Assistant de Direction Solaire F/H - CDI - Avignon

Q ENERGY; Avignon; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Q ENERGY, un leader dans les énergies renouvelables, cherche un(e) Assistant(e) de Direction pour son équipe solaire à Avignon. Vous serez chargé(e) de coordonner les planning, de gérer les réunions, et de préparer des reportings pour soutenir la Directrice Solaire. Ce poste demande un sens aigu de l'organisation, de la confidentialité, et une maîtrise de l'anglais.

Prestations

Télétravail possible

4 jours de congés pour bénévolat

Titres restaurants

Activités bien-être proposées

Couverture mutuelle très bonne

Qualifications

• Expérience minimum de 3 ans dans l’assistanat ou le secrétariat.
• Maitrise de la langue anglaise (lu, parlé, écrit).
• Capacité à s'adapter aux différents styles de travail.

Responsabilités

• Assurer la coordination des plannings et coûts de la Business Unit solaire.
• Rédaction de comptes-rendus des réunions.
• Collecter et transmettre les données de reporting.

Connaissances

Organisation

Confidentialité

Communication

Formation

Bac + 2

Outils

Pack Office

Description du poste

Qui sommes-nous?

Q ENERGY France est un acteur majeur du marché des énergies renouvelables en France avec plus de 25 ans d'expérience dans le développement, la construction et l'exploitation de projets éoliens et photovoltaïques. Nous comptons plus de 200 employés et 7 agences régionales ainsi qu'un siège social basé à Avignon. Rejoignez-nous dans cette aventure passionnante et contribuez à faire une différence durable pour notre planète.

Q ENERGY est la société européenne d'énergie verte à 360°. Avec plus de 500 employé.e.s, nous développons, construisons et gérons des actifs d'énergie renouvelable sur l'ensemble de la chaîne de valeur des projets à grande échelle - du solaire à l'éolien terrestre et offshore, en passant par le stockage d'énergie et les centrales hybrides. Avec un pipeline de plus de 16 GW, nous comptons parmi les leaders des énergies renouvelables en Europe. Nous sommes toujours à la recherche de talents souhaitant nous rejoindre pour contribuer à un monde durable alimenté par l'énergie verte.

Rattaché.e à la Directrice Solaire, vous assurez l’assistanat de la Direction Solaire, assurez la coordination des plannings et coûts de la Business Unit (BU), collecte des données régionales et mise en forme du reporting.

Vos missions :

• Organisation des déplacements, voyages
• Gestion de l’agenda de la DirectriceSolaire
• Organisation de réunions dans les locaux ou en externe
• Rédaction de comptes-rendus des réunions de la Business Unit (BU) solaire
• Participer à l’élaboration du budget de la BU solaire avec la Directrice et le coordinateur coûts planning
• Identifications des demandes d’achat (DA), bons de commande (BC) et facturations, relatifs aux projets
• Participation au contrôle et à l’approbation des dépenses de la BU solaire, travail avec les services comptables pour la réallocation des coûts imputés sur des postes erronés;
• Suivi des DevEx
• Collecte des données de reporting des équipes régionales et mise en forme du reporting BU et groupe
• Vérification que l’imputation des temps effectuée par les membres de la BU soit correctement remontée et allouéeen lien avec les services comptables
• Implémentation des projets sur la plateforme AERO mise en place par les gestionnaires de réseau (ENEDIS / RTE) chaque trimestre
• Préparation des reportings Groupe (Regional et monthly), relecture du reporting bi-weekly, sur la base des données de reporting et en lien avec la Directrice Solaire et le coordinateur coûts, planning
• Création et suivi des projets et des Internal Order (et IO changement de phase) au sein de notre système informatique de gestion de projet
• Mise à jour des chaînes d’approbation à chaque modification / création d’IO et/ou changement de responsable
• Mise à jour de l’équipe projet sur Q grid lors de la création du projet
• Communication hebdomadaire des changements d’IO à la finance
• Montage des dossiers de candidatures CRE (Commission de Régulation de l’Energie)
• Suivi des démarches administratives liées au développement: passages de phases, créations et gestion des répertoires d’archivages associés
• Liaisons avec les agences et assistantes d’agences, partage des bonnes pratiques et collecte des problématiques rencontrées en vue de trouver des améliorations
• Collecter et transmettre aux entités concernées, les bugs applicatifs rencontrés par les équipes (Q Grid, Timesheet, Purchase, …)
• Secrétariat général, courriers, scan, reprographie, fax, archivage
• Coordination des besoins en fourniture dont les cartes de visites
• Faciliter les services généraux des équipes projet (véhicules de fonction, aller-retour à la gare…)

