Assistant de Direction Présidence et Direction Générale (H/F)

Assistant de Direction Présidence et Direction Générale (H/F), Yvelines

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) : Rédacteur

Contrat

Ouvert aux contractuels : Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires. Un contractuel peut être recruté dans l’attente d’un recrutement de fonctionnaire. La durée du contrat ne peut excéder un an, renouvelable une fois, pour une durée totale maximale de 2 ans.

Temps de travail : Temps complet

Télétravail : Non

Management : Non

Expérience souhaitée : Confirmé

Rémunération indicative : Régime indemnitaire : IFSE + CIA + CNAS + Participation, Mutuelle et Prévoyance santé

Description de l'emploi

Description générale du service : La Direction Générale des Services contribue à la définition des orientations de la collectivité et à l’élaboration, sous la responsabilité de l’équipe politique, d’un projet partagé par toutes les parties prenantes de l’action publique. Elle dirige les services et pilote l’organisation territoriale en cohérence avec les orientations préalablement définies.

Description générale du poste : L’assistante de direction participe au bon fonctionnement de l’ensemble des services et assure une aide permanente en organisation, gestion, communication, information, accueil, classement et suivi des dossiers.

Rattachement : à la Directrice Générale des Services.

Missions / conditions d'exercice

Activités régulières :

• Secrétariat du Président et de la Directrice Générale des Services
• Tenue de leurs agendas
• Organisation de réunions
• Gestion administrative des Conseils et Bureaux communautaires (élaboration des ordres du jour, préparation des notes, délibérations, montage des dossiers, respect des délais, mise à jour dans les outils communs, PV, logistique)
• Gestion des actes administratifs et des recueils (transmission, tenue des registres, archivage)
• Gestion des informations des élus communautaires
• Suivi de certains dossiers de la direction générale
• Rédaction et envoi de courriers et documents
• Diffusion d’informations diverses (dates, délais, outils)
• Mise à jour du site internet de la CCPH
• Suivi de l’archivage en lien avec l’archiviste du CIG
• Suivi et mise à jour des bases de données et statuts
• Gestion de la boîte mail

Activités occasionnelles : Accueil physique/téléphonique, gestion du courrier en l’absence de l’agent dédié.

Profils recherchés

Connaissances et savoir :

• Fonctionnement des collectivités territoriales et des assemblées délibérantes
• Procédures administratives
• Organisation et gestion du temps
• Rédaction de PV, notes de synthèse, documents administratifs
• Maîtrise informatique, tableaux de bord, planification

Savoir-faire / Savoir-être :

• Qualités relationnelles et rédactionnelles
• Bon niveau d’orthographe
• Organisation, analyse, synthèse
• Rigueur, réactivité, initiative, autonomie
• Sens des responsabilités, discrétion, secret professionnel, réserve
• Grand sens du service public

Contraintes du poste

• Permis B obligatoire, déplacements sur le territoire
• Discrétion, confidentialité
• Polyvalence, disponibilité, pics d’activité
• Réunions en soirée ou week-end