Assistant de Direction Présidence et Direction Générale (H/F)

cdg69; Les Ulis; Hybride; EUR 35 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité territoriale recherche un(e) Assistant(e) de Direction pour assurer le secrétariat des dirigeants et la gestion administrative. Le candidat idéal doit posséder de bonnes qualités relationnelles, une organisation rigoureuse, ainsi qu'une expérience en rédaction de documents administratifs. Le poste est à temps complet avec des possibilités de télétravail.

Qualifications

• Connaissances des collectivités territoriales et des procédures administratives.
• Compétences en rédaction de documents administratifs.
• Maitrise informatique nécessaire.

Responsabilités

• Secrétariat du Président et de la Directrice Générale des Services.
• Gestion des agendas et organisation de réunions.
• Rédaction et mise en forme de courriers.

Connaissances

Bonnes qualités relationnelles

Organisation

Rigueur

Autonomie

Outils

Outils de planification

Description du poste

Assistant de Direction Présidence et Direction Générale (H/F), Yvelines

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) : Rédacteur

Ouverture aux contractuels : Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires. Un contractuel peut être recruté dans l'attente d'un recrutement de fonctionnaire. La durée du contrat ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite de deux ans.

Temps de travail : Temps complet

Télétravail : Oui

Management : Non

Expérience souhaitée : Confirmé

Rémunération indicative : Régime indemnitaire : IFSE + CIA + CNAS + Participation Mutuelle et Prévoyance santé

Description de l'emploi

Service : La Direction Générale des Services contribue à la définition des orientations de la collectivité et à l’élaboration, sous la responsabilité de l’équipe politique, d’un projet partagé par toutes les parties prenantes de l’action publique. Elle dirige les services et pilote l’organisation territoriale en cohérence avec les orientations préalablement définies.

Poste : L’assistante de direction participe au bon fonctionnement des services et assure une aide en organisation, gestion, communication, information, accueil, classement et suivi des dossiers.

Rattachement :

À : la Directrice Générale des Services

Missions / Conditions d'exercice

Activités régulières :

• Secrétariat du Président et de la Directrice Générale des Services
• Gestion des agendas
• Organisation de réunions
• Gestion administrative des Conseils et Bureaux communautaires (élaboration des ordres du jour, préparation des notes, délibérations, montage des dossiers, respect des délais, mise à jour dans les outils collaboratifs, PV, logistique)
• Gestion des actes administratifs et recueils (transmission au contrôle de légalité, tenue des registres, archivage)
• Gestion des informations des élus communautaires
• Suivi de certains dossiers de la direction
• Rédaction et mise en forme de courriers et documents
• Diffusion d’informations (dates importantes, outils, etc.)
• Mise à jour du site internet de la CCPH
• Suivi de l’archivage en lien avec l’archiviste
• Gestion des bases de données et des statuts
• Gestion de la boîte mail

Activités occasionnelles : Accueil physique et téléphonique, gestion du courrier en l’absence de l’agent d’accueil

Profils recherchés

Connaissances :

• Fonctionnement des collectivités territoriales et des assemblées délibérantes
• Procédures administratives
• Organisation et gestion du temps
• Rédaction des PV, notes de synthèse, documents administratifs
• Maîtrise informatique, tableaux de bord, outils de planification

Savoir-faire / Savoir-être :

• Bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles
• Bon niveau d’orthographe
• Organisation, analyse, synthèse
• Rigueur, réactivité, initiative
• Autonomie, sens des responsabilités, discrétion, secret professionnel, sens du service public

Contraintes :

• Permis B obligatoire, déplacements locaux
• Discrétion, polyvalence, disponibilité, réunions en soirée ou week-end