Assistant de gestion administrative H/F

CHU de Poitiers; Montmorillon, Lusignan, Châtellerault, Loudun, Poitiers; Sur place; EUR 24 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement de santé régional recherche un assistant de gestion administrative pour la Direction de la recherche. Le candidat idéal possédera un diplôme Bac +2, maîtrisera les outils bureautiques et aura un bon sens de l'organisation. Les principales missions incluent l'assistance aux chefs de projets, la mise à jour des documents administratifs et le suivi logistique des projets de recherche. Ce poste est proposé en CDD de 3 mois renouvelable, à temps plein, dès le 1er septembre 2025, avec une candidature à soumettre d'ici le 17 août 2025.

Qualifications

• Diplôme requis : Bac +2 minimum.
• Compétences en outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
• Notions médicales et connaissance de la recherche clinique seraient des atouts.

Responsabilités

• Assister les chefs de projets dans la mise en place et le suivi des projets de recherche.
• Mettre à jour les tableaux de suivi administratif et préparer les conventions hospitalières.
• Participer à l'organisation des réunions et rédiger les comptes rendus.

Connaissances

Maîtrise des outils bureautiques

Aisance relationnelle

Rigueur

Formation

Bac +2

Description du poste

ASSISTANT DE GESTION ADMINISTRATIVE H/F
DIRECTION DE LA RECHERCHE
CDD DE 3 MOIS RENOUVELABLE
TEMPS COMPLET
A COMPTER DU 1 ER SEPTEMBRE 2025

I. Présentation générale du CHU

Composé deprès 2700 lits et places, le CHU de Poitiers s’étend sur 5 sites (Poitiers, Châtellerault, Loudun, Lusignan, Montmorillon) répartis sur l’ensemble du territoire de la Vienne.
Etablissement de soins de référence à vocation régionale , l e CHU de Poitiers assure à la fois une mission deproximité pour les 436 000 habitants de la Vienne et une mission d’appel régional et de recours pour les 1,8 million d’habitants du Poitou-Charentes.
Le CHU de Poitiers est organisé en 15 pôles d’activités cliniques et médico-techniques. Avec près de 8 000 professionnels, il constitue le premier employeur de la Vienne.


II. Poste proposé

La Direction de la recherche du CHU de Poitiers recrute un assistant de gestion administrative pour seconder les chefs de projets dans la mise en place et le suivi des projets de recherche promus par le CHU de Poitiers.

Missions générales

Sous la responsabilité des chefs de projets:

Assister le Chef de Projet à la mise en place et au suivi du projet

• Mettre à jour les tableaux de coordonnées des centres hospitaliers participant aux recherches
• Préparer et envoyer les conventions hospitalières à partir du modèle rédigé par le chef de projet. Suivre/relancer la signature des conventions auprès des centres.
• Mettre à jour des tableaux de suiviadministratif: inclusions des patients dans l’étude, visites de suivi des centres (monitorings)
• Participer à l’organisation des réunions (Attachés de Recherche Clinique, Investigateurs etc…) et rédiger les comptes rendus

Participer au suivi documentaire du projet

• Constituer les classeurs de la rechercheà partir des éléments donnés par le chef de projet: imprimer et classer les documents
• Réceptionner les différents documents en provenance des centres (conventions financières, CV, scans etc…), les classer, mettre à jour le réseau informatique
• Participer à la mise à jour des documents de l’étude et des classeurs promoteur sous la responsabilité du chef de projet, aux mailings, et réaliser l’envoi des documents protocolaires, des Newsletters, aux centres
• Participer à l’archivage de l’étude

Assurer le suivi logistique du projet

• Créer et mettre à jour des tableaux de suivi des stocks: traitements expérimentaux, tubes de prélèvements etc…
• Envoyer le matériel de recherche aux centres (kits et tubes de prélèvements etc…): envois initiaux et réapprovisionnements
• Mettre à jour les tableaux de bord permettant le suivi des envois des échantillons des centres vers les laboratoires centralisés ou Centre de Ressources Biologiques
• Mutualiser les demandes de matériel (classeurs, prélèvements) au sein de la Promotion Interne

Nature du contrat et des conditions de recrutement

Grade : Adjoint administratif
CDD de 12 mois (contrat de 3 mois puis contrat de 9 mois) - possibilité de renouvellement à l’issue des 12 mois

Quotité de temps de travail

Temps de travail : 100% en présentiel


III. Profil recherché

Diplôme et formation requis

Bac +2 minimum

Compétences requises

• Maîtrise parfaite des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et d’internet
• Anglais écrit niveau BAC
• Des notions médicales et la connaissance de la Recherche Clinique seraient des atouts

Capacités requises

• Sens de l’organisation, esprit d’initiative, dynamisme et réactivité
• Capacité d’organisation
• Rigueur
• Savoir rendre compte à sa hiérarchie
• Aisance relationnelle

IV. Renseignements complémentaires

Rattachement hiérarchique:

• Directeur de la recherche
• Responsable du suivi des projets de promotion interne

Rattachement fonctionnel:

• Les chefs de projets
• Le responsable et le gestionnaire financier de la cellule budgétaire et financière

V. Démarches à effectuer pour postuler

Des renseignements supplémentaires peuvent être demandés auprès de Madame FERRAND RIGALLAUD, coordinatrice administrative de la recherche promotion interne, au 05.49.44.46.65.

