Assistant de Direction Senior – Pilotage & Événements

Waga Energy; Grenoble; Sur place; EUR 40 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Waga Energy recherche un Assistant de Direction (F/H) pour Grenoble, CDI, afin d’organiser l’activité des dirigeants, gérer les agendas et coordonner réunions, déplacements et événements.

Vous assurerez le suivi administratif, la préparation des notes de frais et le traitement des documents sensibles, avec un anglais professionnel et une collaboration étroite avec la Direction et les filiales.

Qualifications

• Bac+2 à Bac+3 en assistanat de direction, gestion administrative, secrétariat ou domaine équivalent.
• Minimum 5 ans d'expérience sur un poste similaire, idéalement dans une PME en croissance et dans un environnement industriel.

Responsabilités

• Organiser l'activité des dirigeants.
• Gérer les agendas complexes et les priorités des membres du COMEX.
• Organiser les rendez-vous, déplacements professionnels, réunions et événements.
• Planifier les réunions du COMEX.
• Préparer et coordonner les séminaires, salons professionnels, conférences et interventions.
• Apporter un support au PMO dans le cadre du FPP.
• Assurer le suivi administratif et documentaire.
• Préparer et gérer les notes de frais.
• Participer aux réunions et rédiger les comptes rendus.
• Assurer la gestion, le suivi et l'archivage des documents administratifs de l'entreprise.
• Coordonner les circuits de validation et de signature des documents de Direction.
• Garantir la confidentialité et la bonne tenue des dossiers sensibles.
• Piloter la gestion des assurances.
• Mettre en place et suivre les contrats d'assurance du Groupe en lien avec l'expert assurance.
• Coordonner le traitement des sinistres de la flotte automobile avec les Services Généraux.
• Centraliser et transmettre les demandes d'assurances spécifiques.
• Être l'interface privilégiée de la Direction
• Planifier et assurer le suivi administratif des réunions du Conseil d'Administration et des différents Comités, en collaboration avec la Direction Juridique & Compliance.
• Animer la communauté des assistant(e)s du Groupe et favoriser le partage des bonnes pratiques.
• Accompagner les directeurs et les assistant(e)s des filiales dans leurs besoins administratifs.
• Participer à l'organisation de séminaires, réunions d'équipe et événements internes.
• Contribuer à la création et à la mise en forme de présentations et documents.

Connaissances

Gestion administrative

Organisation

Communication écrite

Communication orale

Rédaction comptes rendus

Planification réunions

Suivi projets

Anglais professionnel

Formation

Bac+2 à Bac+3 en assistanat

Outils

Pack Office

Description du poste

Waga Energy recherche un Assistant de Direction (F/H) pour Grenoble, CDI, afin d’organiser l’activité des dirigeants, gérer les agendas et coordonner réunions, déplacements et événements.

Vous assurerez le suivi administratif, la préparation des notes de frais et le traitement des documents sensibles, avec un anglais professionnel et une collaboration étroite avec la Direction et les filiales.