Assistant de Gestion Cellule de Portage - F/H

Paris Formations & Compétences; Paris; Hybride; EUR 22 000 - 26 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Titre de transport

Restaurant d’entreprise

Congés généreux

Télétravail 1 jour/semaine

Résumé du poste

Paris Formations & Compétences recherche un(e) agent administratif(ve) pour le suivi et la saisie des actions de formation portées par le GIP FCIP de PARIS. Vous collaborez avec le gestionnaire de marché et le responsable de la cellule de portage, et travaillez avec les GRETA, partenaires, financeurs et l'agence comptable.

Vos missions couvrent le suivi administratif, le contrôle des pièces justificatives, le dépôt des factures et le suivi des paiements, avec une responsabilité croissante dans

Qualifications

• Diplôme Bac+2 minimum et 3 ans d'expérience sur poste similaire.
• Connaissance des procédures de marchés publics et de la commande publique.
• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métier.

Responsabilités

• Assurer le suivi administratif des marchés publics et de leurs avenants.
• Veiller à l'application des clauses financières et administratives.
• Mettre à jour les bases de données et les tableaux de suivi.
• Saisir les informations relatives aux sessions de formation dans les logiciels dédiés.
• Constituer et archiver les dossiers administratifs pour la facturation.

Connaissances

Connaissance des marchés publics

Rigueur et organisation

Gestion des priorités

Travail en équipe

Communication

Formation

BTS en gestion, comptabilité, administration ou équivalent

Outils

CHORUS

YPAREO

Description du poste

Au sein de la cellule de portage marchés du Groupement d’Intérêt Public Formation Continue et Insertion Professionnelle (GIP FCIP) de Paris, vous assurez le suivi et la saisie administrative en lien des actions de formation portées par le GIP FCIP de PARIS pour le compte d'un ou plusieurs marchés publics. Vous exercerez en étroite collaboration avec le gestionnaire de marché et le responsable de la cellule de portage.

En lien avec le gestionnaire de marchés, vous travaillerez également en proximité avec les équipes administratives des GRETA et partenaires, les financeurs et l'agence comptable.

Vos principales missions seront :

• Assurer le suivi administratif des marchés publics et de leurs avenants.

• Veiller à l'application des clauses financières et administratives des marchés.

• Mettre à jour les bases de données et les tableaux de suivi.

• Saisir les informations relatives aux sessions de formation dans les logiciels et plateformes dédiés.

• Constituer, vérifier et archiver les dossiers administratifs nécessaires à la facturation.

• Réceptionner et vérifier les documents des stagiaires pour leur enregistrement si nécessaire

• Transmettre au cotraitant les identifiants stagiaires si nécessaire

• Réceptionner les signatures dématérialisées, feuilles d’émargement préalablement contrôlées par le cotraitant.

• Saisir les heures réalisées dans les outils dédiés et autres obligations (ex FSE)

• Réceptionner et enregistrer les documents de fin de session (attestations de compétences, bilans de formation, etc.).

Gestion financière et facturation

• Préparer, établir et contrôler les factures conformément aux dispositions contractuelles des marchés.

• Vérifier la conformité des prestations réalisées avec les pièces justificatives (bons de commande, états d'avancement, feuilles d'émargement, etc.).

• Contrôler les montants facturés, les révisions de prix et les éventuelles pénalités ou retenues.

• Assurer l'émission et la transmission des factures dans les délais impartis.

Gestion des plateformes dématérialisées

• Déposer et suivre les factures sur Chorus Pro.

• Traiter les rejets, suspensions et demandes de compléments.

• Assurer la traçabilité des échanges et des validations.

Suivi des paiements

• Contrôler les délais de règlement.

• Effectuer les relances nécessaires auprès des services financiers.

• Assurer le suivi des encaissements et signaler les anomalies.

• Participer à la gestion des litiges liés à la facturation.

Reporting et contrôle

• Compléter et vérifier les tableaux de bord de suivi de l'activité.

• Participer aux clôtures comptables et aux reportings financiers.

• Contribuer aux audits internes et externes relatifs aux marchés publics.

Liste non exhaustive

Profil

Titulaire d'un diplôme de niveau Bac +2 minimum (BTS en gestion, comptabilité, administration ou équivalent), vous disposez d'une expérience d'au moins 3 ans sur un poste similaire, idéalement dans la gestion de marchés publics ou la formation professionnelle.

• Connaissance des marchés publics et des procédures de la commande publique

• Maîtrise des outils bureautiques : Excel (tableaux croisés), Word, PowerPoint

• Connaissance des logiciels métier (CHORUS , YPAREO) appréciée

• Rigueur, sens de l'organisation et gestion des priorités

• Capacité à travailler en équipe et à communiquer avec des interlocuteurs variés

• Autonomie et réactivité face aux urgences

Nous recrutons et reconnaissons tous les talents, et nous sommes attachés à la mixité et à la diversité.

Avantages

• 75% titre de transport

• Restaurant d’entreprise

• 44 jours de congés+ 3-7 jours Bonifiées

• Télétravail 1 jour/semaine

• Contractuel : CDD de 1 an et rémunération à partir de 24 000 euros brut par an

• Titulaire : grille indiciaire.