Ponctuellement, Assistanat des Equipes Projets Solaires des Agences :

• Traitement des données propriétaires / exploitants/ parcelles
• Obtention des documents de référence : cadastre, relevés de propriété, etc.
• Mise en place d’une base de données foncière
• Mise à jour de la base de données : saisie des matrices et des actes
• Rédaction et envoi des promesses et autres documents relatifs à la maîtrise du foncier
• Obtention des cartes pour demande de servitudes
• Gestion des demandes de levées de servitudes et suivi
• Assistance pour la préparation, le montage, la reprographie et le dépôt des dossiers :

o Permis de construire / Autorisation Environnementale / demande de défrichement / dossier dérogation …

o Appels d’offres, consultations, mises en concurrence, appels à projet …

o Suivi des workflows internes

o Suivi des boucles de validation,

o Autres demandes administratives,

o Archivage et classement des dossiers

• Identification des huissiers compétents, consultation et commandes des missions de constat
• Organisation de la vérification des affichages en mairies et sur sites, avant les constats
• Obtention des constats
• Assistance au reporting de l’activité mensuelle
• Due diligence administrative avant lancement de la phase de financement (vérification des dates de validité des documents, complétude des dossiers, …)
• Archivages et classements des dossiers projets
• Constitution et mise à jour des mailings list nécessaires à la communication vers les parties prenantes
• Envoi et suivi des envois des mailings externes
• Constitution et mise à jour d’une base de données sur les retours d’expérience projet par année/portefeuille par projet (ex mise en place d’une mesure d’accompagnement originale, rédaction d’une nouvelle convention, etc.)

HSE

Contribution à la culture Santé, Sécurité et Environnement de l’entreprise via:

• Réalisation du travail dans le respect des mesures de prévention mises en place au sein de l’entreprise et reprises notamment dans le Document Unique, les Politiques Santé, Sécurité et Environnement, procédures, modes opératoires et guides;
• Déclaration de tout événement ou situation pouvant représenter un danger pour les personnes y compris collègues et prestataires et/ou l’environnement;
• Participation aux événements de formations et de sensibilisations traitant de ces thématiques.

QUALITÉ

• Respect et mise en œuvre de la politique d’entreprise et des procédures qualité;
• Participation à la mise à jour des documents du système de management de la qualité;
• Déclaration des non-conformités et participation à la mise en place d’actions correctives;
• Participation aux actions et projets d’amélioration continue et de partage des savoirs.

Vous êtes titulaire d’un Bac + 2 (exemple : Secrétariat) et possédez une expérience minimum de 3 ans dans l’assistanat ou le secrétariat.

Vous manipulez parfaitement le Pack Office et êtes à l’aise dans l’utilisation des outils informatiques d’une manière générale.

Vous maitrisez la langue anglaise (lu, parlé, écrit).

Nous recherchons une personne rigoureuse avec un sens de l’organisation, des priorités et de la confidentialité.

Vous vous distinguez également par votre sens du contact et de l’équipe. Vous saurez vous adapter aux différents styles de travail et collaborer de manière transversale.

Comment faisons-nous la différence?

· Des valeurs fortes et incarnées

· Un management de proximité

· Une dynamique d’organisation apprenante

· Une entreprise en constant développement

· Valorisation et développement des compétences

Nos avantages sociaux :

· Flexibilité et bien-être: possibilité de jours de télétravail et flexibilité des horaires

· 4 Jours de congés par an offerts pour des actions de bénévolat

· L’abondement de vos dons aux associations à hauteur de 500€ par an

· Forfait mobilité durable pour les déplacements en mobilité douce (vélo...) ou en covoiturage et aides à l’écomobilité

· Titres restaurants (9€ pris en charge à 50% par la société)

· Activités “bien-être” (danse, pilates, sophrologie) et évènements régulièrement proposés par le CSE

· Très bonne couverture mutuelle (famille incluse) et Prévoyance

Nous concourrons à créer un environnement professionnel fondé sur le respect et la bienveillance, en réunissant des personnes d'horizons différents pour qu'elles nous apportent des idées novatrices et de nouvelles perspectives. Nous œuvrons à la réalisation de notre stratégie en matière de diversité et d'inclusion afin de garantir l'égalité des chances et nous accompagnons les parcours professionnels de toutes et tous.

QENERGY France s'engage à examiner toutes candidatures à compétences égales. Nous sommes soucieux d'adapter notre processus de recrutement et d'intégration aux personnes en situation de handicap.