, assure le suivi des différentes étapes administratives et participe à la sécurisation des procédures dans le respect des règles applicables à la commande publique.

Activités

• Assurer le suivi administratif , financier et comptable des procédures de marchés publics
• En lien avec les acheteurs, assurer la préparation, le suivi et la mise en œuvre des différentes étapes administratives des procédures:préparer et publier les avis de presse,mettre en ligne les DCE sur le profil acheteur,réceptionner les offres,établir et compléter le tableau de réception des plis afin de s’assurer de la complétude des dossiers,préparer les trames de cadre d’analyse,mettre en forme des rapports d’analyse des offres une fois l’analyse validée par l’acheteur,organiser les commissions d’appel d’offres et commissions internes en vue de l’attribution des marchésvérifier la régularité de la situation fiscale et sociale des candidats attributaires,rédiger et envoyer les courriers de rejet aux candidats non retenus,assurer la notification des marchés publicsconstituer les dossiers destinés au contrôle de légalité et au Trésor public,diffuser l’information de la notification des marchés aux services concernés,gérer une partie des actes liés à l’exécution des marchés (délivrances des exemplaires uniques, actes de sous-traitance, ordres de service…)dresser la liste des marchés notifiés et avenants signés à rendre compte au conseil de communauté
• Assurer le suivi comptable et financier des marchés publics : créer les fiches « marché » dans le logiciel comptable, valider les factures FSC…
• De façon générale: assurer le secrétariat du service :assurer une mission de conseil et d’assistance aux entreprises pour leur soumission aux marchés,saisir et mettre en forme des documents divers (courriers administratifs, procès-verbaux, rapports,….),mettre à jour les registres et bases de données des tableaux de bord,gérer l’archivage papier et numérique des dossiers,veiller à la bonne organisation des réunions (planification, réservation de salles et de matériel, préparation et envoi des convocations, des dossiers, relance des participants...),