Assistant de DSP - F / H

Du Très Haut Débit pour toutes les entreprises, voilà notre mission Covage, qui compte près de 400 collaborateurs, est un opérateur d'infrastructure de gros, spécialiste sur le marché de la fibre optique pour les entreprises. Filiale B2B du Groupe Altitude, plus de 200 opérateurs s'appuient sur ses réseaux neutres et ouverts, pour fournir des services de connectivité très haut débit et à valeur ajoutée aux entreprises et sites publics.

Ce que nous pouvons accomplir ensemble : Notre entreprise est en pleine transformation, c’est dans ce contexte que vous interviendrez. Nous sommes à la recherche de nouveaux talents qui partagent notre philosophie axée sur l’innovation, la conquête, la transparence, la proximité et le partage. Covage, c’est bien plus qu’une simple entreprise. C’est la force d’un groupe alliée à l’esprit familial et à la proximité avec nos collaborateurs. Ensemble, nous construisons un environnement où chacun se sent impliqué, stimulé et fier de faire partie d’une véritable aventure collective. Dans ce contexte, nous grandissons ensemble. Chaque expérience enrichit notre collectif, et nous apprenons les uns des autres. Nous recherchons des personnalités engagées, prêtes à relever de nouveaux défis et à faire preuve d’audace. Lorsque vous rejoignez Covage, vous intégrez une équipe dont la culture reposera sur la performance, la quête d’excellence et de la rigueur. Chez nous, tous les candidats ont leur chance. Votre enthousiasme et votre volonté d’apprendre sont des atouts précieux que nous valorisons.

Vos missions : Au sein de la Direction des participations et territoires, rattaché(e) au Directeur de DSP, l'Assistant F / H aura pour rôle de venir en appui d'un ou plusieurs Directeurs de DSP H / F afin de coordonner et d'organiser les activités internes et externes de la Direction des Participations et des Territoires. Il / Elle aura pour missions :

1. Organiser la vie professionnelle du / des Directeur(s) de Concession
2. Organiser l'agenda, prendre des rendez-vous en fonction des priorités
3. Organiser les déplacements avec l'agence de voyage
4. Participer à la diffusion de l'information : rechercher, diffuser, transmettre des messages au sein de la Direction
5. Assister le / le(s) Directeur(s) dans la communication sur les réseaux sociaux
6. Gérer les courriers et / ou mails
7. Assurer un support dans la gestion des dossiers du / des Directeur(s) de Concession
8. Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
9. Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
10. Organiser le classement et l'archivage des dossiers
11. Suivre les projets et activités de la / les concessions et assurer la gestion de l'agence
12. Gérer la tenue de l'agence
13. Établir les commandes de fournitures
14. Assurer l'accueil téléphonique et physique : renseigner l'interlocuteur, filtrer les appels
15. Réceptionner, enregistrer et transmettre les courriers postaux aux entités concernées
16. S'assurer de la conformité du site à la réglementation sécurité (contrôle des extincteurs, visite périodique, plan d'évacuation, etc)
17. Établir les commandes nécessaires à l'activité et en assurer la gestion administrative (demande d'achat, suivi de commande, contrôle des factures, relation avec les fournisseurs)
18. Assurer un suivi du budget en contrôlant les imputations des dépenses sur la partie services généraux
19. Concevoir des outils de suivi d'activité des concessions (des tableaux de bord, rapports annuels, comités de suivi) et les mettre à jour
20. Intégrer les priorités de la concession dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
21. En lien avec le service RH, planifier les rendez-vous de médecine du travail pour les collaborateurs de l'agence
22. En coordination avec la Direction marketing et communication, suivre et organiser des projets liés à la communication et aux partenariats de communication
23. Organiser et planifier les réunions
24. Organiser les réunions internes et externes : rédaction d'ordre du jour, transmission de documents dans les délais…
25. Rédiger les comptes rendus
26. Participer activement à l'organisation des évènements de la concession
27. Envoyer les invitations et veiller au respect de la Charte graphique dans les supports
28. Participer à l'organisation de séminaires, de salons, d'évènements de communication, en coordination avec le service Communication

Les atouts pour réussir sur ce poste : Issu(e) d’un Bac2 en Support Action Managérial ou Assistanat de Direction, vous justifiez d’une expérience de 4 ans minimum sur un poste d’assistanat administratif. Vous maitrisez les outils informatiques et bureautiques et avez une bonne connaissance des techniques rédactionnelles (rédaction de courriers, notes, comptes rendus), des procédures d’archivage et d’accueil téléphonique et physique. Vous êtes capable d’adapter votre communication écrite et orale en fonction des interlocuteurs. L’esprit d’initiative sera un atout majeur, notamment pour proposer des améliorations dans les procédures existantes et créer des outils facilitant le bon fonctionnement du service. Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur et votre sens de l'organisation. Vous avez un excellent sens du service et une bonne communication, tant à l'oral qu'à l'écrit.