Assistant de direction - responsable administratif et financier (h/f)

cdg69; Les Ulis; Sur place; EUR 35 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entité de gestion publique recherche un assistant de direction pour soutenir le directeur dans ses tâches administratives. Vous serez responsable de l'organisation de son agenda, de la gestion du courrier, et de la prise de notes lors des réunions. Une bonne connaissance du service public et des compétences en gestion administrative sont nécessaires. Ce poste est à temps complet et offre des opportunités de développement au sein d'une équipe dynamique.

Qualifications

• Connaissance des collectivités territoriales et des règles de fonctionnement.
• Compétences en gestion administrative et financière.

Responsabilités

• Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous selon les priorités.
• Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus.
• Gérer la réception du courrier et les appels téléphoniques.

Connaissances

Connaissance des collectivités territoriales et du service public

Compétences en gestion des ressources humaines

Sens du service public

Rigueur

Autonomie

Discrétion

Outils

Outils bureautiques

Description du poste

Assistant de direction - Responsable administratif et financier (h/f), Seine-Saint-Denis

Détails de l'offre

Famille de métiers : Finances > Gestion et ingénierie financière

Grades recherchés : Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe, Adjoint administratif, Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe

Ouvert aux contractuels : Oui, à titre dérogatoire. Un contractuel peut être recruté pour les besoins des services ou en fonction de la nature des fonctions, sans concours, pour une durée maximale de 6 ans, renouvelable. Il est également possible de recruter une personne n'étant pas lauréate d’un concours de la fonction publique, notamment pour un grade d’entrée de catégorie C.

Temps de travail : Temps complet

Mission principale :

Sous la responsabilité hiérarchique du directeur, l’assistant de direction des moyens généraux est en charge de l'organisation professionnelle du directeur, d'optimiser son activité, de le seconder dans les tâches administratives, de gérer la réception du courrier, d'y répondre, de gérer les appels téléphoniques et la communication.

Missions / conditions d'exercice :

Missions principales :

• Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous selon les priorités du directeur
• Rappeler les informations importantes et transmettre des messages
• Organiser les déplacements du directeur
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
• Réaliser la saisie de documents divers
• Organiser le classement et l'archivage des dossiers
• Intégrer les priorités des services dans la gestion quotidienne du secrétariat
• Rechercher et diffuser des informations
• Gérer le courrier de la direction
• Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire
• Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et électroniques
• Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
• Préparer les arrêtés et délibérations de la direction

Missions secondaires :

• Elaborer le budget, analyser statistique et prospective de la direction
• Gérer et exécuter le budget de fonctionnement et d'investissement
• Suivre les marchés publics en collaboration avec les chefs de service
• Maîtriser les opérations comptables et rechercher des financements
• Optimiser les achats
• Assurer toute autre activité nécessaire au bon fonctionnement du service

Profils recherchés :

Savoir :

• Connaissance des collectivités territoriales et du service public
• Compétences en gestion des ressources humaines

Savoir-faire :

• Utilisation d’outils bureautiques
• Gestion administrative et financière
• Normes rédactionnelles
• Méthodes de classement et d'archivage
• Techniques de prise de notes et de numérisation
• Veille informationnelle et réglementaire
• Organisation d’évènements

Savoir-être :

• Sens du service public
• Rigueur, autonomie, discrétion, probité