ASSISTANT DE DIRECTION VICE-PRESIDENCE (H / F)

DEPARTEMENT DE L'ESSONNE; Évry-Courcouronnes; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Le Département de l'Essonne recherche un(e) assistant(e) de direction pour la vice-présidence. Vous serez responsable de l'accueil, de la gestion des agendas, et du traitement des dossiers administratifs, en collaboration directe avec les élus. Ce poste demande rigueur, autonomie et aisance relationnelle au sein d'une équipe dynamique.

Qualifications

• Expérience confirmée en tant qu'assistante de direction, idéalement en collectivité.
• Maîtrise parfaite des techniques de secrétariat et des outils bureautiques.
• Disponibilité aux horaires requise.

Responsabilités

• Assurer l'accueil physique et téléphonique.
• Gérer les agendas des élus et organiser des réunions.
• Rédiger et traiter des documents administratifs.

Connaissances

Aisance rédactionnelle

Autonomie

Rigueur

Aisance relationnelle

Discrétion professionnelle

Confidentialité

Formation

BTS assistante de direction

Outils

Pack Office

Outlook

Description du poste

Les missions de l'assistant(e) de direction vice-présidence s'articulent en plusieurs axes :

1. Accueil physique et téléphonique :
   • Assurer l'accueil physique et téléphonique : renseigner les visiteurs, réceptionner et orienter les appels téléphoniques
   • Filtrer et transmettre les messages téléphoniques et mails
2. Organisation de la vie professionnelle de la Vice-Présidence :
   • Organiser et gérer les agendas des élus (VP en charge des collèges et de la réussite éducative et Conseiller délégué en charge du tourisme)
   • Traiter le courrier arrivé et départ
   • Contrôler les parapheurs
   • Prendre des notes lors des réunions et rédiger des comptes rendus
3. Organisation et planification de réunions :
   • Planifier et organiser des réunions
   • Organiser la logistique des réunions (réservations de salles, de matériel ; éditions, envois des invitations)
   • Constituer, préparer les dossiers et les suivre administrativement à la demande des élus
4. Traitement de dossiers et saisie de documents :
   • Rédiger, saisir, mettre en forme et éditer tous types de documents administratifs
   • Réceptionner et traiter les informations
   • Traiter des dossiers ponctuels et suivre les affaires réservées
   • Trier, classer et archiver des documents
5. Activités spécifiques :
   • Suivre les rapports présentés en commission permanente et en assemblée départementale sur la délégation des élus
   • Assurer une veille documentaire thématique (politiques publiques de la délégation des élus)

Issu(e) d'une formation de type BTS assistante de direction, vous disposez impérativement d'une expérience confirmée en qualité d'assistante de direction, idéalement en collectivité ayant travaillé directement auprès d'élus. Doté(e) d'une aisance rédactionnelle, vous maîtrisez parfaitement les techniques de secrétariat ainsi que les outils bureautiques (Pack Office, Outlook). Autonome et rigoureux(se), vous faites preuve d'aisance relationnelle, d'une discrétion professionnelle, de confidentialité, et savez anticiper l'urgence. La disponibilité aux horaires est requise pour l'exercice de ce poste.

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