ASSISTANT DE DIRECTION VICE-PRESIDENCE (H/F)

Département de l'Essonne; Évry; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité territoriale en Île-de-France recherche un(e) Assistant(e) de direction vice-présidence pour un poste basé à Évry-Courcouronnes. Vous serez responsable de l'accueil et de la gestion des agendas des élus, ainsi que de la rédaction de documents administratifs. Une expérience confirmée dans un rôle similaire, de préférence en collectivité, est requise. Ce poste à 39 heures par semaine offre 50 jours de congés annuels et une rémunération attractive.

Prestations

50 jours de congés

Régime indemnitaire

Participation employeur à la mutuelle

Qualifications

• Expérience confirmée en tant qu'assistante de direction.
• Idéalement expérience en collectivité auprès d'élus.
• Capacité d'adaptation à différents interlocuteurs.

Responsabilités

• Assurer l'accueil physique et téléphonique.
• Gérer les agendas des élus et organiser des réunions.
• Rédiger des documents administratifs et assurer leur suivi.

Connaissances

Aisance rédactionnelle

Techniques de secrétariat

Outils bureautiques

Aisance relationnelle

Discrétion professionnelle

Formation

BTS assistante de direction

Outils

Pack Office

Outlook

Description du poste

Vos missions
Le Département de L’Essonne recrute pour le cabinet du Président un :

Assistant de direction vice-présidence (H/F)
Vous avez envie de contribuer à la qualité de vie des Essonniens tout en donnant du sens à vos missions ?
Le Département de l’Essonne est à la recherche de ses futurs « héros du quotidien ».
Au service d’1,3 millions d’habitants, nos 4 300 agents interviennent sur des compétences très diversifiées réparties autour de 170 métiers.
Petite enfance, collèges, voirie, autonomie des personnes âgées ou en situation de handicap, environnement, culture… votre futur poste vous attend ! Choisir le Département de l’Essonne c’est aussi faire évoluer sa carrière en conciliant plus facilement vie personnelle et vie professionnelle.

Vous vous sentez l’âme d’un « super héros du quotidien » ? Alors, rejoignez-nous !
Les missions de l’assistant(e) de direction vice-présidence s’articulent en plusieurs axes :

Accueil physique et téléphonique :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique : renseigner les visiteurs, réceptionner et orienter les appels téléphoniques
• Filtrer et transmettre les messages téléphoniques et mails
  
  

Organisation de la vie professionnelle de la Vice-Présidence :

• Organiser et gérer les agendas des élus (VP en charge des collèges et de la réussite éducative et Conseiller délégué en charge du tourisme)
• Traiter le courrier arrivé et départ
• Contrôler les parapheurs
• Prendre des notes lors des réunions et rédiger des comptes rendus
  
  

Organisation et planification de réunions :

• Planifier et organiser des réunions
• Organiser la logistique des réunions (réservations de salles, de matériel ; éditions, envois des invitations)
• Constituer, préparer les dossiers et les suivre administrativement à la demande des élus
  
  

Traitement de dossiers et saisie de document

• Rédiger, saisir, mettre en forme et éditer tous les types de documents administratifs
• Réceptionner et traiter les ’informations
• Traiter des dossiers ponctuels et suivre les affaires réservées
• Trier, classer et archiver des documents
  
  

Activités spécifiques :

• Suivre les rapports présentés en commission permanente et en assemblée départementale sur la délégation des élus
• Assurer une veille documentaire thématique (politiques publiques de la délégation des élus)
  
  

Votre profil
Issu(e) d’une formation de type BTS assistante de direction, vous disposez impérativement d’une expérience confirmée en qualité d’assistante de direction et idéalement acquise en collectivité ayant déjà travaillé directement auprès d’élus.
Doté(e) d’une aisance rédactionnelle, vous maîtrisez parfaitement les techniques de secrétariat ainsi que les outils bureautiques (Pack Office, Outlook).
Autonome et rigoureux(euse), vous faîtes preuve d’aisance relationnelle et savez-vous adapter à vos différents interlocuteurs. Vous faites preuve de discrétion professionnelle, de confidentialité et savez anticiper et identifier l’urgence.
L’exercice des activités du poste nécessite de la disponibilité quant aux horaires.

Autres informations
Poste basé à Evry-Courcouronnes à pourvoir sur le cadre d’emploi des rédacteurs territoriaux par voie statutaire.
39h hebdomadaires, 50 jours de congés (27 congés annuels et 23 RTT)
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + primes annuelles + NBI + participation employeur à la mutuelle et à la prévoyance + CNAS

Conditions particulières
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