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Assistant de gestion administrative et financière H/F
Institut Pasteur
Paris
Sur place
EUR 30 000 - 40 000
Plein temps
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Résumé du poste
L'Institut Pasteur recherche un Assistant de gestion administrative et financière H/F pour rejoindre son équipe à Paris. Ce poste est essentiel pour assurer la gestion administrative et financière des entités, impliquant l'administration des achats et ventes, ainsi que le suivi budgétaire. Un environnement multiculturel et des conditions de travail favorables sont offerts, notamment la possibilité de télétravail et des politiques de congés avantageuses.
Prestations
Qualifications
- Maîtrise de l'administration des achats et des ventes.
- Sensibilité aux outils informatiques.
- Bases en comptabilité souhaitées.
Responsabilités
- Administration des achats via Coupa et suivi des commandes.
- Gestion administrative des ventes via Easyfact.
- Suivi budgétaire et gestion des crédits.
Connaissances
Outils
Description du poste
Identifiant (email, de type exemple@exemple.fr)
Mots clés (ex : Ingénieur Bio informaticien)
Assistant de gestion administrative et financière H/F
L'Institut Pasteur, Institut de recherche Interdisciplinaire et International, contribue depuis plus de 130 ans à l'histoire de la science, de la médecine et de la santé publique avec une immense renommée. Fidèle à l'esprit humaniste de son fondateur, l'Institut Pasteur défend le caractère avant-gardiste nécessaire à la conduite de recherches biomédicales de pointe.
Sur notre campus de 5 hectares en plein Paris (15è arrondissement), dans un environnement multiculturel et stimulant, 3000 personnes collaborent ensemble pour répondre aux ambitions de l'Institut Pasteur.
Activités principales du service :
• Gestion administrative et financière des entités de l'Institut Pasteur et organismes partenaires
• Administration des achats
• Administration des ventes
Vos missions principales :
1. Administration des achats (via Coupa)
• Contrôle et Approbation des paniers d'achat
• Accompagnement des équipes du périmètre de rattachement dans le respect des procédures achats
• Traitement de différents types de commandes :
o Commandes avec multi-imputations
o Commandes avec acomptes
o Commandes sur devis
o Commandes ouvertes
o Commandes à échéancier
o Commandes de régularisation
o Commandes spécifiques Pasteur Network
• Suivi des réceptions et relances si nécessaire
• Demandes de mise en place de budgets équipement/jouvence
2. Suivi des missions et notes de frais (via Concur et SAP)
• Contrôle du budget lié aux missions
• Validation des demandes de mission et des notes de frais
• Suivi des opérations dans SAP : création de réserves de crédits, clôture des missions
• Désengagement des lignes budgétaires
3. Administration des ventes (via Easyfact)
• Création et suivi des commandes de vente
• Élaboration des contrats de vente
• Traitement des prestations internes (plateformes, animalerie, etc.)
• Vérification des données clients (SIRET, coordonnées, etc.)
• Suivi des imputations budgétaires et validation des flux
4. Suivi budgétaire et gestion des crédits
• Suivi des budgets de son périmètres, en lien avec les équipes
• Suivi des projets en fin de vie
• Nettoyage des dépenses engagées et des restes à consommer
• Préparation des documents pour les audits financiers
• Préparation des écritures de clôture (FNP)
5. Suivi des feuilles de temps (via Excel)
• Traitement des feuilles de temps pour les CDD et CDI
• Vérification des données transmises et archivage
️ Votre profil:
Vous maitrisez l'Administration des achats: saisie des commandes, bon à payer factures ainsi que l'administration des ventes : saisie des bons de commande.
Vous possédez également des bases de comptabilité et avez une sensibilité aux outils informatiques
(MSOffice, SAP, BI...).
Vous êtes reconnu pour votre rigueur, votre relationnel et votre esprit d'équipe.
Votre réactivité ainsi que votre capacité à prendre des initiatives seront des atouts indispensables pour réussir sur cette fonction.
Vos conditions et environnement de travail :
• Politique de congés très favorable (32 CP après intégration)
• Possibilité de télétravail
• Forfait mobilité douce ou remboursement de 75% des titres de transport
• Cantine d'entreprise, restaurants, cafétérias
• Mutuelle familiale (gratuité conjoints/enfants) et service de santé pour les collaborateurs sur le campus
• Salles de sports, 30 activités culturelles/artistiques/sportives sur le campus
• Engagements RSE forts, et initiatives des collaborateurs encouragées
• Environnement multiculturel (plus de 75 nationalités sur le campus)
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