Assistant de gestion administrative et financière - H/F

Inserm France; Paris; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Inserm France recherche un assistant de direction pour optimiser la gestion de ses programmes stratégiques. Le candidat sera responsable de la gestion des achats, de l'organisation des réunions et d'événements, ainsi que du suivi budgétaire. Une solide connaissance des règles de la gestion publique est indispensable. Ce poste offre un environnement dynamique et collaboratif au sein d'une institution publique majeure.

Qualifications

• Expérience en gestion administrative ou assistanat de direction souhaitée.
• Connaissance des procédures d'achats publics appréciée.
• Anglais niveau B1 requis.

Responsabilités

• Gestion des achats et suivi des dépenses.
• Organisation d’événements internes et externes.
• Suivi des missions et gestion administrative des agents.

Connaissances

Organisation

Planification

Rigueur

Gestion budgétaire

Autonomie

Formation

Bac +2 en gestion des entreprises et des administrations

Outils

SIFAC+

Description du poste

Description

Mission principale

Au sein du Département des programmes stratégiques (DPS), la personne recrutée assiste la direction, les agents et les équipes manageant chaque PEPR (Chefs de projet et/ou Directeur de Programme) afin d'optimiser la gestion de leur activité (organisation de déplacements, indemnisation des membres de jury, suivi des commandes, des factures et des dépenses, réservations et commandes en lien, entre autres, avec les colloques scientifiques des PEPRs).

La personne recrutée aura aussi un rattachement administratif à l’Administration de Siège de l’Inserm.

Activités principales

• Gestion des achats, suivi des commandes, des factures et des dépenses ;


• Gestion administrative des programmes de recherche PEPR (organisation des réunions, repas, indemnisation d'experts) ;


• Organisation d’évènements internes et externes (réunions, séminaires) ;


• Gestion des missions (transport, hébergement, etc.) des agents, des membres de comité de pilotage des PEPRs et des invités ;


• Gestion administrative des agents ;


• Suivi de la consommation du budget alloué à l’Inserm pour la gouvernance du PEPR en lien avec les chefs des programmes et le DAF, incluant la vérification de l’éligibilité des dépenses.

Spécificité(s) et environnement du poste

Ce poste induit des relations fonctionnelles avec les Instituts thématiques de l’Inserm et avec l’équipe manageant chaque PEPR, dans un environnement public et partenarial. Il requiert une bonne connaissance des règles de la gestion publique, notamment en matière de dépenses éligibles et de marchés publics.

Profil recherché

Connaissances

• Connaissance des logiciels bureautiques et de gestion ;


• Notions de base en finances publiques ;


• Connaissance de la fonction publique-EPST, du monde de la recherche et de ses acteurs.


• Anglais (niveau B1)

Savoir-faire

• Organisation et planification, priorisation de ses activités ;


• Restitution des informations orales et écrites pour transmission ;


• Rédaction tous types de documents, expression écrite et mise en forme ;


• Organisation des données, partage classification, archivage ;


• Gestion d’un budget, suivi des dépenses et crédits.

Aptitudes

• Organisation, rigueur et dynamisme ;


• Autonomie et réactivité ;


• Esprit de synthèse ;


• Goût du travail en équipe ;


• Discrétion professionnelle.

Expérience(s) souhaité(s)

• Expérience en gestion des administrative et/ou assistanat de direction;


• Connaissance du fonctionnement de la gestion administrative et financière dans le secteur public ;


• Procédures d’achats publics (marchés, seuils, devis, etc.) ;


• Capacité à suivre l’éligibilité des dépenses dans le cadre de financements sur projets (ANR, PEPR, etc.) ;


• Connaissance du logiciel SIFAC+ serait un atout apprécié.

Niveau de diplôme et formation(s)

• Bac +2 en gestion des entreprises et des administrations, assistant de direction, assistant de manager.