Déposez dès maintenant votre candidature (CV et lettre de motivation) sur le site web du CHU de Poitiers, rubrique «Le CHU recrute», la date limite de dépôt est le17 août 2025.

ASSISTANT DE GESTION ADMINISTRATIVE H/F
DIRECTION DE LA RECHERCHE
CDD DE 3 MOIS RENOUVELABLE
TEMPS COMPLET
A COMPTER DU 1 ER SEPTEMBRE 2025

I. Présentation générale du CHU

Composé deprès 2700 lits et places, le CHU de Poitiers s’étend sur 5 sites (Poitiers, Châtellerault, Loudun, Lusignan, Montmorillon) répartis sur l’ensemble du territoire de la Vienne.
Etablissement de soins de référence à vocation régionale , l e CHU de Poitiers assure à la fois une mission deproximité pour les 436 000 habitants de la Vienne et une mission d’appel régional et de recours pour les 1,8 million d’habitants du Poitou-Charentes.
Le CHU de Poitiers est organisé en 15 pôles d’activités cliniques et médico-techniques. Avec près de 8 000 professionnels, il constitue le premier employeur de la Vienne.


II. Poste proposé

La Direction de la recherche du CHU de Poitiers recrute un assistant de gestion administrative pour seconder les chefs de projets dans la mise en place et le suivi des projets de recherche promus par le CHU de Poitiers.

Missions générales

Sous la responsabilité des chefs de projets:

Assister le Chef de Projet à la mise en place et au suivi du projet

• Mettre à jour les tableaux de coordonnées des centres hospitaliers participant aux recherches
• Préparer et envoyer les conventions hospitalières à partir du modèle rédigé par le chef de projet. Suivre/relancer la signature des conventions auprès des centres.
• Mettre à jour des tableaux de suiviadministratif: inclusions des patients dans l’étude, visites de suivi des centres (monitorings)
• Participer à l’organisation des réunions (Attachés de Recherche Clinique, Investigateurs etc…) et rédiger les comptes rendus

Participer au suivi documentaire du projet

• Constituer les classeurs de la rechercheà partir des éléments donnés par le chef de projet: imprimer et classer les documents
• Réceptionner les différents documents en provenance des centres (conventions financières, CV, scans etc…), les classer, mettre à jour le réseau informatique
• Participer à la mise à jour des documents de l’étude et des classeurs promoteur sous la responsabilité du chef de projet, aux mailings, et réaliser l’envoi des documents protocolaires, des Newsletters, aux centres
• Participer à l’archivage de l’étude

Assurer le suivi logistique du projet

• Créer et mettre à jour des tableaux de suivi des stocks: traitements expérimentaux, tubes de prélèvements etc…
• Envoyer le matériel de recherche aux centres (kits et tubes de prélèvements etc…): envois initiaux et réapprovisionnements
• Mettre à jour les tableaux de bord permettant le suivi des envois des échantillons des centres vers les laboratoires centralisés ou Centre de Ressources Biologiques
• Mutualiser les demandes de matériel (classeurs, prélèvements) au sein de la Promotion Interne

Nature du contrat et des conditions de recrutement

Grade : Adjoint administratif
CDD de 12 mois (contrat de 3 mois puis contrat de 9 mois) - possibilité de renouvellement à l’issue des 12 mois

Quotité de temps de travail

Temps de travail : 100% en présentiel


III. Profil recherché

Diplôme et formation requis

Bac +2 minimum

Compétences requises

• Maîtrise parfaite des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et d’internet
• Anglais écrit niveau BAC
• Des notions médicales et la connaissance de la Recherche Clinique seraient des atouts

Capacités requises

• Sens de l’organisation, esprit d’initiative, dynamisme et réactivité
• Capacité d’organisation
• Rigueur
• Savoir rendre compte à sa hiérarchie
• Aisance relationnelle

IV. Renseignements complémentaires

Rattachement hiérarchique:

• Directeur de la recherche
• Responsable du suivi des projets de promotion interne

Rattachement fonctionnel:

• Les chefs de projets
• Le responsable et le gestionnaire financier de la cellule budgétaire et financière

V. Démarches à effectuer pour postuler

Des renseignements supplémentaires peuvent être demandés auprès de Madame FERRAND RIGALLAUD, coordinatrice administrative de la recherche promotion interne, au 05.49.44.46.65.

Déposez dès maintenant votre candidature (CV et lettre de motivation) sur le site web du CHU de Poitiers, rubrique «Le CHU recrute», la date limite de dépôt est le17 août 2025.

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