Assistant de gestion administrative / CIC-EC - EUCLID - H/F

Centre Hospitalier Universitaire De Bordeaux; Bordeaux; Hybrid; EUR 13,000 - 20,000; Part time

Benefits offered by this job

Accompagnement personnalisé

Mobilités internes et externes

Formations annuelles

Promotions professionnelles

Job summary

Le Centre Hospitalier Universitaire de Bordeaux recherche un(e) assistant(e) de gestion administrative pour prendre en charge le secrétariat, la gestion administrative, financière et logistique des projets nationaux et internationaux, en lien avec la direction et les équipes projets.

Le poste implique la rédaction de documents, l’accueil des interlocuteurs, la gestion des achats et des budgets, ainsi que l’organisation d’événements et de formations.

Qualifications

• Accueillir et orienter des personnes et des groupes.
• Évaluer et synthétiser les données et informations.
• Organiser et classer des documents et archives.
• Travailler en réseau et en équipe.
• Maîtrise de l'anglais.

Responsibilities

• Assurer l’accueil physique et téléphonique et gérer le courrier.
• Rédiger et diffuser des documents en français et en anglais.
• Organiser les réunions, séminaires et formations.
• Gérer les achats, commandes et le suivi budgétaire et des factures.
• Gérer les déplacements et la logistique des missions.

Skills

Maîtrise de l'anglais

Accueil téléphonique

Bureautique

Organisation et classement

Job description

Bordeaux

L'entreprise

Rejoignez le CHU de Bordeaux, premier employeur de Nouvelle-Aquitaine ! Intégrez un collectif passionné de15 700 professionnels, dont1 600 médecins, couvrantplus de 200 métiers. Ici, les soins sont responsables, durables, portés par une ambitieuse RSE et une transition écologique en marche.

Implanté surquatre sites —PellegrinetSaint-Andréà Bordeaux,Haut-LévêqueetXavier-Arnozanà Pessac —, le CHU offre un cadre pluridisciplinaire en pleine évolution, au cœur depôles d’excellencereconnus nationalement.

Chaque année, nous prenons en chargeplus d’un million de patients, formons les futures générations de soignants et propulsons la recherche via nosdeux instituts hospitalo-universitaireset unités de pointe, saluées à l’international.

L’hôpital Pellegrin constitue l’un des principaux sites du CHU de Bordeaux, avec une offre de soins très large et diversifiée couvrant des activités cliniques, chirurgicales, médico‑chirurgicales et d’urgence de haut niveau. L’hôpital des enfants et le centre Aliénor d’Aquitaine, réunissant maternité et offre de soins gynécologiques et obstétriques, sont notamment situés à l’hôpital Pellegrin. Le CHU de Bordeaux va déployer le projet «Nouveau CHU» : 1,4 milliard d’investissement pour rénover et construire de nouveaux bâtiments. C’est le plus grand chantier de France.

À propos du poste

L’assistant(e) de gestion administrative assure le secrétariat, la gestion administrative, financière et logistique de l’équipe et des projets de recherche nationaux et internationaux, en lien avec la direction du CIC1401-EC, les équipes projets et la coordination de la plateforme EUCLID. Il ou elle veille au respect des procédures, de la réglementation et des règles applicables, notamment en matière de gestion administrative et de marchés publics. Le poste peut nécessiter l'utilisation de l'anglais dans le cadre des projets internationaux.

1.1. Secrétariat

• Assurer l’accueil physique et téléphonique, la gestion du courrier et des colis.
• Rédiger et diffuser les courriers, courriels et documents en français et en anglais.
• Organiser les réunions, séminaires, formations et événements scientifiques.
• Gérer la documentation, sa mise à jour et sa diffusion.
• Assurer la gestion des agendas et la prise de rendez-vous de la direction.

1.2. Gestion administrative et financière

• Informer et accompagner les personnels dans leurs démarches administratives.
• Assurer une veille réglementaire et diffuser les informations aux équipes.
• Gérer la facturation des prestations, contrats et frais d’affranchissement.
• Assurer le suivi des cartes affaires, abonnements de transport, du classement et de l’archivage.

Gestion des missions :

• Organiser les déplacements en France et à l’étranger, de la demande d’ordre de mission au remboursement.
• Réserver les transports et hébergements et gérer les inscriptions aux congrès et formations.

Gestion des achats et commandes :

• Établir, enregistrer et suivre les bons de commande, devis, réceptions et factures.
• Participer à la rédaction des cahiers des charges, à la recherche de fournisseurs et à la mise en concurrence.
• Assurer le suivi des appels d’offres, des prestations et des demandes informatiques.
• Gérer les stocks et les commandes de fournitures.

Gestion budgétaire :

• Développer et actualiser les outils de suivi budgétaire.
• Suivre les versements, dépenses, facturations et soldes des budgets.
• Assurer la ventilation des dépenses selon les consignes internes.
• Informer la direction et les chefs de projet de la situation financière.
• Contribuer au suivi comptable et à l’élaboration des rapports financiers des projets européens.

Gestion des ressources humaines :

• Publier les offres d’emploi, centraliser les candidatures et assurer le suivi des réponses.
• Préparer les dossiers de recrutement en lien avec les services RH.
• Gérer les conventions de stage et le suivi des gratifications.
• Accompagner les nouveaux arrivants dans les procédures administratives et de gestion.

1.3. Qualité

• Rédiger et actualiser les documents qualité.
• Collecter les données nécessaires au suivi des indicateurs qualité.
• Participer, voire piloter, le processus "Gérer les achats et les budgets" (PRO_SUP_01), notamment lors des revues de processus, audits et réunions qualité.

Profil recherché

S avoir-faire :

• Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
• Évaluer la pertinence et la véracité des données et/ou informations
• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
• Rédiger des informations relatives à son domaine d'intervention pour assurer un suivi et une traçabilité
• Travailler en équipe/en réseau
• Utiliser les outils bureautique/Technologie d'Information et de Communication (TIC)
• Accueil téléphonique
• Bureautique
• Classement et archivage
• Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
• Technologies de l'information et de la communication
• Maîtrise de l'anglais
• Expérience en gestion de budgets

Éléments nécessaires pour postuler

Caractéristiques du poste

Infos de l'offre

Publiée le 06/11/2026 Contractuel Catégorie C Administratif CDD - 6 mois Temps partiel Débutant accepté Permis non obligatoire Aucun diplôme exigé

À définir suivant profil

Prise de poste

Dès que possible

Bénéficiez d'un accompagnement personnalisé tout au long de votre carrière ;Bénéficiez de mobilités dans et hors du CHU sur des postes variés ;Formations pour développer de nouvelles compétences chaque année ;Promotions professionnelles pour accéder à des responsabilités supérieures ou de nouveaux métiers ;Bénéficiez d'un accompagnement lors de votre aménagement sur la région bordelaise : logement, transports, crèches, loisirs … ;Bénéficiez d'un nombre de jours de congés et de RTT avantageux, permettant de concilier vie professionnelle et personnelle ;